07.12.2013 (as)
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Interview zu Scan-Projekten mit Roger Illing, Opentext

Damit Scanning-Projekte inhouse funktionieren müssen laut Roger Illing, Vice President Sales DACH von Opentext, der Dokumentenfluss genau definiert sein und betroffene Abteilungen frühzeitig involviert werden. Auch wenn ihre Wirksamkeit umstritten ist, sind zum Teil bestehende Signaturverpflichtungen ebenfalls zu berücksichtigen. Vertrauensschaffend wirken in jedem Fall klare und saubere Verfahrensanweisungen, Vernichtungserklärungen und Nachweise.

Ab wann lohnt sich Ihrer Erfahrung nach Scanning im großen Stil zum Beispiel für die Digitalisierung des Posteingangs inhouse zu betreiben?

Roger Illing, Opentext (Bild: Opentext)
Illing: Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Unsere Erfahrungen in der Branche sowie der Kontakt mit Unternehmen haben gezeigt, dass sich Lösungen schnell rechnen können ab einer Menge von ca. 20.000 Dokumenten pro Jahr. Verstärkt werden die Einsparungen bei einer dezentralen Struktur des Unternehmens und einem Posteingang, der über viele Filialen erfolgt.

Was ist bei der Umsetzung eines solchen Projekts besonders zu beachten?

Illing: Möchte ein Unternehmen eine Scanning-Lösung implementieren, sollten die Verantwortlichen besonders auf einen klar umrissenen Projektrahmen achten. Das frühzeitige Involvieren der betroffen Abteilungen ist genauso entscheidend für ein erfolgreiches Projekt wie eine genaue Definition des Dokumentenflusses und die Planung von Workflows. Zusätzlich ist abzustimmen, wo sich die Scanstellen befinden sollen – handelt es sich um Poststellen oder Fachabteilungen? Weitere Punkte, die bei einer Projektplanung mit berücksichtigt werden sollten, sind die Routingwege von vertraulicher Post, Vertreterregelungen, Eskalationsszenarien und eventuelle Signaturverpflichtungen für bestimmte Dokumente.

Worauf müssen Unternehmen bei der Auswahl der Hardware besonders achten?

Illing: Da es sich um eine zentrale Geschäftsprozess-Komponente handelt, die direkt mit in die Kernprozesse der Unternehmen eingreift, spielen Faktoren wie Stabilität und Sicherheit eine entscheidende Rolle. Zusätzlich sollten Unternehmen darauf achten, dass die Scanner das benötigte Volumen bewältigen können. Ein entsprechendes »Sizing« im Vorfeld des Projektes ist deshalb sehr wichtig.

Was ist bei der (Capturing-)Software zu beachten?

Illing: Neben der allgemeinen Frage zum Lizenzmodell der Software-Lösung sollt darauf geachtet werden, dass die Lösung skalierbar ist. In diesen Bereich fällt auch die Fähigkeit, Lastspitzen abfangen zu können. Eine wichtige Komponente in Capturing-Software-Lösungen ist das so genannte Lernmodul. Hier sollte darauf geachtet werden, dass bereits »gelernte« Dokumente wieder vergessen werden können, um ein »Übertrainieren« der Software zu vermeiden. Je nach Einsatz der Software ist es schließlich wichtig, dass verschiedene Datenformate unterstützt werden, insbesondere PDF/a.

Worauf kommt es bei der Kopplung mit dem ECM-System besonders an?

Illing: Um eine effektive Kopplung zwischen dem ECM-System und der Scanninglösung zu erreichen, ist es entscheidend, dass die definierten Metadatenfelder aus dem ECM-System automatisch übernommen werden können. Nur so können die abgebildeten Geschäftsprozesse optimal unterstützt werden und der Einsatz einer Scanning-Software lohnt sich. Die Übergaben sollten dabei über so genannte Push- oder Pull-Mechanismen erfolgen.

Stichwort ersetzendes Scannen: Die Digitalisierung von Papierdokumenten ist besonders dann effektiv, wenn die Originale tatsächlich vernichtet werden können, ohne die Beweiskraft zu verlieren. Bestehen hierzu ausreichende Regeln und Vorschriften für Unternehmen und werden diese verstanden?

Illing: Auf diese Frage gibt es keine einfache Antwort, denn es muss zwischen den unterschiedlichen Dokumentarten unterschieden werden. Sprechen wir von Rechnungen, ist die Lage relativ klar. Ist eine Verfahrensanweisung definiert, die das Erfassungs- und das Ablagesystem beschreibt, können die Originale vernichtet werden. Im Bereich der Sozialversicherungen muss jedes Dokument digital signiert werden. Auch hier ist die Rechtslage klar. Grauzonen ergeben sich im Bereich der Produkthaftung. Hier werden in Deutschland zwei Faktoren berücksichtig: Die Verhältnismäßigkeit der Mittel und der gesunde Menschenverstand. Damit ist gemeint, dass es nicht zumutbar ist, einen Beleg, der eine Sache im Wert von dreißig Euro beschreibt, mit einem Aufwand von mehreren Tausend Euro aufzubewahren. Auch wird in der Regel nur dann das Original verlangt, wenn der Verdacht auf Manipulation besteht. Letztendlich haben die jeweiligen Gerichte das letzte Wort. Vertrauen schaffen hier klare und saubere Verfahrensanweisungen, Vernichtungserklärungen und Nachweise. Auch hier kann ein ECM- oder ein EIM-System unterstützend wirken.

Derzeit wird über die Notwendigkeit einer elektronischen Signatur gestritten, um die Beweiskraft gescannter Dokumente unabhängig von den Originalen zu erhalten. Ist eine elektronische Signatur Ihrer Meinung nach erforderlich?

Illing: Auch hier ist wieder die Verhältnismäßigkeit eine zentrale Fragestellung. Die Erforderlichkeit einer Signatur ist entweder durch gesetzliche Vorgaben gegeben oder im Rahmen einer Rechtsgüterabwägung vom einzelnen Unternehmen zu entscheiden. Das ist stark fall- und dokumentenabhängig. Eine pauschale Aussage über die Notwendigkeit der Signatur kann so nicht gegeben werden. Entscheidend ist der Punkt: Was beweist eine digitale Signatur? Es gibt technische Möglichkeiten (Stichwort: Hash-Wert-Bildung), um zu prüfen, ob ein Dokument oder eine Signatur nach dem Scannen verändert wurde. Eine Aussage, was mit dem Dokument vor dem Scannen passiert ist, kann aber so nicht gegeben werden. Auch hier haben nach deutschem Recht die Gerichte das letzte Wort, sollte es zu einem Streitfall kommen.

Wo sehen Sie allgemein das größte Sicherheitsrisiko, wenn es um die Digitalisierung und die elektronische Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten geht?

Illing: Das größte Risiko besteht ohne Zweifel in unzureichenden Sicherheitskonzepten und Backup-Szenarien, denn, wie bereits erwähnt, greift eine Scanning-Lösung in die Kernprozesse des Unternehmens ein und muss entsprechend gesichert und gewartet werden. Zu den »hausgemachten« Problemen kommen noch kriminelle Gefahren wie Manipulation von Scannern hinzu.

Anwender streben möglichst automatisierte Scanprozesse an. Wie lassen sich diese am besten realisieren?

Illing: Der Erfolg jedes Projektes hängt von einem guten Einführungskonzept ab. Zusätzlich sollte auf eine hohe Scanqualität geachtet werden. Auch im Bereich des Dokumentendesigns kann einiges erreicht werden. So erzielen Unternehmen, die einen Einfluss auf das Design und die Struktur ihrer Dokumente nehmen können, eine deutliche höhere Automatisierung in ihren Scanprozessen.