06.12.2013 (as)
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Interview zu Scan-Services: Thomas Hellmig, Alpha Com

Alpha Com übernimmt das Scannen und die elektronische Erfassung von Dokumenten als (Teil-) Dienstleistung. Wie eine reibungslose Zusammenarbeit mit Kunden am besten funktioniert, erläutert Thomas Hellmig, Geschäftsführer von Alpha Com im Interview. Wichtig ist unter anderem, Leistungen, Schnittstellen und Service Level genau zu definieren.

Auf welchen Gebieten besteht derzeit die größte Nachfrage nach Ihren Dienstleistungen?

Thomas Hellmig, Alpha Com (Foto: Corinna Scholz)
Hellmig: Kunden fragen nach immer komplexeren Services wie Vorgangsbearbeitung oder Eingangsrechnungs-Verarbeitung. Scannen und Erfassen ist da immer enthalten – aber eben nur ein Bestandteil einer längeren Abfolge, um Inhalte in strukturierte Form zu bringen, so dass sie für den Geschäftsprozess zur Verfügung stehen.

Wann lohnt sich das Outsourcing des Scan-Prozesses für Unternehmen?

Hellmig: Immer! Denn durch unsere Spezialisierung läuft selbst einfaches Scannen bei uns effizienter, gleich günstiger. Kein Wunder, denn Digitalisieren & Co. ist ja unser Kerngeschäft und nicht das der Kunden.

Wie muss der Outsourcing-Prozess gestaltet sein, damit die Informationen reibungslos in die Geschäftsprozesse des Unternehmens fließen können?

Hellmig: Wir entwickeln die Abläufe gemeinsam mit dem Kunden und geben Empfehlungen, was geht und was nicht. Oftmals gestalten wir auch Vorgänge neu, weil digitales Arbeiten eben ganz neue Möglichkeiten bietet. Beispiel Workflow: Der unterstützt die Anwender effizient und bringt Transparenz in den Prozess, von der alle profitieren. Wichtig ist es, Leistungen, Schnittstellen und Service-Level genau zu definieren. Ansonsten können schon mal falsche Erwartungen entstehen.

Was ist sonst bei der Umsetzung eines solchen Projekts besonders zu beachten?

Hellmig: Unsere Erfahrung ist, dass Kunden die Situation nicht immer real darstellen. Vielleicht aus der Motivation heraus, günstigere Preise erreichen zu wollen oder schlicht deshalb, weil sie die Probleme unterschätzen. So bekommen wir zum Beispiel Belege zur Testverarbeitung, die nicht alle Eventualitäten abdecken. Da fehlen schon mal gern die Ausreißer mit extrem verblichenem Papier oder jene mit vielen handschriftlichen Einträgen. So etwas lässt sich nicht voll automatisiert verarbeiten. Hier müssen wir Aufklärungsarbeit leisten und sind darauf angewiesen, dass beide Seiten partnerschaftlich miteinander umgehen.

Was ist aus Sicht Ihrer potenzieller Kunden bei der Auswahl des Dienstleistungspartners besonders zu berücksichtigen?

Hellmig: Je komplexer die Leistung wird, desto mehr Vertrauen muss vorhanden sein. Wir erleben immer wieder die Haltung, nur auf Preise zu achten. Das mag aus Sicht des Einkäufers nachvollziehbar sein, kann für die betroffene Fachabteilung jedoch viel mehr Aufwand bedeuten als geplant. Daher bieten wir an, dass Interessenten bei unseren Referenzkunden nachfragen. Diese praktischen Tipps und Tricks sind viel mehr wert als Hochglanzbroschüren. Den offenen Erfahrungsaustausch bieten wir übrigens auch auf unseren Praxisworkshops an, die gut besucht sind.

Wo sehen Sie allgemein das größte Sicherheitsrisiko, wenn es um die Digitalisierung und die elektronische Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten geht?

Hellmig: Ehrliche Antwort: beim Kunden. Unsere Produktion ist nach ISO 9001 zertifiziert und das bedeutet abgeschirmte Datenschutzbereiche. Kunden hingegen setzen sich mit Sicherheitsrisiken weniger auseinander. Da werden streng vertrauliche Dokumente schon mal im einfachen Umzugskarton transportiert oder per Kurier an uns geschickt.

Sehen Sie Auswirkungen auf Scan-Konzepte von Unternehmen durch neue Entwicklungen wie mobile Scanner und Scannen in die Cloud?

Hellmig: Nicht wirklich. Einige Kunden scannen zwar selbst und wir übernehmen dann die Erfassung, Verifikation und Datenaufbereitung. Der Anteil ist jedoch gering.