13.12.2013 (as)
3.7 von 5, (7 Bewertungen)

Interview zu Scan-Trends mit Klaus Schulz, PFU

Warum Cloud-Anbindung und Mobilität auch bei Scannern eine immer größere Rolle spielen, erläutert Klaus Schulz, Manager Product Marketing von PFU Imaging Solutions, im Interview mit ECMguide.de. PFU Imaging Solutions gehört zum Fujitsu-Konzern und ist für Dokumentenscanner im professionellen Desktop- und Workgroup-Bereich sowie in Produktionsumgebungen mit hohem Scanaufkommen zuständig.

Stichwort »ersetzendes Scannen«: Die Digitalisierung von Papierdokumenten ist besonders dann effektiv, wenn die Originale tatsächlich vernichtet werden können, ohne die Beweiskraft zu verlieren. Bestehen hierzu ausreichende Regeln und Vorschriften für Unternehmen und werden diese verstanden?

Klaus Schulz, PFU Imaging Solutions (Bild: PFU Imaging Solutions)
Klaus Schulz, PFU Imaging Solutions (Bild: PFU Imaging Solutions)
Schulz: Der Effektivität der Digitalisierung tut die Erhaltung von Originalbelegen keinen Abbruch. In der Praxis werden die Papierbelege beim Posteingang oft von Hochleistungsscannern digitalisiert, der elektronischen Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt und dann parallel zur Absicherung von Eventualfällen auf Papier vorgehalten. Möglicherweise ließe sich die Effizienz der Informationsvorhaltung und des Informationszugriffs erhöhen, wenn Papieroriginale nach der Digitalisierung vernichtet werden können. Wir haben bereits jetzt mit Partnern Lösungen realisiert, bei denen direkt nach dem Scannen in Einklang mit § 110d SGB IV die Papieroriginale vernichtet werden, zum Beispiel auch in sensiblen Bereichen wie dem Gesundheitswesen oder bei Versicherungen. Gesetzliche Regelungen und Initiativen wie die TR- 03138 »Ersetzendes Scannen (RESISCAN)« liegen vor, so dass Unternehmen insbesondere im Mittelstand jetzt eine Grundlage haben, ihr eigenes Vorgehen beim Digitalisieren von Dokumenten und der rechtskonformen Aufbewahrung neu zu bewerten.

Derzeit wird über die Notwendigkeit einer elektronischen Signatur gestritten, um die Beweiskraft gescannter Dokumente unabhängig von den Originalen zu erhalten. Ist eine elektronische Signatur Ihrer Meinung nach erforderlich?

Schulz: Folgt man der in der TR-03138 formulierten Auffassung, so müssen Papierdokumente bei deren Erfassung elektronisch signiert werden, um die Integrität des Erfassungsprozesses zu wahren. Die TR hat Empfehlungscharakter und es gibt durchaus alternative technische Verfahren zur Sicherung der Integrität eines Scanprozesses, wie zum Beispiel den qualifizierten Zeitstempel. Ob die Applikation der digitalen Signatur über die Integritätssicherung hinaus die Vernichtung von Originalbelegen ermöglicht, ist mindestens streitbar. RESISCAN verweist ausdrücklich darauf, dass die Zulässigkeit des ersetzenden und damit beweiswerterhaltenden Scannens Gegenstand der jeweiligen Anwendungs- und Verantwortungsbereiche auf der Grundlage der dafür einschlägigen Rechtsvorschriften sei.

Wo sehen Sie allgemein das größte Sicherheitsrisiko, wenn es um die Digitalisierung und die elektronische Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten geht?

Schulz: Mittlerweile geht es nicht mehr um die Frage, ob Papier oder digital. Ein strukturierter und sicherer Scan- und Ablageprozess ist entscheidend, um die Sicherheit zu gewährleisten. Beachten sollten IT-Verantwortliche auch die Datenspeicherung im Scanner selbst. Sind zum Beispiel in einem Scanner permanent Nutzerdaten wie Kennwörter gespeichert, so besteht bei der Entwendung des Gerätes die Gefahr eines Datenmissbrauchs. Dieses Risiko besteht auch für gescannte Dokumentdaten, wenn ein Netzwerkscanner zeitgleich als File-Server dient. Temporäre Datenbestände müssen immer wieder gelöscht werden. Gescannte Dokumente sollten bei Bedarf automatisch mit einem Passwort vor unbefugtem Zugriff geschützt werden können. Diese Option stellen wir für all unsere Scanner der »fi Serie« auf der Ebene des neuen »PaperStream IP Treibers«, bei unseren Netzwerkscannern und selbst bei der »ScanSnap Familie« bereit. Alle Sicherheitsmaßnahmen der Hersteller ersetzen natürlich nicht eine eigene tragfähige und belastbare Datensicherheitsstrategie im Unternehmen.

Anwender streben möglichst automatisierte Scanprozesse an. Wie lassen sich diese am besten realisieren?

Schulz: Fujitsu-Scanlösungen mit Partnern sind so konzipiert, dass ihr Einsatz bewährte Arbeitsroutinen digital umsetzt. Die Anwender dürfen den Umgang mit Scanner und digitalem Archiv natürlich nicht als zusätzliche Belastung empfinden. Wir empfehlen ein graduelles Vorgehen, um Schritt für Schritt einzelne Prozesse durch die digitale Nutzung von Papierinformationen zu beschleunigen. So entsteht nach und nach ein Gesamtsystem, das nah an etablierten und häufig auch funktionalen Arbeitsweisen ausgerichtet ist. Ein Baustein dazu kann die Nutzung der neuen unseren Scannern der »fi Serie« beiliegenden Stapelerfassungslösung »PaperStream Capture« sein, die dem Anwender per Mausclick die Erfassung, Überprüfung und Einleitung in definierte Produktivsysteme ermöglicht.

Welche Anforderungen an Dokumentenscanner stehen ansonsten auf Kundenseite gegenwärtig im Vordergrund?

Schulz: Natürlich erwarten die Kunden technisch ausgereifte Geräte. Hersteller müssen immer am Puls der Zeit sein – Themen wie Cloud-Anbindung und Mobilität spielen auch bei Scannern eine immer größere Rolle. Mit unseren neuen Modellen der »fi Serie« haben wir dieses Jahr sehr viel getan, um noch schneller zu noch besseren Scan-Ergebnissen zu kommen. So verknüpfen wir erstmals nahtlos vollständig neu entwickelte Scannerhardware mit einer durch »PaperStream IP« auf Treiberebene erfolgenden Bilderfassung und –optimierung, die im Wechselspiel zwischen Scanner-Prozessor und Mehrkern-Architektur des Prozessors der Arbeitsstation automatisiert die Dokumentenerfassung beschleunigt und qualitativ aufgewertet an Folgesysteme weiterleitet. Bedienerfreundlichkeit ist in diesem Zusammenhang ein großes Thema, denn kein Kunde will Zeit mit Schulungen verlieren, wenn neue Geräte eingeführt werden. Dabei gilt es nicht nur dem Anwender den täglichen Einsatz des Scansystems zu vereinfachen, sondern vor allem auch IT- und Prozessverantwortliche in der Definition und Erstellung von Scanprofilen und Erfassungsroutinen zu unterstützen und anzuleiten. Daneben unterstützt dann hardwarenahe Sensorik die tatsächliche Interaktion mit dem Scansystem, wie beispielsweise bei unserem neuen »ScanSnap SV600« der sogar erkennt, wenn der Anwender die Vorlage umblättert und automatisch den Scanvorgang fortsetzt.

Welche technischen Innovationen bestimmen das Segment der Dokumentenscanner?

Schulz: Technologische Fortschritte gibt es vor allem bei der Verkürzung der vollständigen Erfassungsprozesse, das heißt der Gesamtzeit zwischen Auslösen des Scanprozesses und Ablieferung des qualifizierten Scanergebnisses, sei dies am Bildschirm des Nutzers, in einer Dateiablage oder eingeleitet in einem produktiven Geschäftsprozess. Automatische Korrektur- und Optimierungsfunktionen laufen dabei wie selbstverständlich im Hintergrund ab und befreien den Anwender weitestgehend von manuellen Einstellerfordernissen. Ganz wesentlich sind technologische Innovationen im Bereich der Sensorik. So können wir mit Akustiksensoren bereits mit dem Anzug eines Blattes Anomalien in den Geräuschmustern erkennen, die auf bevorstehende Dokumentbeschädigungen hinweisen. Der unverzügliche Stopp des Vorschubs verhindert dies zuverlässig. Auch die integrative Sicht von Scanner-Hardware, Treiberebene und Capture-Applikation birgt eine extrem hohe Innovationsdichte, die im Ergebnis dafür sorgt, dass Scan- und Erfassungsroutinen sehr viel schneller, einfacher und automatisch in höherer Ergebnisqualität erzielt werden.

Wie stark ist die Nachfrage nach mobilen Scannern und wie schätzen Sie die weitere Entwicklung ein?

Schulz: Scanner für den mobilen Einsatz oder einen solchen an wechselnden Arbeitseinsatzorten stellen eine wichtige Ergänzung zur Erfassung von Dokumenten am stationären Arbeitsplatz dar, wenn es darum geht Verzögerungen bei der Einleitung von Information in Unternehmensprozesse oder bei der Bereitstellung von Wissen zu vermeiden. Zudem helfen sie dem Anspruch gerecht zu werden, dass jeder Mitarbeiter eines Unternehmens zeit- und ortsunabhängig für das Unternehmen oder für die eigene Aufgabenerfüllung relevante Dokumente in vorhersehbarer und wiederholbarer Qualität erfassen können sollte. Insofern nehmen mobil einsetzbare Scanner an Bedeutung zu.

Wo finden mobile Scanner hauptsächlich Verwendung?

Schulz: Sobald Mitarbeiter an verschiedenen Arbeitsplätzen oder beim Kunden unterwegs sind, wird der Austausch von den nach wie vor sehr verbreiteten Papierdokumenten schwierig. Typische Zielgruppe ist der Außendienst, zum Beispiel Vertriebsmitarbeiter. Mit einem modernen mobilen Scanner können sie zum Beispiel Verträge sofort in die Private-Cloud-Applikation des eigenen Unternehmens scannen und ihren Kollegen zur Verfügung stellen.

Wie schätzen Sie die weitere Entwicklung des Dokumenten-Scannings ein?

Schulz: Der Markt wächst weiter. Scannen und digitale Geschäftsprozesse erhöhen die Effizienz in Unternehmen. Mit der Verbreitung von mobilen Endgeräten erwarten die Anwender überall Zugriff auf ihre Daten. Die Nachfrage nach professionellen Scanlösungen wird sich weiter erhöhen und vor allem den Markt verbreitern.