Positives Studienergebnis zum ersetzenden Scannen

Prinzipiell reicht die digitale Kopie eines Papierbelegs auch im Streitfall vor Gericht. Zu diesem Ergebnis kam eine Simulationsstudie der Universität Kassel und der Datev, für die zwei Tage lang 14 Gerichtsverhandlungen simuliert wurden. In der Mehrzahl der Fälle entschieden die Richter, dass eine elektronische Kopie als Beweis ausreicht, wenn sie richtig eingescannt und je nach Dokumentenklasse eventuell noch digital signiert ist. »In der Ergebnispräsentation kam Prof. Alexander Roßnagel vom Institut für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel aber zu dem Schluss, dass es sich für Dokumente wie Bürgschaftserklärungen und Grundstückskaufurkunden auch in Zukunft auf jeden Fall empfiehlt, die papierenen Originale aufzubewahren«, erklärt Benedikt Leder Pressesprecher der Datev. Bei gewöhnlichen Quittungen, Rechnungen und Belegen sieht Roßnagel kein Konfliktpotenzial und eine Entlastung für Unternehmen: »Das Relikt Papierablage kann vor dem Hintergrund unserer Studie in Zukunft hoffentlich bald über Bord geworfen werden. Für Millionen von Unternehmen - insbesondere für den Mittelstand - bedeutet das künftig eine enorme Entlastung bei der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.«

Nachvollziehbarer Gesamtprozess ist entscheidend

Für Richter und Rechtsanwälte ist der Umgang mit elektronischen Belegen inzwischen kein Problem mehr. Ob ein Fall gewonnen oder verloren wird, hängt nicht an der Frage, ob das Beweismittel digital oder in Papierform vorliegt. Wichtiger als der Scan selbst ist die Vor- und Nachbereitung, also die Frage, mit welchen Mitteln der Beleg vor Manipulation geschützt wird. Entsprechend erhöht ein sicherer Scan- und Ablageprozess grundsätzlich den Beweiswert. Um für zivilrechtliche Streitfälle, in denen um Verträge, Rechnungen oder Quittungen gestritten wird, gerüstet zu sein, empfiehlt sich ein entsprechendes Verfahren in jedem Fall. Wenn etwa Vertragsoriginale vernichtet werden, sollte die elektronische Kopie zumindest eine automatisch erstellte elektronische Signatur enthalten.

Elektronische Signatur eigentlich unerheblich

Ob eine Signatur von der scannenden Person in diesem Zusammenhang so sinnvoll ist, bezweifelt jedoch Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer des ECM-Beratungshauses Project Consult in seinem Blog: »Derjenige, der scannt ist nicht der ursprüngliche Verfasser und/oder Absender. Es wird lediglich »bescheinigt«, dass vollständig und lesbar ein Dokument erfasst wurde. Dies kann man auch mit einem technischen Protokoll erledigen. Dafür braucht man keine personengebundene qualifizierte elektronische Signatur. Zweck dieser Signatur ist eine Unterschrift zu leisten, die die gleiche rechtliche Qualität hat, wie eine manuelle Unterschrift. Wer unterschreibt jedes Dokument, dass er in einen Aktenordner einordnet? Niemand. Es werden hier unnötige technische Hürden aufgebaut um eine Technologie zu fördern, die keiner will und die für diesen Anwendungszweck nicht gedacht ist.«
Einige Experten wie Kampffmeyer warnen davor, die Thematik des Scannens unsicherer und komplizierter darzustellen als sie tatsächlich ist. Zum Teil werden unnötige Ängste geschürt, so dass Unternehmen vor der Digitalisierung ihrer Unterlagen zurückschrecken. Hinzu kommen überflüssige Vorschriften und Verfahren die Investitionen verursachen, die gar nicht notwendig wären.

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