16.12.2013 (as)
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Scanprozesse effektiv gestalten

  • Inhalt dieses Artikels
  • TR-RESISCAN: Segen oder Fluch?
  • TR-RESISCAN bietet auch keine absolute Sicherheit
  • Capture-Software kann Automatisierungsgrad extrem beeinflussen
  • Outsourcing des Scanprozesses

Die rechtssichere Gestaltung und die weitgehende Automatisierung des Scanprozesses sind zwei Punkte, die Anwender bei der Planung von Scanning-Prozessen stark beschäftigen. TR-RESISCAN ist eine neue Richtlinie, die etwas Planungssicherheit aber auch zusätzlichen Aufwand bringt. Einen hohen Automatisierungsgrad erreichen Unternehmen mit der richtigen Kombination aus Hard- und Software sowie einer eindeutigen Definition des Arbeitsablaufes.

Produktionsscanner für hochvolumige Anwendungen (Bild: Inotec)
Steckt Geschäftemacherei oder eine hilfreiche Anleitung hinter der technischen Richtlinie (TR) RESISCAN? Darüber streiten sich derzeit die Geister der deutschen ECM-Branche. Die TR-RESISCAN enthält sicherheitsrelevante technische und organisatorische Maßnahmen für das ersetzende Scannen. Beim ersetzenden Scannen ist die Vernichtung des Papieroriginals möglich, ohne dass die Beweiskraft des Dokuments beispielsweise vor Gericht verloren geht.

Für TR-RESISCAN sieht Hans-Joachim Hübner, Leiter Vetrieb und Organisation des Satz Rechen Zentrum (SRZ), generelle Einsatzszenarien überall dort, wo ein Anspruch an die Beweiskraft eines Dokuments vorausgesetzt wird. »Geradezu ersehnt wurde die Richtlinie durch Vertreter des Gesundheitssektors. Hier geht es vor allem um die Befund- und Behandlungsdokumentation, die ja sehr lange aufzubewahren ist.« Viele Behörden werden mit TR-RESISCAN ebenfalls beruhigter als bislang Papieroriginale vernichten können. Das E-Government-Gesetz nennt die Richtlinie als konkretes Beispiel, wie Behörden bei der Umwandlung in ein digitales Dokument Übereinstimmung zwischen Papierdokument und Digitalisat sicherstellen können. Obwohl sie nicht zwingend vorgeschrieben ist, dürften öffentliche Ausschreibungen die Forderung nach TR-RESISCAN-Konformität künftig häufig beinhalten.

TR-RESISCAN: Segen oder Fluch?

Kritiker von TR-RESISCAN beanstanden die Wirtschaftlichkeit der notwendigen Mittel, die für ihre Umsetzung nötig ist. Im Fokus steht besonders die Notwendigkeit einer elektronischen Signatur, die Dr. Ulrich Kampffmeyer Geschäftsführer des ECM-Beratungshauses Project Consult aus folgenden Gründen in Zweifel zieht: »Derjenige, der scannt ist nicht der ursprüngliche Verfasser und/oder Absender. Es wird lediglich »bescheinigt«, dass vollständig und lesbar ein Dokument erfasst wurde.« Dies könne man auch mit einem technischen Protokoll erledigen.

Um zu entscheiden, wie Unternehmen den Scanprozess beim ersetzenden Scannen rechtssicher gestalten sollten, lohnt laut Roger Illing, Vice President Sales DACH von OpenText auch ein Blick auf die in Frage kommenden Dokumentarten. »Sprechen wir von Rechnungen, ist die Lage relativ klar. Ist eine Verfahrensanweisung definiert, die das Erfassungs- und das Ablagesystem beschreibt, können die Originale vernichtet werden. Im Bereich der Sozialversicherungen muss jedes Dokument digital signiert werden.« Während es bei Rechnungen und im Sozialversicherungssektor in Deutschland klare Vorschriften gibt, ergeben sich im Bereich Produkthaftung Grauzonen, weil hierzulande zwei Faktoren Berücksichtigung finden, die Illing erläutert: »Die Verhältnismäßigkeit der Mittel und der gesunde Menschenverstand. Damit ist gemeint, dass es nicht zumutbar ist, einen Beleg, der eine Sache im Wert von dreißig Euro beschreibt, mit einem Aufwand von mehreren Tausend Euro aufzubewahren. Auch wird in der Regel nur dann das Original verlangt, wenn der Verdacht auf Manipulation besteht.«

TR-RESISCAN bietet auch keine absolute Sicherheit

Nach Abwägung von Kosten-Nutzen-Aspekten werden Unternehmen der freien Wirtschaft selbst nach Ansicht Hübners nur sehr beschränkt auf TR-RESISCAN setzen. Denn letztendlich erhöht sie zwar die Sicherung der Beweiskraft bringt aber auch keine hundertprozentige Absicherung. Am Ende entscheidet die Justiz, die aber zur allgemeinen Entwarnung die Beweiskraft digitaler Belege im Allgemeinen nicht anzweifelt. Dies belegt auch die Simulationsstudie zum ersetzenden Scannen, die die Datev in Zusammenarbeit mit der Universität Kassel Ende Oktober durchgeführt hat. Generell sorgen klare und saubere Verfahrensanweisungen, Vernichtungserklärungen und Nachweise für Vertrauen vor Gericht. Ein Enterprise-Content- oder Enterprise-Information-Management-System (ECM oder EIM) kann dabei unterstützend wirken.

Eine effektive Kopplung zwischen ECM-System und Scanninglösung ist aber nicht nur für den Verfahrensnachweis von Bedeutung, sondern auch um digitalisierte Geschäftsprozesse reibungslos aufzusetzen. Schließlich streben Unternehmen mit der Digitalisierung von Dokumenten eine schnellere Bearbeitung derselben an. Wichtigste Voraussetzung für automatisierte Scanprozesse ist nach Meinung von Peter Schnautz, Geschäftsführer des Herstellers von Produktionsscannern InoTec, die eindeutige Definition der gesamten Arbeitsabläufe, wobei auch die Ausnahmen eine große Beachtung finden sollten. Gleichzeitig sollte man sich darüber im Klaren sein, »dass eine hundertprozentige Automatisierung – auf eine Organisation betrachtet – nicht erreichbar ist. Von hoher strategischer Bedeutung ist das Regelwerk für die Erkennung der Belege. Regeln steuern die Suche nach Schlüsselwörtern im Text. Abhängig vom ermittelten Beleg-Typ steuert der Capture-Flow die Dokumente in den passenden Postkorb.«

Capture-Software kann Automatisierungsgrad extrem beeinflussen

Die Capture-Software hat dann auch einen erheblichen Anteil daran, wie gut ein automatisierter Scanprozess funktioniert. Von nur zehn auf immerhin 90 Prozent konnte Siemens seine Automatisierungsrate in der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung mit Hilfe der Brainware-Capture-Lösung »Intelligent Capture« von Perceptive Software erhöhen. Die gescannten Informationen werden automatisch in das SAP-Kernsystem übertragen und einem der 90 verschiedenen Buchungskreise zugeführt. Eine ausführliche Beschreibung des Projekts mit integrierten Videos, ist in dem ECMguide.de-Artikel »So verschlankte Siemens seine Kreditorenprozesse massiv« zu finden.

Automatisierte Scanprozesse sind zudem das Resultat eines weitgehend störungsfreien Papierflusses. Schlecht aufbereitete Belege oder Bedien- und Eingabefehler können zu Stillstandszeiten führen und eine zusätzliche manuelle Korrektur notwendig machen.

Outsourcing des Scanprozesses

Wer das Handling nicht selbst erledigen möchte, kann den Scanprozess auch durch einen Dienstleister abwickeln lassen. Sie sind ebenfalls in der Lage, die Informationen reibungslos in die Geschäftsprozesse von Unternehmen zu kanalisieren, wie Thomas Hellmig, Geschäftsführer von Alpha Com berichtet: »Wir entwickeln die Abläufe gemeinsam mit dem Kunden und geben Empfehlungen, was geht und was nicht. Oftmals gestalten wir auch Vorgänge neu, weil digitales Arbeiten eben ganz neue Möglichkeiten bietet.« Wichtig sei es, Leistungen, Schnittstellen und Service Level genau zu definieren, ansonsten können schon mal falsche Erwartungen entstehen. Um Enttäuschungen zu vermeiden, empfiehlt Hellmig, ähnlich wie Schnautz, Belege zur Testverarbeitung zu schicken, die alle Eventualitäten abdecken. »Da fehlen schon mal gern die Ausreißer mit extrem verblichenem Papier oder jene mit vielen handschriftlichen Einträgen. So etwas lässt sich nicht voll automatisiert verarbeiten. Hier müssen wir Aufklärungsarbeit leisten und sind darauf angewiesen, dass beide Seiten partnerschaftlich miteinander umgehen«, erläutert Hellmig. (Einen Blick hinter die Kulissen eines Scan-Dienstleisters erlaubt auch der reich bebilderte Artikel zu Produktionsabläufen bei Alpha Com.)

Egal ob die Scanninglösung intern oder extern erfolgt, sollten Unternehmen vor allem auf ein ausreichendes Sicherheitskonzept achten, das sensible Informationen schützt. Zu berücksichtigen sind dabei das Handling der Papieroriginale, IT-Sicherheitsmechanismen und Backup-Lösungen.