Bei Siemens gewann die Lexmark-Tochter Perceptive Software ein umfangreiches Projekt zur Beschleunigung und Vereinfachung der Kreditorenprozesse. Zum Einsatz kam dabei »Perceptive Intelligent Capture«, das auf einer Lösung des übernommenen Unternehmens Brainware basiert. Stefan Welcker, Regional Director für die Regionen DACH/CEE bei Perceptive Software, erläutert gegenüber ECMguide.de exklusiv die Eckdaten und Vorteile dieser beeindruckenden Installation.
Stefan Welcker, Regional Director DACH/CEE, Perceptive Software
Siemens ging 2011 ein Projekt an, um ihre Kreditorenprozesse deutlicher zu ändern. Mehr als 1,5 Millionen Rechnungen muss der Münchner Elektronikkonzern jährlich verarbeiten. Bislang war – und ist immer noch – eine Rechnungsverarbeitungslösung von
Readsoft im Einsatz, bei der es hauptsächlich um das Scannen und Erfassen der Rechnungen via OCR-Technologien geht. Hierbei hatte man sich im Wesentlichen bislang darauf konzentriert, die Workflows zu optimieren.
Siemens ging es nun darum, ihre Accounting- und Controlling-Aktivitäten im Finance-Service-Bereich (Siemens Global Shared Services) in zehn Centers zu zentralisieren. Vorher wurden Rechnungen in rund 400 über die Welt verstreuten Büros erfasst. Es waren nach Siemens-Angaben »sehr komplexe Prozesse mit einem sehr umfangreichen Workflow«. Trotz OCR gab es noch viel manuelles Nachschauen und Nachbearbeiten.
Dringend gewünscht: Verbesserung der Kreditorenprozesse
Und so ging Siemens auf die Suche, ob es noch weitere Lösungen zur Verbesserung der Kreditorenprozesse bzw. des Workflows gab. Das verantwortliche Siemens-Management stieß auf »Perceptive Intelligent Capture« von der Lexmark-Softwaretochter Perceptive Software; die Lösung basiert auf Technologie der übernommenen Firma Brainware.
Siemens entschied sich zu einem Test (Proof-of-Concept) von Intelligent Capture. Und der fiel bereits außerordentlich positiv aus. 37 Dokumente wurden hier getestet, die alle im Realbetrieb vorher durchgefallen waren. Von Intelligent Capture wurden sie zu 100 Prozent erkannt, bestätigt Siemens in einem Video. Beim Test habe sich bereits mit diesen Dokumenten eine Automationsrate von 50 Prozent ergeben.
Siemens Global Shared Services setzt Lösung von Perceptive Software ein
Erstinbetriebnahme der Perceptive-Lösung bereits nach 90 Tagen
Und so entschloss sich Siemens zum endgültigen Einsatz der Perceptive-Lösung. »Die Erstinbetriebnahme erfolgte bereits nach 90 Tagen«, erläutert Stefan Welcker, Regional Director für die Regionen DACH/CEE bei Perceptive Software, »und damit exakt im vereinbarten Zeitrahmen.«
Was Siemens an der Lösung neben den technologischen Vorteilen besonders begeisterte, war laut Welcker, dass die Mitarbeiter keinerlei Umschulung benötigten: »Denn unsere Lösung wurde einfach vor die installierte Readsoft-Lösung davorgeschaltet. Nichts wurde abgeschaltet. Der vorhandene Workflow mit Readsoft blieb weiter abgebildet.«
Seit der Installation ging es bei Siemens richtig voran. Nach Angaben von Welcker schlossen sich weitere Siemens-Fachabteilungen an die Shared-Services an, neben Rechnungen werden nun noch weitere Dokumententypen verarbeitet (wie beispielsweise Gutschriften oder Bestellungen), und es kamen – und kommen immer noch – weitere Sprachvarianten wie beispielsweise diverse asiatische hinzu.
»Intelligent Capture« verwendet intelligente Mustererkennungstechniken
Was macht Intelligent Capture so besonders? Es sortiert eingehende Papier- und elektronische Dokumente anhand der enthaltenen Informationen. Informationen werden im Kontext extrahiert und validiert und unmittelbar in die Kernanwendungen des Unternehmens überführt – im Falle Siemens ist es natürlich SAP, wobei bei Siemens als herausfordernde Besonderheit mehr als 90 verschiedene Buchungskreise installiert sind.
»Die Technologien bei Intelligent Capture im Hintergrund sind hoch spezialisiert«, erläutert Welcker. »Anders als herkömmliche Systeme, die auf unflexible Templates und Keyword-Listen angewiesen sind, verwenden wir intelligente Mustererkennungstechniken – unsere Lösung funktioniert ähnlich wie das menschliche Gehirn.«
Intelligent Capture »lernt« dabei anhand eines kleinen Sets von Beispieldokumenten, und ist danach in der Lage, unterschiedlichste Dokumente mit verschiedenen Layouts zu verarbeiten. Dabei werden die extrahierten Daten automatisch in die entsprechenden Unternehmensanwendungen geschrieben. »Rechnungsdaten oder Zahlungs-Avis«, erklärt Welcker, »gehen beispielsweise automatisch an ein Finanz-, Accounting- oder ERP-System, menschliche Fehlerquellen werden dabei vermieden.«
Automatisierungsrate der Rechnungseingangserfassung: von unter zehn Prozent auf über 90 Prozent
Bei Siemens resultierte es im Live-Betrieb schließlich darin, dass die Automatisierungsrate bei der Rechnungseingangserfassung von unter zehn Prozent auf über 90 Prozent hochschnellte. »Das war eine der Philosophien von Siemens – dass Rechnungen eigentlich kaum noch von Mitarbeitern von Hand angefasst werden müssen«, gibt Welcker Einblick. Außerdem können jetzt auch Mahnschreiben, Saldenbestätigungen und andere Schreiben rund um Kreditorenprozesse querverfiziert werden.
For our English speaking readers: Siemens Global Shared Services uses »Intelligent Capture« from Perceptive Software
Die Herausforderung bei Siemens war eben der außergewöhnlich hohe Variantenreichtum der eingehenden Rechnungen. »Ein Mittelständler, der vielleicht 200 bis 300 Kreditoren hat, bekommt das mit einer vernünftigen OCR-Lösung noch hin«, sagt Welcker. »Aber ein global agierender Großkonzern wie Siemens hat es mit so unglaublich vielen Rechnungsvarianten zu tun, dass man das mit OCR nicht mehr hinbekommt.« Die Lösung liest überdies auch die Inhalte von PDFs. Und dringende Bezahlungsprozesse werden via speziellen E-Mail-Accounts abgewickelt.
Aus diesem Grund hat sich eben nicht nur Siemens für »Perceptive Intelligent Capture, powered by Brainware« entschieden – auf der Referenzliste stehen ebenfalls noch Weltkonzerne wie Shell, BP, BAT, Disney oder Airbus.
Manueller Aufwand bei den Kunden sinkt deutlich
Zwar zielt Perceptive mit ihrer Lösung auf große Volumina ab. »Aber unser Hauptaugenmerk liegt auf dem Capturing, also der Datenerfassung und der Datenqualität, die wir den Kernapplikationen unserer Kunden zuführen«, erläutert der Perceptive-Software-Manager. »Unser Lösungsangebot ist dabei aber so strukturiert, dass nicht zwingend das darunter liegende Content-Management-System oder Archiv auch von uns stammen muss.«
Wie bei Siemens sei entscheidend, dass man einen Kunden nicht unbedingt überreden müsse, seine alten Installationen rauszuwerfen. »Wir setzen vielmehr bei vorhandenen Standardanwendungen an, etwa in eine SAP-Umgebung, und erweitern diese so, dass der Anwender alle relevanten und bisher versteckten Daten besser finden und in automatisierten Prozessen effizienter verarbeiten kann«, betont Welcker. »Das führt zu signifikanten Steigerungen der Erkennungsraten und damit der Dunkelverarbeitung, und zur Reduzierung der manuellen Aufwände auf Seiten unserer Kunden.«
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