Fünf Gründe für den Einsatz der Fernsignatur

Laut einer aktuellen Studie der Bundesdruckerei kommen digitale Signaturen in nur 16 Prozent der deutschen Unternehmen zum Einsatz. Mit der neuen Möglichkeit, Dokumente jetzt auch rechtssicher und einfach aus der Ferne – sprich online – zu unterschreiben, ergeben sich eine Vielzahl neuer Anwendungspotenziale. Jochen Felsner, Marketing-Leiter bei der Bundesdruckerei nennt fünf Gründe, warum die Zeit für papierlose Unterschriftenprozesse jetzt gekommen ist.

Grund 1: Versenden und Unterschreiben ohne Verzögerung

Der Impuls für eine breite Nutzung elektronischer Signaturen kommt von der Europäischen Union. Die »Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen, kurz eIDAS« verfolgt das Ziel, eine sichere und vertrauenswürdige elektronische Kommunikation auf allen Ebenen und EU-weit zu fördern. Bei der praktischen Umsetzung führt eIDAS ein vereinfachtes Verfahren für die Signaturerstellung ein: Die Fernsignatur. Sie ermöglicht es, eine elektronische Unterschrift auch aus der Ferne auszulösen, zum Beispiel über mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets. Dies erlaubt den Verzicht auf Signaturkarte und Kartenlesegerät. Mitarbeiter können somit ortsunabhängig Dokumente sofort elektronisch unterschreiben oder Verträge oder Vereinbarungen schneller  vom Unterzeichnen zurückerhalten. Und das alles in einem durchgängigen digitalen Workflow.

Grund 2: Rechtsgültig und sicher

Die eIDAS-Verordnung ist seit September 2014 geltendes Recht in allen EU-Staaten. Aktuell befindet sich die Verordnung in der Umsetzung, neue Werkzeuge und Verfahren – wie die Fernsignatur – dürfen seit Juli 2016 angeboten werden. Das bedeutet, der gesetzliche Rahmen für den Einsatz der Fernsignatur ist vorhanden. Die Verordnung sieht drei Signatur-Niveaus vor: Einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Die Qualifizierte Elektronische Fernsignatur bietet das höchste Sicherheitsniveau. Sie besitzt die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift und erfüllt damit das Schriftformerfordernis. Ihre technischen Bestandteile für die Erstellung – wie das Personenzertifikat mit den Identitätsinformationen des Unterzeichners sowie das Schlüsselpaar aus öffentlichem und privatem Schlüssel – werden auf den hochsicheren Servern eines so genannten qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters (VDA, früher Trustcenter) gespeichert. Dieser unterliegt sehr strengen Sicherheitsanforderungen und Haftungsregelungen.

Grund 3: Einfach zu bedienen, leicht zu integrieren

Erste verfügbare Lösungen für die Fernsignatur – etwa über die Internet-Plattform »sign-me« – zeichnen sich durch eine hohe Nutzerfreundlichkeit und problemlose Integration aus. Der webbasierte Service der Bundesdruckerei ist eine Komplettlösung – von der Identifizierung des Anwenders bis zur fernausgelösten elektronischen Signatur. Es werden nur PC, eine Internet-Verbindung und ein Smartphone oder Tablet benötigt, jedoch keine Hardware- oder Software-Installation mehr. Die intuitive Benutzeroberfläche führt den Anwender Schritt für Schritt durch den Signaturprozess. Das Auslösen der qualifizierten Fernsignatur erfolgt mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung und zwar durch die Eingabe von Benutzername und Passwort sowie einer zugestellten SMS-TAN. Die Einbindung von sign-me in bestehende Workflows ist unkompliziert möglich. Über eine Web-Schnittstelle lässt sich die Internet-Plattform direkt in andere Internet-Plattformen und Online-Angebote sowie in die Archiv- und Dokumentenmanagement-Software von Unternehmen und Behörden integrieren.

Grund 4: Umfangreiche Anwendungsszenarien

Die Einsatzgebiete der Online-Unterschrift erstrecken sich auf die unterschiedlichsten Branchen. So können Unternehmen mit der Fernsignatur das komplette Vertragsmanagement in elektronischen Geschäftsprozessen abwickeln. Überall dort, wo bei Banken und Versicherungen die Schriftform erforderlich ist, können nun digitale Signaturen eingesetzt werden – zum Beispiel bei der Kreditvergabe und der Kontoeröffnung. Versicherungen ermöglicht die Fernsignatur komplett digitalisierte Antrags- und Entscheidungsprozesse – auch bei Anträgen, die Gesundheitsfragen beinhalten. Wichtige behördliche Einsatzbereiche der Fernsignatur sind öffentliche Ausschreibungen über elektronische Vergabe-Plattformen, zudem Förderanträge oder Baugenehmigungen. In Krankenhäusern lassen sich zusätzliche Unterlagen direkt in die elektronische Patientenakte aufnehmen, etwa OP-Einwilligungserklärungen, Aufklärungsbögen und Wahlleistungsvereinbarungen.

Grund 5: Hohe Effizienzgewinne

Der Einsatz der Fernsignatur führt in der Praxis zu einer Vielzahl an Vorteilen. So lassen sich durch effizientere Dokumentenworkflows die Geschäfts- und Compliance-Risiken deutlich senken. Gleichzeitig kommt es zu erheblichen Kosteneinsparungen beim Versand (Papier, Briefumschläge und Porto), bei der Archivierung (Ordner, Regale, Räumlichkeiten) und bei Verwaltungsprozessen (scannen, kopieren, einheften). Die elektronische Abwicklung von vorher papierbasierten Dokumentenprozessen erhöht zudem die Kundenzufriedenheit und führt zu schnelleren Vertragsabschlüssen. Schließlich können durch Fernsignatur-Lösungen neue Produkte und Dienstleistungen über das Internet angeboten werden, was die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen und Behörden steigert. Insgesamt sind die Effizienzgewinne enorm und betragen zum Beispiel allein bei einem Dokumentenaufkommen von 1000 Stück, die pro Monat unterschrieben werden müssen, rund 100.000 Euro pro Jahr.