27.06.2016 (eh)
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Studie: Digitalisierung verändert E-Invoicing grundlegend

  • Inhalt dieses Artikels
  • Auch E-Procurement erhält Rückenwind
  • Von PDF zu XML: neue E-Rechnungs-Datenformate kommen
  • E-Invoicing soll so selbstverständlich wie E-Mail werden

Paperversand von Rechnungen nimmt langsam ab, dagegen steigt nun deutlicher E-Mail-Versand (Bild/Quelle: Billentis/Opuscapita)Paperversand von Rechnungen nimmt langsam ab, dagegen steigt nun deutlicher E-Mail-Versand (Bild/Quelle: Billentis/Opuscapita)Eine neue Ära der Digitalisierung und Automatisierung kündigt sich an, die das Umfeld des E-Invoicing grundlegend verändern wird. Große Einkaufsorganisationen streben anscheinend voll automatisierte Zero-Touch-Invoice-Prozesse an, und zielen auf die Optimierung der gesamten Prozesskette in den Bereichen Purchase-to-Pay (P2P) und Order-to-Cash (O2C). Dies ist ein Fazit der aktuellen Studie »E-Invoicing / E-Billing« des Schweizer Branchenexperten Billentis, die OpusCapita, ein Spezialist in der Automatisierung von Einkaufs-, Finanztransaktions- und Dokumentenprozessen, als ein Partner unterstützt hat.

Das Gesamtvolumen elektronischer Rechnungen wird 2016 demnach weltweit 30 Milliarden überschreiten, bei einer erwarteten jährlichen Wachstumsrate von zehn bis 20 Prozent. Dieser Trend ist ein wesentlicher Markttreiber über das reine E-Invoicing hinaus. Durch das Setzen von Standards bleibt auch weiterhin die öffentliche Hand ein wichtiger Markttreiber.

»Diese Entwicklung hat sich schon seit Jahren verstärkt. E-Invoicing wird immer mehr als Türöffner erkannt, der umfassende End-to-End-Optimierung der gesamten Prozessketten ermöglicht«, sagt Jarkko Kerkola, Head of Sales bei der deutschen Opuscapita-Niederlassung. »Damit öffnet sich bei den Unternehmen auch der Blick für das Nutzen-Potenzial, welches weit über das vordergründige Ziel der kurzfristigen Kostenreduzierung hinausgeht.

Auch E-Procurement erhält Rückenwind

Billentis betont in ihrer Studie die immer noch entscheidende Rolle der öffentlichen Verwaltung bei der Digitalisierung, indem sie durch das Etablieren von Standards den Umwälzungsprozess über das E-Invoicing hinaus beschleunigt. Europaweit sind durch EU-Direktiven über 100.000 öffentliche Einrichtungen angehalten, bis Ende 2018 Verfahren zur automatischen Bearbeitung von standardisierten E-Invoices festzulegen und bestimmte Procurement-Prozesse zu digitalisieren.

In Deutschland ist hier selbst beim ersten Schritt, dem E-Invoicing, noch starke Bewegung zu erwarten. Laut Billentis-Report nutzen Stand Mai 2015 nur acht Prozent der deutschen Kommunen elektronische Rechnungsverfahren, lediglich 19 Prozent planen die Implementierung bis Ende 2016. Dabei ist gerade bei der öffentlichen Hand in Deutschland das Einsparpotenzial enorm: Billentis schätzt es auf mindestens 6,5 Milliarden Euro; das ist der höchste Wert unter den ausgewerteten Staaten.

Für Großbritannien wird ein Potenzial von 4,4 Milliarden, für Frankreich von 4,2 Milliarden Euro prognostiziert. Die steigenden Aktivitäten im öffentlichen Sektor mit Türöffner E-Invoicing können in der Privatwirtschaft auch Rückenwind für E-Procurement ergeben.

Von PDF zu XML: neue E-Rechnungs-Datenformate kommen

Die weitaus größte Zahl der elektronischen Rechnungen besteht derzeit lediglich aus einem PDF-Dokument als elektronisches Abbild einer Papierrechnung. Laut Billentis Report betrug 2015 in den deutschsprachigen Ländern der Anteil dieser PDF-Rechnungen am Gesamtaufkommen von E-Invoices noch 75 Prozent.

Hohe Datenqualität ist aber die Grundvoraussetzung für die künftige weiterreichende Einbettung von E-Invoices in digital automatisierte Prozesse. Dies unterstreicht der Report ebenso mit Blick auf die steigenden Compliance-Anforderungen bei Steuern und anderen Rechtsvorgaben. Dieser Bedarf werde die Nutzung strukturierter Invoice-Datenformate, wie beispielsweise XML, stark vorantreiben.

Den meisten international agierenden Unternehmen reicht automatischer Datenaustausch beim E-Invoicing nicht mehr aus – auch andere elektronische Dokumente sollen effizient ausgetauscht werden, sowohl mit anderen großen Einheiten als auch mit mittleren und kleineren Handelspartnern. Dadurch steigt das Interesse an entsprechenden B2B-Netzwerken und SaaS-Plattformen.

E-Invoicing soll so selbstverständlich wie E-Mail werden

»Weitreichende Interoperabilität ist der Schlüssel zur Akzeptanz von E-Invoicing – das gilt für Dateiformate, Rechnungsadressen oder Access-Point-Exchange-Daten der Provider«, erläutert Opuscapita-Manager Kerkola. »Als Anbieter ist es unsere Aufgabe, dafür zu sorgen, dass beispielsweise Lieferanten sich nicht mit technischen Fragen befassen müssen und E-Invoicing so selbstverständlich wie E-Mail-Verkehr wird. Dann wird E-Invoicing zum Wegbereiter für umfassende Digitalisierungsvorteile.

Mit seinem Report gibt der Schweizer Branchenexperte Billentis jährlich einen Überblick über Stand und Entwicklung des weltweiten elektronischen Rechnungsverkehrs. Für den Report wurden Studien mit Einschätzungen von über 15.000 Unternehmen und 10.000 Endkunden berücksichtigt. Download des »Billentis Market Report 2016: E-invoicing/E-billing: Digitisation & Automation«.

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