19.10.2013 (as)
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Advertorial: Starkes Duo - ELO ECM und SharePoint 2013

  • Inhalt dieses Artikels
  • Klassifikation und Workflowanbindung
  • ELO ECM verbindet ERP mit SharePoint
  • E-Mail-Management mit ELO und SharePoint
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Mit Cloud Readiness, Social Collaboration und Mobility in SharePoint 2013 führt Microsoft konsequent die Entwicklung des Produkts als unternehmensübergreifende IT-Plattform fort. Das volle Potenzial  entfaltet sich jedoch erst, wenn eine nahtlose Verbindung mit einem Enterprise-Content-Management(ECM)-System wie ELOprofessional oder ELOenterprise besteht. Die Schnittstelle ELO for SharePoint sorgt für diese Verbindung und schafft so eine ganzheitliche Lösung.

Informationen lassen sich mit ELO ECM-Systemen während ihres gesamten Lebenszyklus effektiv verwalten und kontrollieren. Ihre Spezialisierung auf den Datenaustausch unterschiedlichster Softwareprodukte macht sie zu einem zentralen und neutralen Infrastrukturbaustein. Zudem sind sie das Backend zur rechtskonformen Aufbewahrung von Dokumenten, Belegen und Daten. Somit erfüllen Unternehmen nicht nur Compliance-Anforderungen. Mit ECM-Systemen als Content- und Repository-Dienst überführen Firmen auch die nachteilige, fragmentierte Datenhaltung in einen einzigen Datenpool.

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Als Webanwendung konzipiert, positioniert sich SharePoint als integrierte IT-Plattform für Intranet-, Extranet- und Internetanwendungen und ist somit ein effektives Collaboration-Tool. Die Architektur der 2013er-Version wurde auf Cloud Readiness, Social Collaboration und Mobility ausgerichtet. Speziell für Microsoft-Anwender ist sie attraktiv, da sie sich mit der Microsoft-Office-Suite verbinden lässt. Als Frontendsystem in Kombination mit den auf Prozesslösungen spezialisierten ECM-Komponenten bietet SharePoint 2013 erheblichen Mehrwert für Unternehmen.

Bindet man es nahtlos in die ELO ECM-Software ein, kann es direkt auf erweiterte Funktionen wie Archivierung, Scannen und Workflow zugreifen. Damit bildet das ECM-System ein zentrales Archiv-Backend. Als Vorteil haben Anwender unabhängig von ihrem ECM-Client über ihren Browser, Lotus Notes, MS Outlook oder SAP Zugriff auf ihre Geschäftsdaten. Je nach Archivierungsstrategie ist es zudem besser, SharePoint von Langzeitdokumenten zu befreien und diese entweder direkt oder asynchron im ECM-Archiv abzulegen.

Klassifikation und Workflowanbindung

Für die Microsoft-Welt ist ELO ECM eine sehr gute Ergänzung. Denn hat man eine Rechnung gescannt, sollte diese bestenfalls mittels OCR erkannt, extrahiert und klassifiziert werden. Im Anschluss daran wird sie ausgelesen und gegen eine ERP-Anwendung geprüft. Gibt es zu der Rechnung noch eine Bestellung, können Anwender diese blind buchen. Klassifikations-Tools im ELO ECM-System machen dies möglich. Zudem können Freigabe-Prozesse durch Workflows vorgenommen werden. Da SharePoint 2013 nur über einfache Basis-Workflows verfügt, erweitert die ELO ECM-Suite das Spektrum um individuelle und umfangreife Workflows. So können komplexe Unternehmensprozesse abgebildet werden und effiziente Workflows  sind bei ELO bereits in den Standardversionen vorhanden.

Informationsbereitstellung und Datenaustausch zwischen dem ELO ECM-System, SharePoint und anderen Anwendungen
Informationsbereitstellung und Datenaustausch zwischen dem ELO ECM-System, SharePoint und anderen Anwendungen

ELO ECM verbindet ERP mit SharePoint

Eine weitere Verzahnung mit SharePoint, die durch ELO for SharePoint möglich ist, besteht mit ERP-Software. Zwar umfasst SharePoint ansatzweise Schnittstellen zu Microsoft Dynamics NAV und AX; aber bereits im Microsoft ERP-Umfeld lassen sich nicht alle Anwendungen reibungslos integrieren. Zum Andocken an Drittsysteme wie SAP, Infor oder auch Sage müssen Schnittstellen aufgerüstet und integriert werden. Mit ELO ECM wird die eigene Software an führende ERP- sowie andere Geschäftsanwendungen nahtlos angebunden. Der Austausch und die Suche nach Dokumenten werden damit dank ELO iSearch prozessübergreifend möglich. Die Suchresultate lassen sich danach mit der Ergebnisliste von SharePoint verbinden.

E-Mail-Management mit ELO und SharePoint

Problemlos zu handhaben für SharePoint ist die Integration von E-Mail mit Microsoft Exchange. Die Verbindung mit E-Mail-Systemen wie IBM Lotus Notes stellt bereits eine größere Herausforderung dar. Zusatzanwendungen sind hier notwendig. Die ECM-Systeme von ELO ermöglichen eine globale E-Mail-Management-Strategie, die sowohl auf einer server- als auch clientbasierten rechtskonformen Archivierung fußt. Inhalte der E-Mails werden automatisch mit den dazugehörigen Geschäftsprozessen verbunden. Die Anhänge werden platzsparend abgelegt. Zugriff auf das ECM-Archiv kann dabei direkt über SharePoint erfolgen.

Über ELO

ELO Digital Office entwickelt und vertreibt leistungsfähige Software für elektronisches Dokumenten-Management, digitale Archivierung und Workflow-Management und deckt das gesamte Spektrum des Enterprise-Content-Management (ECM) ab. Die ELO-Produktpalette besteht aus den drei Linien ELOoffice (DMS-Einstiegslösung) der modularen Client/Server-Lösung für den Mittelstand ELOprofessional sowie der plattformunabhängigen, hochskalierbaren und mandantenfähigen Highend-Lösung ELOenterprise mit besonderen Stärken im Rechenzentrums- und Portaleinsatz. Die Systeme sind untereinander voll kompatibel, Datenaustausch und Upgrades sind jederzeit möglich.

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