22.11.2013 (eh)
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ECMguide.de-Umfrage: Sharepoint ist IT-Abteilungsthema

  • Inhalt dieses Artikels
  • Sharepoint fehlen wesentliche DMS-Funktionen
  • Umfrage: Nur ein Viertel setzt Sharepoint wie installiert ein
  • shape2share eine Art Framework auf Sharepoint-Standards
Fast drei Viertel der Befragten setzen Sharepoint im Unternehmen bereits ein (Quelle: ECMguide.de/Optimal Systems)
Fast drei Viertel der Befragten setzen Sharepoint im Unternehmen bereits ein (Quelle: ECMguide.de/Optimal Systems)
Sharepoint ist nach wie vor ein IT-Thema, als Business-Applikation wird die Microsoft-Collaboration-Plattform dagegen anscheinend zögerlich wahrgenommen. Den Archiv- bzw. DMS-Gedanken hat Sharepoint anscheinend zu wenig berücksichtigt, ergab eine Umfrage von ECMguide.de. Die Umfrage fand im Frühjahr/Frühsommer dieses Jahres in Kooperation mit dem ECM-Hersteller Optimal Systems statt.

Über zwei Drittel (69 Prozent) der Antwortenden bei der Umfrage kommen aus dem IT-Bereich, der Rest klassifiziert sich als Non-IT. »Das bestätigt unsere Vermutung, dass Sharepoint noch ein reines Thema von IT-Abteilungen ist, und in der Geschäftsführungsebene als Business-Applikationen noch kaum wahrgenommen wird«, erklärt Michele Barbato, Produktmanager SharePoint Lösungen bei Optimal Systems.

An vorderster Front, wo Sharepoint bei Unternehmen eingesetzt wird, wurden die Gebiete Collaboration, Dokumentenmanagement, Intranet und Teamseiten genannt. »Die strukturierte Ablage, die mit Sharepoint-Erweiterungen möglich wäre, wird dagegen kaum angedacht«, wundert sich Barbato.

Sharepoint fehlen wesentliche DMS-Funktionen

Die typischen Einsatzgebiete von Sharepoint (Quelle: ECMguide.de/Optimal Systems)
Die typischen Einsatzgebiete von Sharepoint (Quelle: ECMguide.de/Optimal Systems)
Auch wenn Dokumentenmanagement genannt wird – der Produktmanager erkennt daraus, dass dies wohl eine größere Baustelle bei vielen Unternehmen sein dürfte: »Eine strukturierte Dokumentenablage auf Basis verschiedener Bibliotheken ist bei Sharepoint nur sehr schwer zu realisieren, weil es nur Bausteine (Apps) sind. Ich glaube, dass viele in Unternehmen mit Sharepoint befasste Mitarbeiter nicht sagen könnten, wo ihre strukturierte Dokumentenablage ist.«

Wenn Sharepoint nicht genau für diesen Anwendungsfall eingerichtet wird, fehlen wesentliche DMS-Funktionen, die im Sharepoint-Baukasten existent sind, wie beispielsweise Enterprise-Search, CheckIn/CheckOut-Funktionen, eindeutige Document-IDs, ein Freigabe-Workflow oder ein Archivbereich. »Auf die Frage, wie finde ich denn meine Informationen, auch im Zusammenhang, gibt Microsoft gerne die Antwort: Enterprise-Search mit der neuen ‚Fast Search Engine’«, gibt Barbato Einblick. »Diese ist tatsächlich ein hervorragendes Instrument für diese Anforderung. Jedoch ist sie wertlos, wenn sie nicht im Unternehmenssinne eingerichtet ist. Grundlage dafür ist eine definierte Aktenstruktur, an der das Wissen und die Informationen im Zusammenhang auch für eine Enterprise-Search-Funktion konfiguriert wird.«

Umfrage: Nur ein Viertel setzt Sharepoint wie installiert ein

Sharepoint hat nur wenig Verbindungen zum Archivsystem (Quelle: ECMguide.de/Optimal Systems)
Sharepoint hat nur wenig Verbindungen zum Archivsystem (Quelle: ECMguide.de/Optimal Systems)
Kaum eingesetzt wird Sharepoint in Verbindung mit einem Archivsystem. Nur 17 Prozent bejahten in der Umfrage einen derartigen Einsatz in ihrem Unternehmen. Integriert wird Sharepoint dagegen wohl ziemlich gerne mit E-Mail-Programmen und ERP-Paketen. Diese beiden Applikationen waren mit deutlichem Abstand die meistgenannten Integrationseinsätze. Hier dürfte wohl Pate gestanden haben, dass Microsoft die Plattform durchaus eng mit anderen Microsoft-Lösungen wie Outlook (E-Mail) oder Navision (ERP) verzahnt. »Hier macht Microsoft seine Hausaufgaben bezüglich der einfachen Integration wirklich gut«, urteilt Barbato. »Man sieht das ja jetzt auch an den aktuellen Bemühungen, Sharepoint mit der Social-Enterprise-Lösung Yammer zu verknüpfen. Die neuen Funktionen sind super und helfen Unternehmen sehr gut weiter, ihr Unternehmenswissen besser einzusetzen. Wie wird jedoch dieses Wissen gelenkt und gesteuert? Darauf gibt es noch keine Antwort.«

Rund zwei Drittel der befragten Unternehmen erweitern Sharepoint in irgendeiner Form (Quelle: ECMguide.de/Optimal Systems)
Rund zwei Drittel der befragten Unternehmen erweitern Sharepoint in irgendeiner Form (Quelle: ECMguide.de/Optimal Systems)
Interessant auch, dass nur etwas mehr als ein Viertel (28 Prozent) der Befragten Sharepoint so einsetzen, wie es als Standard installiert wird. Der Rest erweitert es durch individuelle Programmierung (37 Prozent), durch Standardsoftwarelösungen (zehn Prozent) bzw. durch eine Kombination aus beiden (15 Prozent). Immerhin noch zehn Prozent machten zwar keine Funktionserweiterungen, betonten aber, dass sie derzeit nach einer Standardsoftwarelösung suchten. »SharePoint kann in seiner Grundinstallation nicht wirklich benutzt werden, es muss angepasst werden. Das stellt bei dem übergroßen Werkzeugkasten eine riesen Herausforderung für die IT-Abteilung dar«, erläutert Barbato.

shape2share eine Art Framework auf Sharepoint-Standards

Die Erweiterung von Sharepoint birgt aber potenzielle Probleme. »Es gibt hier viel zu viel Individualprogrammierung in Projekten«, erklärt Barbato. »Hier scheitern leider viele Sharepoint-Projekte, denn ein Sharepoint-Projekt ist wie ein Eisberg: Man glaubt, nur einen kleinen Teil machen zu müssen – dann ufert es doch aus: Man bemerkt erst spät, welche Microsoft-Technologien und -Konzepte unter der Sharepoint-Oberfläche noch beachtet werden müssen.«

Optimal Systems geht hier mit shape2share einen neuen Weg. Mit shape2share wird eine Art Framework auf Sharepoint-Standards eingezogen. Hierbei handelt es sich um fertige Lösungs-Templates, die die Individualprogrammierung außen vor lassen. Bei den ersten shape2share-Lösungen geht es darum, Sharepoint zu einem Dokumenten-Management-System (DMS) zu erweitern. Das Grundmodul kann für verschiedene Anwendungsfälle, wie beispielsweise für die strukturierte Ablage von Geschäftspartnerdokumente, schnell durch den zertifizierten shape2share-Partner auf die Kundenbedürfnisse angepasst werden. Es ist keine Programmierung mehr notwendig.

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