15.10.2013 (as)
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Interview mit Jürgen Rentergent, Zöller & Partner

Der ECM-Berater Jürgen Rentergent von Zöller & Partner sieht in Projekten immer wieder, dass Sharepoint als ECM/DMS-Lösung deutliche Lücken hat. Obwohl nach seiner Erfahrung eine intensive Nutzung der DMS-Funktionen häufig vorkommt, sei Sharepoint vor allem als sinnvolle Lösung für Knowledge-Worker und Projektteams geeignet. Hier komme Sharepoint oft als Abteilungsablage, als Mitarbeiterportal und für die Unterstützung von einfachen, administrativen Prozessen zum Einsatz.

Obwohl Sharepoint in diesem Jahr mit einer neuen Version auf den Markt gekommen ist, scheinen die ECM-Anbieter im Vergleich zum Vorjahr ihre Aktivitäten rund um die Microsoft-Lösung etwas herunter zu fahren. Wie schätzen Sie als ECM-Berater, der mit vielen Anwendern und Herstellern im Dialog steht, die Situation ein?

Jürgen Rentergent, Zöller und Partner (Bild: Zöller und Partner)
Rentergent: Zurückgehendes Interesse seitens der ECM-Anbieter, im Microsoft-Umfeld Produkte mit einem Zusatznutzen anzubieten kann ich nicht bestätigen. Es mag sein, dass die klassischen Integrationslösungen - »WebParts« für die Anzeige von Inhalten aus einem DMS oder Auslagerung von Content aus Sharepoint in ein DMS - weniger geworden sind, weil das schon immer Lösungen mit eingeschränktem Nutzen waren. Jedoch gibt es eine große Zahl von neuen Ergänzungsprodukten, sowie branchen- und anwendungsorientierten Lösungsangeboten, die direkt auf Sharepoint aufsetzen.

Es gibt zahlreiche ECM-Hersteller, die ergänzende Produkte zu Sharepoint anbieten, obwohl Sharepoint selbst viele ECM-Komponenten enthält. Welche Produkte von ECM-Anbietern sind sinnvoll und welche überflüssig?

Rentergent: Wir sehen in Projekten immer wieder, dass Sharepoint als ECM-Lösung deutliche Lücken hat, die sinnvoll mit Drittanbieterprodukten geschlossen werden können. Besonders häufig werden Add-Ons in Bereichen wie Elektronische Akte, Elektronischer Postkorb, E-Mail-Archivierung und bei Archivierungslösungen zur Auslagerung von Dokumenten aus der Sharepoint-Datenbank eingesetzt. Häufig verwendet werden sie unter anderem auch zur Integration in Outlook, bei der Dokumentenerfassung, beziehungsweise dem Scannen für Workflow-Lösungen und zur Formatkonvertierung/Rendition. Ebenfalls benötigt werden Admin- und Migrations-Tools.

Würden Sie empfehlen, Sharepoint ohne diese Erweiterungen als Dokumentenmanagement-System einzusetzen?

Rentergent: Sharepoint unterstützt typische DMS-Funktionen wie Metadatenverwaltung, Versionierung, Check-in-Out, Genehmigungs-, Freizeichnungs-, Publishingprozesse und bietet darüber hinaus mit seinen Such-, Portal- und Collaboration-Funktionen interessanten Zusatznutzen. Viele Anwender kommen mit den Sharepoint-Funktionen gut aus oder beschränken sich auf wenige Drittanbieterprodukte, weil sie keine weiteren Funktionen benötigen oder sie sind eventuell bereit, bei einigen Punkten Kompromisse einzugehen. Ganz ohne Anpassungen geht es jedoch nach unserer Erfahrung in den meisten Fällen nicht, da der Sharepoint-Standard einem kundenspezifischen Customizing unterzogen werden muss.

Wo sehen Sie im Bereich Dokumentenmanagement die Grenzen von Sharepoint?

Rentergent: Die Grenzen von Sharepoint muss man gezielt im Bezug zu den konkreten Kundenanforderungen ermitteln. Besonders kritisch erachten wir zum Beispiel hohe Anforderungen beim elektronischen Posteingang mit komplexen Erfassungsprozessen beim Scannen, bei einem hohen, täglichen Dokumentenvolumen und hohem Transaktionsaufkommen und bei anspruchsvollen elektronischen Akten, die über das einfache Mappenkonzept von Sharepoint hinausgehen. Revisionssichere Archivierung mit dedizierten Speicherlösungen (WORM-Speicher) und prozess- und transaktionsorientierte Workflows mit hohen Volumina können auch problematisch werden.

Welche Funktionen von Sharepoint werden von den Sharepoint-Anwendern am meisten genutzt, welche am wenigsten?

Rentergent: Das ist sehr unterschiedlich. Generell kann man aber sagen, dass die Suchfunktionen von Sharepoint besonders einfach einzuführen und zu benutzen sind. Verschiedene Inhaltsquellen wie Netzlaufwerke, Sharepoint-Inhalte oder auch externe Websites lassen sich einfach in die Sharepoint-Suche integrieren. Daneben sehen wir ebenfalls bei den meisten Anwendern eine intensive Nutzung der DMS-Funktionen. In Knowledge-Worker-Projekten, in denen man statt eines weiteren Ordners im Netzlaufwerk in zehn Minuten zum Beispiel eine Projekt-Site aufsetzen kann, die dann deutlich mehr Funktionalität als ein Netzlaufwerk aufweist, ist der Sharepoint hervorragend geeignet. Wir sehen die Einsatzfelder jedoch weniger in der klassischen, transaktionsorientierten Sachbearbeitung mit hochvolumiger Archivierung, Aktenplan und der Integration in eine Vielzahl von Fachsystemen, sondern als sinnvolle Lösung für Knowledge-Worker und Projektteams. Hier kommt der Sharepoint oft als Abteilungsablage, als Mitarbeiterportal (Intranet) und für die Unterstützung von einfachen, administrative Prozesse zum Einsatz.

Wie hoch ist aus Ihrer Sicht die Verbreitung von Sharepoint in Unternehmen und in wie vielen Unternehmen wird Sharepoint aktiv genutzt?

Rentergent: In deutschen Unternehmen sind abteilungsweite Collaboration-Lösungen mittlerweile weit verbreitet. Sharepoint hat nach unseren Beobachtungen den größten Marktanteil. Es gibt kaum noch große Unternehmen, in dem nicht in irgendeiner Abteilung Sharepoint im Einsatz ist. Ein flächendeckender, unternehmensweiter Einsatz von Sharepoint ist jedoch eher selten.

Welche Gründe sehen Sie dafür, dass Sharepoint in Unternehmen zum Teil nicht aktiv genutzt wird?

Rentergent: Sharepoint wird oft als Infrastruktur ausgerollt, ohne die fachliche Nutzung konkret zu planen und Hilfestellungen beim Einsatz der Funktionalität zu geben. Eine Sharepoint-Einführung rein aus dem Blickwinkel der IT ist nicht erfolgversprechend, vielmehr müssen sich die Fachbereiche intensiv an der Konzeption und Planung beteiligen. Eine einführende Schulung ist dazu ebenso erforderlich, wie Hilfestellung bei der Planung der Content Types, Managed Metadata, Navigation, Workflows etc.

Welche Verbesserungen bringt »SharePoint 2013« aus Ihrer Sicht?

Rentergent: Die Schwerpunkte der Neuerungen liegen in den Bereichen Social-Collaboration, Mobile-Devices, Sharepoint-Apps, Web-Content-Management (WCM) und Cloud-Readiness. Bei den DMS-Funktionen gab es nur kleine Verbesserungen. Vorteilhaft ist zum Beispiel, dass nun Order in Mappen angelegt werden können, die überarbeiteten Dokumente (Versionen) werden platzsparender gespeichert, indem nur noch die Änderungen zur vorigen Version gespeichert werden und es ist nun auch möglich, Dokumente per Drag & Drop in einer Bibliothek abzulegen.

Wo sehen Sie noch Lücken in Sharepoint 2013, die Microsoft in der kommenden Version beheben sollte?

Rentergent: Für Anwender, die Sharepoint 2013 mit dem Schwerpunkt Dokumenten-Management einsetzen möchten, ist die Verbesserung der Usability ein wichtiges Thema. Es fehlen zum Beispiel integrierte Funktionen wie das Verschieben von Dokumenten und man kann keine Ordner per Drag & Drop hochladen. Microsoft hat mit Sharepoint 2013 wichtige Funktionen wie »Bearbeiten von Metadaten«, »Anzeige der Dokumentenhistorie« etc., die bei der täglichen Arbeit andauernd benötigt werden, in die zweite Ebene in ein Untermenü verbannt. Zwar kann man die Funktionen auch über eine Ribbon-Leiste erreichen, jedoch haben sich viele Anwender von »SharePoint 2010« an die Benutzung des Kontext-Menüs - analog zum Windows Explorer - gewöhnt. In der nächsten Version wäre auch eine einfach zu bedienende Attributsuche für die kundenspezifischen Eigenschaften von Dokumenten wünschenswert. So möchte der Anwender, wenn er zum Beispiel nach einem Vertrag sucht, eine Vertragsnummer in einer Suchmaske verwenden können. Konzeptionell gib es schon seit Einführung der DocumentID in Sharepoint 2010 den Wunsch, diese ID durchgängig, also auch in den Sharepoint-Oberflächen einzusetzen. Derzeit werden im Sharepoint-Standard immer URLs verwendet, die den Ablagepfad und den Dateinamen beinhalten und damit bei Umbenennungen nicht mehr funktionieren. Würde Microsoft sich entschließen, die Dokumente auch intern über DocumentIDs zu referenzieren, so würden nicht nur die Anwender durchgängig mit DokumentenIDs arbeiten, und auch die lästige Einschränkung bei den Dateinamen würde entfallen. Derzeit können keine Dokumente mit gleichem Namen abgelegt und keine Sonderzeichen beim Dateinamen verwendet werden.

Was sind aus Ihrer Sicht die häufigsten Fehler, die in Sharepoint-Projekten gemacht werden?

Rentergent: Microsoft hat mit Sharepoint eine zunehmend komplexe Anwendungsumgebung geschaffen. Von neuen Anwendern wird das regelmäßig unterschätzt. Das führt häufig zu übertrieben optimistischer Zeitplanung und zu unterdimensionierten Budgets. Allein für die grundlegende Planung, Beschaffung, Installation und Tests einer Sharepoint-Farm sollte man vier bis sechs Monate Zeit einplanen. In dieser Zeit sollten auch die Spielregeln (Governance-Planung) für die Betriebsphase des Sharepoints erarbeitet werden. Für die Erstellung und Abstimmung von Fachkonzepten und die Programmierung von kundenspezifischen Lösungen sind gegebenenfalls zusätzlich Zeiten einzuplanen. Der Betrieb der Farm muss unbedingt durch gut ausgebildete und erfahrene Sharepoint-Spezialisten erfolgen. Oft ist es schwierig, eigene Mitarbeiter in kurzer Zeit an das Thema heranzuführen. In diesen Situationen ist externe Unterstützung unabdingbar.

Welche Alternativprodukte zu Sharepoint sehen Sie, und wann sind diese Sharepoint vorzuziehen?

Rentergent: Der Markt für Collaboration-Lösungen ist recht stark fragmentiert. Neben größeren Playern wie IBM mit den Collaboration-Solutions gibt es hunderte von Nischenlösungen, die mehr oder weniger stark mit Sharepoint in Konkurrenz stehen. Im Anwendungsbereich DMS lässt sich das schon eher eingrenzen. Starke Alternativen im Bereich ECM sind spezialisierte DMS-Anbieter, die auch in der Anbieterliste der DMS-Marktübersicht von Zöller & Partner aufgelistet sind. Einige dieser Anbieter haben eine Sharepoint-Schnittstelle und sehen Sharepoint als Collaboration- und Portal-Lösung in der Kombination mit ihrem Produkt eher als Ergänzung, denn als Konkurrenzprodukt.