18.10.2013 (as)
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Interview mit Michael Grötsch, Circle Unlimited

Im Management ergänzender Meta-Daten auf Dokumenten- und Aktenebene sowie bei Termin- und Fristenfunktionen sieht Michael Grötsch, Vorstand von Circle Unlimited, die Grenzen von Sharepoint im Dokumentenmanagement. Sein Unternehmen, das auf ECM-Komponenten innerhalb SAP spezialisiert ist, erlebt immer häufiger die Anfrage nach einer Sharepoint-Integration.

Als ECM-Anbieter haben Sie Produkte im Angebot, die »SharePoint« unterstützen, obwohl Sharepoint selbst viele ECM-Komponenten enthält und somit eigentlich ein Konkurrenzprodukt sein müsste. Warum unterstützen Sie Sharepoint?

Michael Grötsch, Circle Unlimited (Bild: Circle Unlimited)
Grötsch: Als spezieller Anbieter von ECM-Komponenten im SAP-Umfeld stellt Sharepoint keine Konkurrenz für uns dar. Für Anwender, die schwerpunktmäßig mit SAP arbeiten, ist eine ECM-Funktionalität innerhalb von SAP sinnvoll. Gleichzeitig besteht aber auch der Bedarf, auf referenzierte Dokumente im Sharepoint zugreifen zu können. Umgekehrt wollen gerade auch Nicht-SAP-Nutzer die Möglichkeit haben, direkt aus Sharepoint heraus Dokumente zu recherchieren und einzusehen, die in den SAP-Systemen abgelegt sind. Diese Verbindung zwischen SAP und Sharepoint haben wir jetzt sowohl in die eine als auch in die andere Richtung realisiert.

Wo sehen Sie im Bereich Dokumentenmanagement die Grenzen von Sharepoint?

Grötsch: Zurzeit stößt Sharepoint beim Management ergänzender Meta-Daten auf Dokumenten- und Aktenebene an seine Grenzen. Auch eine Termin- und Fristenkomponente ist momentan standardmäßig nicht beziehungsweise nur rudimentär vorhandenen. Hier ergeben sich mit unserer Lösung und ihrer Tiefenintegration in SAP erheblich bessere Steuerungsmöglichkeiten des Dokumentenflusses beziehungsweise des Dokumentenprozesses.

Wie schlägt sich die Sharepoint-Nutzung auf Ihre Geschäftsentwicklung nieder und wie schätzen Sie die künftige Entwicklung ein?

Grötsch: Bei unseren Kunden gewinnt der Einsatz von Sharepoint zunehmend an Selbstverständlichkeit. Daher erhalten wir im Zusammenhang mit unserem Vertrags- und Dokumentenmanagement auch immer häufiger die Anfrage nach einer Sharepoint-Integration. Insofern ist es unabdingbar, diese auch in SAP-Lösungen zur Verfügung zu stellen.

Wie hoch ist aus Ihrer Sicht die Verbreitung von Sharepoint in Unternehmen und in wie vielen Unternehmen wird Sharepoint aktiv genutzt?

Grötsch: Die Verbreitung von Sharepoint in Unternehmen nimmt deutlich zu. Hauptsächlich ist »SharePoint 2010« im Einsatz - vereinzelt auch schon »SharePoint 2013«. Die stärkere Verbreitung ist spürbar, lässt sich jedoch nur schwer quantifizieren.

Welche Gründe sehen Sie dafür, dass Sharepoint in Unternehmen zum Teil nicht aktiv genutzt wird?

Grötsch: Häufig sind die Möglichkeiten, die Sharepoint als Kollaborationsplattform und Wissensmanagementsystem in perfekter Verbindung mit allen MS Office-Produkten bietet noch nicht bekannt genug. Aufgrund dieser teils fehlenden Kenntnis bleibt das Potenzial ungenutzt.

Was sind aus Ihrer Sicht die häufigsten Fehler, die in Sharepoint-Projekten gemacht werden?

Grötsch: Sharepoint sollte anfangs nur in Teilbereichen für ausgewählte Funktionen eingesetzt werden. Der häufigste Fehler besteht wahrscheinlich in dem Versuch, gleich alle theoretisch denkbaren Möglichkeiten praktisch umzusetzen. Dies überfordert oftmals die IT und Projektgruppen in der Vorbereitung und den Endanwender in der Handhabung.

Welche Alternativprodukte zu Sharepoint sehen Sie und wann sind diese Sharepoint vorzuziehen?

Grötsch: Im Nicht-SAP-Umfeld sehen wir kaum Alternativprodukte zu Sharepoint. Dort, wo dann Daten und Funktionen des SAP-Systems in Verbindung mit Akten und Dokumenten stehen, ist sicherlich eine SAP-integrierte, transaktionsbezogene Lösung besser und auch berechtigungssicherer einzusetzen als eine technologisch von SAP entkoppelte Lösung.

Welche Verbesserungen bringt Sharepoint 2013 aus Ihrer Sicht?

Grötsch: Gegenüber der Version 2010 hat sich einiges getan. Generell ist Sharepoint 2013 benutzerfreundlicher und bietet bessere Möglichkeiten der Zusammenarbeit an Dokumenten. Mit zu den wichtigen Neuerungen gehört, dass es im Standard wesentlich mehr Funktionalitäten rund um die Suche gibt. So werden beispielsweise schon bei den Ergebnislisten gefundene Dokumente in einer Vorschau angezeigt. Mit einem Klick kann der User diese dann bearbeiten und versenden. Auch am Thema Mobility hat Microsoft gefeilt. So ist der Zugriff über diverse Apps möglich und die Darstellungen für mobile Browser optimiert. Die Liste der Verbesserungen ist lang.

Wo sehen Sie noch Lücken in Sharepoint, die Microsoft in der kommenden Version beheben sollte?

Grötsch: Die in Sharepoint 2010 vorhandene Möglichkeit, den Active-Directory-User bei der Anbindung von Drittsystemen mitzugeben, um damit Berechtigungen zur personalisieren, gibt es zurzeit in Sharepoint 2013 nicht. Dies sollte standardmäßig wieder zur Verfügung gestellt werden.