16.10.2013 (as)
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Sharepoint-Interview mit Bernd Hennicke, Opentext

Laut Bernd Hennicke, Experte für Microsoft-Produkte bei Opentext, bringt Sharepoint 2013 erhebliche Verbesserungen bei den Suchfunktionen. Wichtig sei auch das neue Applikationsmodell, das allerdings noch weiter verbessert werden sollte. Insgesamt bewertet er die spontanen Kollaborationsfähigkeiten als große Stärke, die allerdings zum Handicap wird, wenn konkrete Vorgaben zu beachten sind.

Als ECM-Anbieter haben Sie Produkte im Angebot, die »SharePoint« unterstützen, obwohl Sharepoint selbst viele ECM-Komponenten enthält und somit eigentlich ein Konkurrenzprodukt sein müsste. Warum unterstützen Sie Sharepoint?

Bernd Hennicke, Opentext (Bild: Opentext)
Hennicke: Das Ziel von OpenText als führendes Unternehmen für Enterprise Information Management (EIM) ist es, Kunden dabei zu helfen, jegliche Form von unstrukturierten Inhalten zu verarbeiten, zu sichern und wertsteigernd in ihren Geschäftsprozessen zu nutzen. Ähnlich wie ERP, CRM, Email und Fileserver ist Sharepoint oft ein wichtiger Baustein in der Informationsinfrastruktur von Unternehmen, zum Beispiel als Quelle von Dokumenten oder als Portal für den Zugriff auf Informationen. Um Informationsinseln zu verhindern, ist es uns ein wichtiges Anliegen, Sharepoint in eine unternehmensweite EIM-Landschaft zu integrieren. Die Frage des Interfaces, über welches der Anwender auf diese Inhalte und Daten zugreift, sollte dabei im Hintergrund stehen. »Freedom of Choice« ist hier das Stichwort. Egal in welchem System der User lebt – Sharepoint, Email oder unserem »OpenText ECM« – mit Hilfe unserer Plattform greifen alle auf dieselben Inhalte zu, ihnen stehen dieselben Daten in jedem Interface zur Verfügung und jeder Prozess lässt sich so abarbeiten. Eine maximale Effizienz und ein klarer Wettbewerbsvorteil für unsere Kunden, die so zum Beispiel Wartungsprozesse effizienter gestalten als die Konkurrenz, dadurch kürzere Stillstandzeiten haben und ihr somit ihre Produktionskapazitäten besser ausnutzen. Übrigens spielt es keine Rolle, ob der Anwender über mobile Endgeräte oder Desktops arbeitet und auch ob die Inhalte in der Cloud liegen wie bei »Office 365« oder in On-premise-Systeme vorgehalten werden: Über Opentext werden die Informationen in diesen Silos verknüpft.

Wo sehen Sie im Bereich Dokumentenmanagement die Grenzen von Sharepoint?

Hennicke: Sharepoint ist stark in der freien, spontanen Kollaboration und kann selbst von Laien schnell und ad-hoc an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Diese Stärke wird zum Handicap, wenn Betriebsprozesse oder gesetzliche Vorgaben vorschreiben, wie Dokumente verwaltet werden müssen. Sharepoint bietet hier Mechanismen, aber oft ist der Kunde mit großem Anpassungsaufwand konfrontiert, um Vorgaben konsequent umzusetzen. Dies ist der Bereich, wo wir als Opentext mit unserer langjährigen Erfahrung mit Business Process Management, Records Management und Archivierungslösungen Sharepoint ideal ergänzen.

Wie schlägt sich die Sharepoint-Nutzung auf Ihre Geschäftsentwicklung nieder und wie schätzen Sie die künftige Entwicklung ein?

Hennicke: Sharepoint ist nur eine der vielen Plattformen, die wir integrieren und unterstützen. Es ist jedoch ein wichtiger Markt für uns, da unsere Kunden Sharepoint haben und von uns erwarten, dass wir Lösungen rund um Sharepoint anbieten.

Wie hoch ist aus Ihrer Sicht die Verbreitung von Sharepoint in Unternehmen und in wie vielen Unternehmen wird Sharepoint aktiv genutzt?

Hennicke: Die meisten großen Unternehmen setzen heute irgendwo Sharepoint ein, und wir sehen dies auch bei unseren Kunden. Die Nutzung ist dabei sehr unterschiedlich und variiert oft zwischen Abteilungen oder Regionen. Dies ist ein Symptom der »viralen« Verbreitung von Sharepoint: Lokale Gruppen innerhalb eines Unternehmens benötigen ein Werkzeug für ihre Arbeit und finden in Sharepoint dafür eine Lösung. Wie AIIM auch in einer ihrer letzten Marktumfrage festgestellt hat, scheitern jedoch viele Sharepoint-Projekte. Zumeist an den Themen wie Governance und daran, wirkliche geschäftsrelevante Lösungen mit der Sharepoint-Plattform zu implementieren.

Welche Gründe sehen Sie dafür, dass Sharepoint in Unternehmen zum Teil nicht aktiv genutzt wird?

Hennicke: Wie bereits erwähnt fehlt es oft an geschäftsrelevanten Lösungen für Sharepoint. Ein Intranetportal ist dies nicht. Unabhängig von der Plattform sind solche Projekte aber oft schwierig zu kontrollieren und strukturieren. Diese Komplexität kollidiert dann häufig mit dem aggressiven Update-Zyklus von Microsoft. Dann verschiebt sich die Sharepoint-Einführung und die Anwender weichen auf ad-hoc-Lösungen aus, die aber dem Unternehmen in der Folge in punkto Kontrolle noch mehr Kopfschmerzen bereiten.

Was sind aus Ihrer Sicht die häufigsten Fehler, die in Sharepoint-Projekten gemacht werden?

Hennicke: Das sollten Sie am besten die Systemintegratoren fragen. Meiner Meinung nach wird häufig Geld und Zeit verschwendet, weil man versucht, Sharepoint out-of-the-box zu nutzen. Erst später wird festgestellt, dass das nicht immer so einfach ist – vor allem wenn ein konkretes Projekt und eine konkrete Lösung dahinterstehen. Dann fangen die Aufwände für Anpassungen an und ganz schnell wird ein zukünftiges Upgrade auf die neueste Version schwierig. Es ist also kein Wunder, dass laut AIIM-Umfrage 59 Prozent aller Kunden ein oder mehrere Sharepoint-Versionen im Unternehmen produktiv haben. Mein Rat wäre eher, auf Erweiterungen durch Standardsoftware zu setzen, die auch Migrationspfade von Sharepoint-Version zu -Version für die Software anbieten.

Welche Alternativprodukte zu Sharepoint sehen Sie und wann sind diese Sharepoint vorzuziehen?

Hennicke: Endlos viele, einige unserer Produkte miteingeschlossen. Letztendlich ist das aber nicht entscheidend. Wir versuchen unseren Kunden Lösungen zu verkaufen. Welche Plattformen diese Lösung verbindet und unterstützt, ist zweitrangig. Zugegebenermaßen wird aber bei uns immer ein Stück Opentext dabei sein.

Welche Verbesserungen bringt »SharePoint 2013« aus Ihrer Sicht?

Hennicke: Aus unserer Sicht als Softwareanbieter, hat Microsoft mit Sharepoint 2013 wichtige Schritte zur Vereinheitlichung der Architektur vollzogen. Zum einen wurde »FAST Search« endlich vollumfänglich in Sharepoint integriert, was die Einbindung unserer Produkte in die Suche deutlich vereinfacht hat. Auch sehr wichtig ist das neue gemeinsame Applikationsmodell von »SharePoint Server« und »SharePoint Online«. Dies erlaubt uns, Lösungen zu entwickeln, die für Kunden funktionieren, unabhängig davon, ob sie Sharepoint im eigenen Rechenzentrum oder in der Cloud betreiben.

Wo sehen Sie noch Lücken in Sharepoint, die Microsoft in der kommenden Version beheben sollte?

Hennicke: Das vorhin erwähnte neue Applikationsmodell ist, verglichen mit Sharepoints traditionellen Erweiterungsmöglichkeiten, im Moment noch sehr beschränkt. Wir erwarten, dass Microsoft als sehr partnerorientiertes Unternehmen hier noch viel Arbeit investieren wird.