21.10.2013 (as)
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Studie von AIIM beleuchtet Nutzung von Sharepoint

  • Inhalt dieses Artikels
  • Externe Hilfe für Sharepoint-Projekte
  • Grenzen von Sharepoint im Dokumentenmanagement
  • Sharepoint-Upgrade entpuppt sich oft als Migration
  • Neuerungen von Sharepoint 2013

Sharepoint ist ein mächtiges und komplexes Werkzeug, das Dokumenten-, Wissens- und Web-Content-Management ebenso abdeckt wie Collaboration-Aufgaben. Warum das Potenzial von Sharepoint in Unternehmen oftmals wenig ausgenutzt wird, hat die Vereinigung AIIM mithilfe einer Anwenderbefragung untersucht. Sie empfiehlt unter anderem externe Hilfe, um den Sharepoint-Erfolg deutlich zu erhöhen - und das auch bei Sharepoint 2013, obwohl dies einige Verbesserungen bietet.

SharePoint 2013 bietet verbesserte Suchfunktionalitäten (Bild: Microsoft)
SharePoint 2013 bietet verbesserte Suchfunktionalitäten (Bild: Microsoft)
Sharepoint ist in Unternehmen unterschiedlichster Größen häufig anzutreffen. Trotzdem ist die Abneigung der Anwender gegenüber Sharepoint ziemlich hoch und relativ viele Sharepoint-Projekte scheitern. Laut einer aktuellen Umfrage der Association for Information and Image Management (AIIM) bereiten 61 Prozent der installierten Sharepoint-Anwendungen Probleme, verzögern sich oder scheitern ganz. Wahr ist aber wohl auch, dass diese Aussage in ähnlicher Form auf viele andere Enterprise-Softwareanwendungen zutrifft. Woran dies im Falle von Sharepoint liegt und wie Unternehmen dieser Misere entgehen können, hat AIIM anhand einer Anwenderbefragung recherchiert.

Ein Ergebnis besagt: In vielen Unternehmen ist Sharepoint eine Plattform, die von IT-Fachleuten vorangetrieben und nicht an die Anwendungsfälle des Unternehmens angepasst wird, weshalb die Akzeptanz der Anwender relativ gering ist. Wie AIIM meint auch Jürgen Rentergent, Senior Berater beim ECM-Beratungshaus Zöller & Partner, dass  Sharepoint oft als  Infrastruktur ausgerollt wird, ohne die fachliche Nutzung konkret zu planen und Hilfestellungen beim Einsatz der Funktionalität zu geben. »Eine Sharepoint-Einführung rein aus dem Blickwinkel der IT ist nicht erfolgversprechend, vielmehr müssen sich die Fachbereiche intensiv an der Konzeption und Planung beteiligen. Eine einführende Schulung ist dazu ebenso erforderlich, wie Hilfestellung bei der Planung der Content Types, Managed Metadata, Navigation, Workflows  etc.«

Externe Hilfe für Sharepoint-Projekte

Da es sich bei Sharepoint nicht um ein Mainstream-IT-Thema handelt, das allgemeine IT-Fachleute vollständig abdecken können, sollte unter anderem laut AIIM externe Hilfe bei Sharepoint-Projekten hinzugezogen werden. Diese Hilfe kann aus Dienstleistern für die Projektumsetzung, ergänzenden Produkten von Drittanbietern sowie externem Training bestehen. Doch selbst externe Spezialisten zu finden, ist nicht immer einfach, »da Sharepoint ein sehr mächtiges und komplexes Werkzeug darstellt«, wie Prof. Arno Hitzges, Leiter Lehrstuhl Contentmanagement der Hochschule der Medien (HDM) Stuttgart erklärt. »Ein Experte, der sich mit der Suche auskennt, muss noch lange nicht die nötigen Kenntnisse für das Webcontentmanagement oder BI-Funktionalitäten mitbringen.« Daher sollten gute Dienstleister Prozessverständnis besitzen, breit aufgestellt sein und einzelne Themenbereiche im Sharepoint immer mit mehreren Personen besetzen.

Die AIIM-Umfrage zeigt auch, dass ergänzende Produkte von Drittanbietern trotz einiger Funktionsverbesserungen in »SharePoint 2013« stark gefragt sind. Dies gilt auch, wenn die Funktionalität eigentlich in Sharepoint gegeben ist. Gerade viele Anbieter von Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Mangement-Systemen offerieren Sharepoint-Schnittstellen und Ergänzungsprodukte zu Sharepoint an, obwohl Sharepoint selbst Dokumentenmanagement bietet.

Grenzen von Sharepoint im Dokumentenmanagement

Beim Dokumentenmanagement sind in Sharepoint allerdings Grenzen gesetzt, die der Enterprise-Information-Management-Spezialist Bernd Hennicke von OpenText vor allem in den Bereichen Business Process Management, Records Management und Archivierungslösungen anführt. Zwar ist nach seiner Erfahrung Sharepoint in der freien und spontanen Kollaboration stark, so dass es selbst von Laien schnell und ad-hoc an individuelle Bedürfnisse angepasst werden kann. »Diese Stärke wird zum Handicap, wenn Betriebsprozesse oder gesetzliche Vorgaben vorschreiben, wie Dokumente verwaltet werden müssen. Sharepoint bietet hier Mechanismen, aber oft ist der Kunde mit großem Anpassungsaufwand konfrontiert, um Vorgaben konsequent umzusetzen.« Michael Grötsch, Vorstand von Circle Unlimited, sieht Sharepoint beim Management ergänzender Meta-Daten auf Dokumenten- und Aktenebene an seine Grenzen stoßend. »Auch eine Termin- und Fristenkomponente ist momentan standardmäßig nicht beziehungsweise nur rudimentär vorhandenen«, ergänzt Grötsch.

Sharepoint-Upgrade entpuppt sich oft als Migration

Drittprodukte bieten nicht nur mehr Funktionalität, sondern erleichtern nach den Erkenntnissen von AIIM auch den Versions-Upgrade, da Drittanbieter sich intensiver auf Upgrades einstellen müssen. Ein Upgrade kann bei Sharepoint viel Kopfzerbrechen bereiten, gerade wenn viele Anpassungen vom Kunden selbst vorgenommen wurden. Dies liege laut AIIM-Ergebnissen zum einen daran, dass Sharepoint sowohl Applikation als auch Plattform darstellt und zum anderen am geringen Engagement von Microsoft, hier Erleichterung zu bieten. Einen Versionsupgrade sehen viele Anwender daher eher als Migration an. Sie scheuen ihn zumindest in bestimmten Applikationsbereichen, setzen aber in anderen Bereichen auf neue Sharepoint-Versionen. Großer Nachteil von gemischten Sharepoint-Landschaften ist allerdings, dass Pflege und Support einen deutlich höheren Aufwand darstellen.

Neuerungen von Sharepoint 2013

Bessere Mobility-Funktionen in SharePoint 2013 (Bild: Microsoft)
Bessere Mobility-Funktionen in SharePoint 2013 (Bild: Microsoft)
Vor allem mit besseren Cloud-, Mobility- und Social-Enterprise-Funktionen will Microsoft Kunden für die seit Anfang des Jahres vertriebene Version Sharepoint 2013 gewinnen. Anwender begrüßen dies. Ganz oben auf ihrer Hitliste stehen laut AIIM allerdings die Verbesserungen der Suchmöglichkeiten, des Records Managements und der E-Mail-Anbindungsmöglichkeiten. Aus Opentexts Sicht als Softwareanbieter, hat Microsoft mit Sharepoint 2013 wichtige Schritte zur Vereinheitlichung der Architektur vollzogen: »Zum einen wurde »FAST Search« endlich vollumfänglich in Sharepoint integriert, was die Einbindung unserer Produkte in die Suche deutlich vereinfacht hat. Auch sehr wichtig ist das neue gemeinsame Applikationsmodell von »SharePoint Server« und »SharePoint Online«, betont Hennicke. Partner und Anwender unterstreichen auch, dass Sharepoint generell benutzerfreundlicher geworden ist und der Einstieg in das Produkt leichter fällt.

Optimierungspotenzial ist für kommende Versionen trotzdem noch ausreichend vorhanden. Was alleine im Bereich Dokumentenmanagement zu tun wäre, führt Rentergent ausführlich im ECMguide.de-Interview aus. So fehlen zum Beispiel integrierte Funktionen für das Verschieben von Dokumenten und um Ordner per Drag und Drop hochzuladen. »In der nächsten Version wäre auch eine einfach zu bedienende Attributsuche für die kundenspezifischen Eigenschaften von Dokumenten wünschenswert. So möchte der Anwender, wenn er zum Beispiel nach einem Vertrag sucht, eine Vertragsnummer in einer Suchmaske verwenden können« verdeutlicht Rentergent.  

Microsofts künftige Sharepoint-Ausrichtung sieht laut Stephan Fasshauer, Produkt Marketing Manager Sharepoint von Microsoft vor, Unternehmen moderne IT an die Hand zu geben, die ihnen hilft, mobiler zu sein, dieselben Informationen mit unterschiedlichen Geräten von überall zu beziehen. Es soll möglich sein, Plattformen zu nutzen, die verschiedene Generationen in einem Unternehmen verstehen und nutzen können, sowohl aus der Cloud als auch On-Premise. Ziele, die verheißungsvoll klingen, aber oft nicht so zu realisieren sind und sich die meisten IT-Hersteller irgendwo auf die Fahne geschrieben haben.