Studie zur Nutzung von Sharepoint zeigt Pros und Contras

Zu den beliebtesten Funktionen von Sharepoint zählt das Dokumentenmanagement, das aktuell von 85 Prozent genutzt wird. 37 Prozent der Anwender zeigen sich »zufrieden« und 44,3 Prozent noch »eher zufrieden«. In der Unternehmenspraxis nutzen viele Unternehmen zusätzliche Software von Dokumentenmanagement-Spezialanbietern wie United Planet, d.velop und M-Files um Dokumentenmanagement-Funktionen zu erweitern. Grund hierfür ist, dass typische Funktionen von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) wie das Inputmanagement und das Erstellen einer elektronischen Akte (E-Akte) bei Sharepoint nicht oder nur rudimentär vorhanden sind.  

Die Verfasser der Studie weisen darauf hin, dass Microsoft seit der ersten Ausgabe des »SharePoint Portal Server 2001« immer wieder neue funktionale Aufgabenstellungen definiert hat, für die Sharepoint eingesetzt werden kann. Mal sei das die Teamarbeit, mal Workflow, mal Web-Content-Management (WCM), oder zuletzt Social-Collaboration gewesen. Als Konstante galt aber von Anfang an der Einsatz im Intranet – zumeist mit der initialen Zielsetzung eines »intelligenten Fileservers« zur besseren Verwaltung und Bearbeitung von Office-Dokumentenin der Organisation. Dieses Haupteinsatzszenario blieb in seinen Grundzügen bis heute bestehen.

Sharepoint-Einsatzbereiche: Workflows, Wissens- und Contentmanagement

Sharepoint ist auch zur Unterstützung von Workflows und Geschäftsprozessen sehr gefragt. 60 Prozent geben an, dass sie Sharepoint zur Abbildung von Workflows einsetzen. Jedoch fällt die qualitative Bewertung der in Sharepoint integrierten Workflow-Funktionen zwiespältig aus. Nur 12 Prozent sind mit den Microsoft-Standardfunktionen zufrieden, 33 Prozent bezeichnen diese als nicht ausreichend, 55 Prozent als teilweise ausreichend. Wie im DMS-Bereich adressieren daher auch hier einige Drittanbieter mit umfangreichen Workflow-Suiten dieses Problem.

Weitere beliebte Einsatzbereiche von Sharepoint sind Wissens- und Contentmanagement. Häufig fungiert Sharepoint als Basis von Mitarbeiterportalen, Teamsites und Projekt-Websites, da es in der Lage ist, teamübergreifende Zusammenarbeit zu unterstützen. 83 Prozent der Befragten sehen in Sharepoint die strategische Basis für eine verbesserte Zusammenarbeit. 39 Prozent können sich die Technologie sogar als Grundlage für umfangreiche Digitalisierungsvorhaben vorstellen. Allerdings kommen 54 Prozent auch zu dem Schluss, dass die bisherige Nutzung der Plattform eher mangelhaft ausgefallen ist. Auch der geschäftliche Nutzen des Tools war bisher für rund die Hälfte nicht erkennbar.

Mit 65 Prozent setzt die Mehrheit der Firmen Sharepoint bevorzugt als On-Premise-Lösung ein, also im eigenen Rechenzentrum. Eine gemischte beziehungsweise hybride  Nutzung der Instanzen spielt mit 17 Prozent noch eine untergeordnete Rolle. Ganz entgegen der propagierten »Cloud-First-Strategie« aus dem Hause Microsoft, wollen 53 Prozent der deutschen Anwender vorerst gar nicht in die Cloud investieren. Als einen der Gründe für die Zurückhaltung bei der Cloud-Nutzung sieht Prof. Arno Hitzges die Abhängigkeit von den Release- beziehungsweise Update-Zyklen von Microsoft: »Anwender sind unsicher, ob die Anwendung, die ja auch mit Software andere Anbieter vernetzt sein kann, nach dem Update noch genauso funktioniert wie davor. Daher arbeiten sie lieber mit festen Versionen.«

Die Benutzerfreundlichkeit von Sharepoint steht weiter in der Kritik

Viel Kritik erntete wie auch schon in vorangegangenen Befragungen die Bedienfreundlichkeit von Sharepoint. Bei der Einführung von Portalsoftware sehen immerhin 71 Prozent eine gute Usability als das entscheidende Kriterium an. Rund 40 Prozent sind genau in diesem Punkt nicht zufrieden mit ihrer Sharepoint-Anwendung. Um eine bessere Benutzerfreundlichkeit zu erreichen, geben 60 Prozent an, grundlegende Anpassungen an der Software vornehmen zu müssen. Mehr als die Hälfte will daher, künftig mehr Geld in weitere Anpassungen investieren. 75 Prozent sehen bei diesen Aufgaben vor allem ihre Dienstleister in der Pflicht.

Neben der mangelhaften Usability muss Microsoft auch mit Akzeptanzproblemen bei »OneDrive« kämpfen, das Unternehmen Box– oder Dropbox-Funktionalitäten in einer sicheren Umgebung bieten soll. Problematisch erweist sich außerdem die unklare Strategie mit den (Social-)Collaboration-Tools. Herrschte 2013 noch die Hoffnung, dass mit der Neuerwerbung Yammer eine durchgängige, integrierte Basis quer durch alle Produktgruppen geschaffen würde, so wuchs zwischenzeitlich die Vielfalt der Lösungen weiter an. Inzwischen ist es ruhiger geworden um Yammer und neue Tools wie »Office 365 Groups« werfen ganz neue Fragen bezüglich der Integration von Sharepoint, Office 365 und den diversen Schwestersystemen auf.