21.05.2021 (as)
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Übersicht zu ECM-Tools für die »Microsoft 365«-Welt

  • Inhalt dieses Artikels
  • Übersicht zu ECM-Tools für die »Microsoft 365«-Welt
  • Dvelop mit Lösungen für Dokumente, Rechnungen und Verträge
  • Kendox sorgt für strukturiertes Dokumentenmanagement in MS Teams
  • Opentext bietet erweitertes ECM für MS Teams
  • Chat-Aufzeichnung mit Windream in MS Teams

Während der Corona-Krise hat sich »Microsoft Teams« als Videoconferencing- und Collaboration-Tool in vielen Unternehmen stärker etabliert, unter anderem da es in den »Microsoft 365 Business«-Paketen bereits mitenthalten ist. Wie für die gesamte M365-Plattform und insbesondere auch »SharePoint Online« empfehlen sich zusätzliche ECM-Tools, die Revisionssicherheit und transaktionale Prozesse ermöglichen.

Betrachtet man aktuell die Verbreitung von Microsoft Teams lässt sich feststellen, dass es eine ähnliche Entwicklung wie »Microsoft SharePoint« in den vergangenen Jahren nimmt: Sharepoint war und ist sehr beliebt, um die Zusammenarbeit von Teams zu unterstützen, indem sich Dokumente gemeinsam bearbeiten lassen. Jedoch hat es Schwächen, was das revisionssichere Management der Dokumente betrifft. Hierzu gibt es zahlreiche Drittprodukte, die diese Aufgaben übernehmen.

Das Gleiche geschieht nun auch bei Microsoft Teams, das sich im Zuge der Corona-Pandemie zu einem Standard-Tool für Videoconferencing und ebenfalls für projektbezogene Teamarbeit entwickelt hat. Um aber Dokumente und anderen digitalen Content wie Chat-Verläufe entsprechend den Rechtsvorschriften aufzubewahren, reichen auch hier die Microsoft-Bordmittel nicht aus. Problem ist unter anderem, dass Microsoft-Lösungen gleiche Dokumente an verschiedenen Stellen ablegen.

Daher haben wir in dieser Übersicht Produkte aufgeführt, die die Schwächen der gesamten Online-Plattform »Microsoft 365« und insbesondere der darin enthaltenen Collaboration-Lösungen Microsoft Teams und »SharePoint Online« ausmerzen. Dies sind sowohl dedizierte Einzellösungen als auch Lösungen, die Verbindungen zu Enterprise-Content-Management-Plattformen herstellen. Zudem sind in der Übersicht Lösungen enthalten, die transaktionale Prozesse wie Rechnungsverarbeitung und Vertragsmanagement auf Basis der Microsoft-Cloud-Plattform ermöglichen.

Dvelop mit Lösungen für Dokumente, Rechnungen und Verträge

Vertragsmanagement innerhalb Microsoft Teams (Bild: d.velop)Vertragsmanagement innerhalb Microsoft Teams (Bild: d.velop)Der deutsche Anbieter für ECM-Lösungen d.velop bietet als Ergänzung für »SharePoint Online« beziehungsweise Microsoft 365 drei Lösungen an. Ursprünglich stammen sie aus der Produktreihe »ecspand« für die On-Premises-Versionen von »SharePoint«, die weiterhin parallel existiert. Die daraus resultierenden seit 2019 bestehenden Lösungen lassen sich über Sharepoint hinaus in »Microsoft Dynamics 365«, »Microsoft Teams« und weiteren führenden Anwendungen wie SAP integrieren.

»d.velop documents for Microsoft 365« verleiht Sharepoint Online die Fähigkeit, Dokumente und Informationen in digitalen Akten zu strukturieren und Dokumente workflowbasiert zu verarbeiten. Zudem gibt es eine Metadatensuche und eine Outlook-Integration, die ermöglicht, dass eingehende E-Mails abgelegt werden können. Bis 25 Benutzer kostet die Lösung monatlich 25 Euro. Zu den Kunden zählt beispielsweise der Sanitär- und Haustechnikhersteller TECE.

Mit »d.velop invoices for Microsoft 365« kann die Erfassung, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen auf Basis von Microsoft 365 durchgeführt werden. Eingehende Rechnungen werden gescannt oder aus E-Mail-Postfächern automatisch ausgelesen. Dabei erkennt die Lösung bestimmte Metadaten. Ein integrierter Prüf- und Freigabe-Workflow stellt sicher, dass ausschließlich berechtigte Personen mit den Rechnungen arbeiten können. Über ERP-Schnittstellen kann ein Abgleich mit Stammdaten oder Bestellungen sowie die Übergabe der Rechnungsdaten durchgeführt werden. Die doppelte Eingabe oder das Abtippen von Daten ist somit nicht mehr erforderlich. »d.velop invoices for Microsoft 365« kostet pro verarbeiteter Rechnung 40 Cent.

Mit »d.velop contracts for Microsoft 365« können alle Verträge in Sharepoint Online aufbewahrt werden. Ein Fristenmechanismus stellt deren Einhaltung sicher. Der Berechtigungs-Mechanismus sorgt dafür, dass nur dazu berechtigte Personen Zugriff auf einen Vertrag haben. Eine digitale Vertragsakte stellt Verträge und zugehörige Dokumente zur Verfügung. Über eine integrierte Metadatensuche lässt sich der vorhandene Vertragsbestand schnell und einfach auswerten. So wird beispielsweise auf einen Blick klar, welche Verträge mit bestimmten Lieferanten existieren. Die (gleichzeitige) Bearbeitung in Word sowie das Teilen von Vertragsdokumenten ist ebenfalls sichergestellt. Ein Vorlagenmechanismus sowie die Möglichkeit zur Integration einer (auf Wunsch auch qualifizierten) digitalen Signatur runden das Produkt ab und ermöglichen eine medienbruchfreie Abwicklung sämtlicher Vertragsvorgänge. Für maximal neun Benutzer kostet die Vertragslösung 39 Euro monatlich. Die Vertrags- und Rechnungslösung nutzt beispielsweise das mittelständischen Bau- und Handwerksunternehmen Konrad Kleiner.


Kendox sorgt für strukturiertes Dokumentenmanagement in MS Teams

Kendox Dokumentensuche in Microsoft Teams (Bild: Kendox)Kendox Dokumentensuche in Microsoft Teams (Bild: Kendox)Kendox hat seine cloud-basierte Dokumentenmanagement-Lösung »Kendox InfoShare« mit zusätzlichen Funktionen für die Nutzung mit Microsoft Teams ausgestattet. Mit der Einbindung des DMS Kendox Infoshare besteht für berechtigte Nutzerinnen und Nutzer direkt aus der Benutzeroberfläche von Teams heraus Zugriff auf Dokumente, Daten und Inhalte aus anderen Unternehmensanwendungen und Quellen, die im zentralen »InfoShare Archiv« archiviert sind und/oder zu einem bestimmten Projekt gehören. Dazu zählen beispielsweise E-Mails, Vertragsdokumente, Bestell- und Lieferscheine und Personaldokumente. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass Dokumente physisch nur einmal abgelegt und archiviert sind, obwohl gleichzeitig aus unterschiedlichen Teams heraus auf die Informationen zugegriffen werden kann.

Das Kendox InfoShare Archiv kann direkt aus der Cloud bezogen werden. In diesem Fall werden die Dokumente in einem Rechenzentrum in der EU oder optional in der Schweiz archiviert. Alternativ können die Kunden das Kendox Infoshare Archiv auch in einem eigenen Rechenzentrum ihrer Wahl betreiben.

Als Standard Front-End für Kendox Infoshare lässt sich der »Mobile Web Client« (MWC) flexibel an unterschiedlichen Stellen in Microsoft Teams einbinden. Zum einen ist eine Integration in ausgewählten »Teams« beziehungsweise »Kanälen« möglich. Hierüber haben nur die jeweiligen Team-Mitglieder Zugriff auf relevante Informationen aus dem DMS-System. Zum anderen lässt sich der MWC auch als eigenständige App innerhalb von MS Teams zur Verfügung stellen. Damit haben alle Nutzenden direkt über die Navigationsleiste von MS Teams Zugriff auf das Unternehmens-DMS.

Für die nahtlose Integration in die Benutzeroberfläche von Microsoft Teams hat Kendox das User Interface des Mobile Web Client optimiert. Die Darstellung des MWC lässt sich gezielt auf einzelne Module reduzieren, so dass die im jeweiligen Kontext nicht notwendigen Bedienelemente ausgeblendet werden und der Anwender nur relevante Funktionen in der Oberfläche sieht. Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn die Funktionen innerhalb von MS Teams auf verschiedene »Reiter« in der Teams-Oberfläche verteilt werden. Beispielsweise kann die Anzeige so konfiguriert werden, dass auf einem Reiter die Dokumenten-Suchmaske beziehungsweise die Trefferliste angezeigt wird, während über einen weiteren Reiter neue Dokumente vom Desktop hochgeladen werden können.

Ebenso kann mit dem Mobile Web Client per Single Sign-on ohne weitere Angabe von Benutzernamen und Kennwort aus Microsoft Teams heraus direkt auf den Kendox Infoshare Server zugegriffen werden. Diese Single Sign-on Anmeldung ist aufgrund des Autorisierungsstandards »OAuth« beziehungsweise »OpenID Connect« möglich, der in Kendox Infoshare durchgängig unterstützt wird. Die einmalige Authentifizierung spart Benutzerinnen und Benutzern Zeit und macht die Arbeit effizienter und sicherer.


Opentext bietet erweitertes ECM für MS Teams

Der Anbieter für Enterprise Information Management (EIM) OpenText integriert Lösungen für Teams in seine Anbindungslösung »OpenText Extended ECM für Microsoft Office 365«, die Content- und Kollaborationswerkzeuge für Geschäftsprozesse umfasst. Damit fügt Opentext seine Information Governance Tools und -Systeme zu Teams hinzu und stellt Teams-Nutzenden und -Administratoren ein erweitertes Angebot an Optionen für Compliance, Records Management und Archivierung zur Verfügung. Extended ECM erlaubt es Anwenderinnen und Anwendern, Teams-Inhalte im Kontext relevanter Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen zu präsentieren und so Verbindungen zu Spartensystemen und Anwendungen wie »Salesforce«, »SAP« oder »Oracle« herzustellen.

Mit Opentext Extended ECM können Benutzerinnen und Benutzer nun innerhalb der Teams-Umgebung auf gespeicherten Content zugreifen und diesen zentral verwalten. Außerdem ist es möglich, die Erstellung eines spezifischen Teams für einen Opentext-Geschäftsprozess zu automatisieren und die Team-Mitgliedschaft mit Opentext Content Management Systemen zu synchronisieren. Wichtige Team-Inhalte lassen sich in Opentext-Systemen archivieren und weniger wichtige Inhalte lassen sich mit Extended ECM automatisch löschen.


Chat-Aufzeichnung mit Windream in MS Teams

windream archiviert Chat-Verläufe von Microsoft Teams (Bild: windream) windream archiviert Chat-Verläufe von Microsoft Teams (Bild: windream) Die schon bei geschäftsrelevanten E-Mails gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfrist, gilt auch für Chat-Aufzeichnungen, sofern sie ebenfalls geschäftsrelevante Mitteilungen oder Informationen enthalten. Damit Unternehmen dieser Verpflichtung nachkommen können, kann das Enterprise-Content-Management- (ECM-) System »windream« des gleichnamigen Herstellers windream »Microsoft Teams« integrieren. Neben der Sicherheit, dass die in den virtuellen Meetings ausgetauschten Informationen zuverlässig archiviert werden, profitieren Anwenderinnen und Anwender von der Möglichkeit, Chatverläufe und geteilte Dokumente im Volltext zu durchsuchen.

Spezifische Lösungen auf Basis der im Sommer vorgestellten Oberfläche »windream Dynamic Workspace« ermöglichen darüber hinaus, zusätzliche Anwendungen in Teams zu integrieren – vom automatisierten Prozessmanagement mit »windream BPM« über die Verarbeitung von Eingangsrechnungen bis hin zur umfangreichen Aktenverwaltung. Dadurch erhalten Anwenderinnen und Anwender zum Beispiel nicht nur in Windream, sondern auch in Teams eine umfassende Sicht auf alle Dokumente eines bestimmten Projekts.