20.08.2013 (eh)
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Bitkom-Studie: kaum Freunde für elektronische Dokumente

  • Inhalt dieses Artikels
  • Deutliche Mehrheit: Bundesbürger lieben Papierdokumente
  • Unternehmen vertrauen zunehmend auf digitale Dokumente

Dass Ältere gerne noch Papierdokumente lieben, überrascht nicht. Aber selbst unter den jüngeren Menschen befürwortet nur jeder Vierte elektronische Dokumente, ergab eine Studie von Bitkom. Lediglich 24 Prozent der 18- bis 29-Jährigen bekommen ihre Post lieber in digitaler Form anstatt als Papierbrief. Ältere Generationen sind deutlich zurückhaltender. Bei den 50- bis 64-Jährigen bevorzugt nur jeder Zehnte digitale Dokumente.

Dabei ist die Wirksamkeit von Rechnungen, Verträgen und anderen Dokumenten inzwischen in vielen Fällen nicht mehr an die Schriftform gebunden. Damit können sie auch elektronisch versandt werden, etwa per E-Mail. Entsprechende Angebote finden indes bei den Verbrauchern bislang aber kaum Resonanz, so der Grundtenor der Bitkom-Studie. (Für die Studie befragte das Marktforschungsinstitut Aris 1.007 Personen über 18 Jahren; damit gilt die Untersuchung als repräsentativ.)

Deutliche Mehrheit: Bundesbürger lieben Papierdokumente

Insgesamt ziehen lediglich 15 Prozent den digitalen Versand von Rechnungen und Verträgen klassischen Briefen vor. 81 Prozent der Bundesbürger erhalten ihre Dokumente lieber in Papierform. »Digitalen Dokumenten vertrauen vor allem ältere Menschen deutlich weniger als dem klassischen Papierbrief«, sagt Bitkom-Hauptvorstand Andreas Nowottka. »Unternehmen setzen dagegen jetzt schon immer stärker auf das papierarme Büro, indem sie Dokumente weitgehend digital verarbeiten. Das gilt auch für geschäftskritische und offizielle Unterlagen.«

Das Ärgerliche ist für die DMS-/ECM-Branche, dass 72 Prozent der Befürworter von Papierdokumenten keine Vorteile in digitalen Rechnungen oder Verträgen sehen. Jeder Vierte von ihnen (26 Prozent) kennt noch nicht mal geeigneten Ablagesysteme für digitale Dokumente. Auch Sicherheitsbedenken spielen eine wichtige Rolle. Jeder Dritte (33 Prozent), der Papierbriefe dem digitalen Versand vorzieht, befürchtet, dass bei der Übertragung Unbefugte auf seine Rechnungen und Verträge zugreifen können. 14 Prozent von ihnen haben Bedenken, dass die digitalen Dokumente beim Versand verloren gehen könnten.

»Die Vorteile digitaler Dokumente sind vielen Privatverbrauchern noch nicht bewusst«, resümiert Nowottka, der auch Vorsitzender des Kompetenzbereichs Enterprise Content Management im Bitkom ist. »Digitale Dokumente lassen sich platzsparend archivieren, können schnell im Volltext durchsucht werden, schonen die Umwelt und sparen im besten Fall auch noch Versandkosten.«

Unternehmen vertrauen zunehmend auf digitale Dokumente

Bei Unternehmen ist die Situation anders, sie vertrauen zunehmend digitalen Dokumenten. Hierfür setzen sie Technologien des Enterprise-Content-Managements (ECM) ein. Je nach Unternehmensgröße lassen sich dadurch mehrere tausend Euro Druck- und Versandkosten pro Jahr sparen. Zudem erleichtern moderne Dokumenten-Management-Systeme (DMS) die Zusammenarbeit von Kollegen und erlauben den Zugriff auf die digitalen Unterlagen auch von unterwegs, etwa per Smartphone, Tablet-Computer oder Laptop.

Die sichere elektronische Übermittlung ist für Unternehmen ebenfalls ein sehr wichtiges Thema. Hierzu werden verschiedene Technologien eingesetzt, unter anderem Verschlüsselungssoftware oder Signaturen. Dadurch können die sichere Übermittlung und die Integrität des Dokuments gewährleistet werden.

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