22.11.2021 (pma)
3.5 von 5, (6 Bewertungen)

Büroangestellte verschlampen 27 Dokumente pro Jahr

  • Inhalt dieses Artikels
  • Angst und Scham
  • Wut und Verzweiflung
  • Mangelndes Wissen

Eric Waltert, Regional VP DACH bei Veritas Technologies (Bild: Veritas Technologies)Nach Ansicht von Eric Waltert, Regional VP DACH bei Veritas Technologies, brauchen Firmen für neue Arbeitsweisen eine gesunde Fehlerkultur. (Bild: Veritas Technologies)Angestellte vertuschen oft grobe Fehler beim Umgang mit Dateien. Das zeigt jetzt eine Studie von Veritas Technologies. Demnach hat jeder Büroangestellte in Deutschland im vergangenen Jahr versehentlich den Verlust von durchschnittlich 27 Dokumenten verursacht. Die Befragung von insgesamt 11.500 Büroangestellten in Deutschland, Frankreich, Großbritannien, den USA, Australien, China, Singapur, Südkorea und den Vereinigten Arabischen Emiraten bezog sich auf Dateien in Cloud-Anwendungen. Sie lässt aber durchaus Rückschlüsse auf den Umgang mit Dateien in anderen Systemen zu und gibt vor allem interessante Anhaltspunkte, warum Angestellte diese Fehler vertuschen.

Der Veritas-Studie zufolge sind oft Anwendungsfehler oder Unachtsamkeit die Ursache für den Dateiverlust. Zum Beispiel gab über die Hälfte der Befragten in Deutschland (54 Prozent) zu, dass sie schon einmal gemeinsam genutzte Dateien wie Word- oder Excel-Dokumente sowie Präsentationen versehentlich gelöscht haben. 23 Prozent der Befragten passiert dies mehrmals pro Woche, 20 Prozent sogar täglich.

14 Prozent der deutschen Studienteilnehmer haben zudem schon mindestens einmal aus Versehen personenbezogene Daten gelöscht. Bei 18 Prozent verschwanden HR-Informationen, etwa Angaben zu Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Beschäftigungsverhältnissen, und in 16 Prozent der Fälle gingen Kundendaten verloren.

Angst und Scham

Diese Anwendungsfehler kommen in vielen Fällen gar nicht ans Tageslicht – auch weil die Verursacher sie zu vertuschen suchen. In Deutschland gaben dies 40 Prozent der Umfrageteilnehmer zu. 37 Prozent sagten, dass ihren Fehler niemand bemerkt habe. Bei 63 Prozent wurden die Fehler dagegen entdeckt. Allerdings war es da oft schon zu spät: In 16 Prozent aller Vorfälle waren die Dateien bereits für immer verloren.

35 Prozent der Befragten meldeten den Fehler, der zum Verlust von Dateien führte, nicht, weil sie sich dafür geschämt haben. 17 Prozent fürchteten persönliche Konsequenzen. Sieben Prozent hatten bereits schon einmal Ärger mit ihrer IT-Abteilung und wollten weiteren Ärger vermeiden.

Wut und Verzweiflung

Allerdings nehmen die Befragten den Verlust von Dateien ihres Arbeitgebers durchaus nicht auf die leichte Schulter. Laut Umfrage wird solch ein Vorfall als stressiger empfunden als ein Vorstellungsgespräch.

42 Prozent der befragten Deutschen fluchen eigenen Angaben zufolge, wenn ihnen in der Cloud gemeinsam genutzte Dateien verloren gehen. Elf Prozent haben aus Wut darüber schon einmal etwas kaputt geschlagen und 15 Prozent sind in Tränen ausgebrochen. 

»In Deutschland speichern 38 Prozent der Büroangestellten Daten in Cloud-Ordnern, die die IT für sie angelegt hat«, berichtet Eric Waltert, Regional VP DACH bei Veritas Technologies, aus den Studienergebnissen. »23 Prozent nutzen Ordner, die mit der Cloud synchronisiert werden und 19 Prozent speichern Informationen in Cloud-Ordnern, die sie mit ihren Teams teilen. Je mehr Mitarbeiter auf die Cloud zugreifen, desto mehr Möglichkeiten haben einzelne Personen, die Schuld von sich auf andere abzuwälzen.«

Seiner Ansicht nach brauchen Firmen für neue Arbeitsweisen eine gesunde Fehlerkultur. »Unternehmen dürfen ihren Mitarbeitern nicht die Schuld geben, wenn sie diese Informationen unabsichtlich löschen oder es Hackern aus Versehen ermöglichen, Daten zu kapern«, fordert Waltert. »Es gibt oft nur ein kurzes Zeitfenster, um gelöschte oder beschädigte Daten in der Cloud zu retten. Führungskräfte sollten ihre Mitarbeiter daher aufklären und sie schulen, solche Fälle so schnell wie möglich dem IT-Team zu melden, damit es sofort handeln kann. Aus unserer Studie geht klar hervor, dass Strafen hier der falsche Weg wären.«

Mangelndes Wissen

Die Untersuchung hat zudem gezeigt, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oft nicht wissen, ob und wie sich verlorene Daten wiederherstellen lassen. 94 Prozent aller Umfrageteilnehmer in Deutschland glauben, dass dies möglich ist. Möglicherweise leiten sie das von bewährten und länger bekannten internen Systemen ab. Die Annahme, dass der mögliche Schaden gering ist, könnte auch ein Grund sein, warum sie den Vorfall vielfach lieber vertuschen, statt ihn zu melden und sich dafür Ärger einzuhandeln.

Allerdings ist das zumindest in Bezug auf Cloud-Dienste eine Fehlannahme: »In der Regel stellen die Cloud-Anbieter bei ihren Standarddiensten auch klar, dass das Unternehmen für den Schutz seiner Daten selbst die Verantwortung trägt. Daten in der Cloud zu speichern, macht sie nicht automatisch sicher«, warnt Waltert.

Microsoft spricht bei seinen Diensten, etwa dem zu Microsoft 365 gehörigen Sharepoint-Angebot, von »Shared Responsibility« und hat inzwischen sehr genau dargelegt, welche Aufgaben es übernimmt und worum sich Kunden selber kümmern müssen. Veritas ist einer der Anbieter, der mit seinen Produkten zum Beispiel im Bereich Backup und Recovery Anwendern hilft, ihren Teil der Verantwortung wahrzunehmen.



Special
»ECM-News«
powered by:
ELO