06.08.2019 (as)
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Cocq beschleunigt Verarbeitung von Eingangsrechnungen bei Hauni

  • Inhalt dieses Artikels
  • Service Level Agreements sichern Qualität
  • Erweiterte Geschäftsbeziehung

Cocq Datendienst erledigt für Hauni die automatische Verarbeitung der Rechnungen (Bild: Cocq Datendienst)Cocq Datendienst erledigt für Hauni die automatische Verarbeitung der Rechnungen (Bild: Cocq Datendienst)Seit Cocq Datendienst die Rechnungseingangsverarbeitung für Hauni Maschinenbau übernommen hat, profitiert das Unternehmen von schnelleren Abläufen, da es manuelle Tätigkeiten reduzieren konnte. Das jährlich zu verarbeitende Volumen wird mit etwa 180.000 Rechnungen beziffert. Dazu gehören auch Belege des Tochterunternehmens Universelle Engineering U.N.I sowie der ebenfalls mit ihr verbundenen Hauni Primary und der Baltic Metalltechnik.

Cocq holt an jedem Werktag die Papierrechnungen von Hauni ab und digitalisiert diese anschließend in ihrer Produktionsstätte mit Hochleistungsscannern. Darüber hinaus werden die bereits elektronisch per E-Mail eintreffenden Rechnungen von Lieferanten in den speziell für Hauni aufgesetzten Verarbeitungsprozess im Hause Cocq importiert. Hierbei extrahiert Cocq relevante Rechnungsinformationen und Positionsdaten, gleicht diese mit allen vorhandenen SAP-Stammdaten ab und liefert validierte Rechnungsdaten im XML-Format zum direkten SAP-Import. Eventuelle Abweichungen erhält Hauni vor der Bezahlung mit individuellen Fehlercodes zur manuellen Prüfung.

Service Level Agreements sichern Qualität

Die Leistungen unterliegen einem 24-Stunden-Service-Level-Agreement mit einer 99,9 prozentigen Qualität auf Feldebene. Aufgrund der Daten, die Cocq liefert, können Rechnungen automatisch zur Zahlung weitergeleitet werden.

Bevor Cocq die Rechnungseingangsverarbeitung übernahm, hatte Hauni die Rechnungen bereits gescannt, jedoch war die Erkennungsrate deutlich geringer und die einzelnen Positionen mussten manuell zugewiesen werden. Somit stellte sich bereits in den ersten Tagen, nachdem Cocq die Eingangsrechnungsverarbeitung übernommen hatte, heraus, dass die für das Vorkontieren der Rechnungen erforderlichen Zeitaufwände deutlich gesunken waren. Da der Abgleich mit den Bestellungen meist ohne Beanstandung erfolgreich verlief, konnte ein Großteil der Rechnungen direkt zur automatischen Bezahlung weitergeleitet werden. Schon im ersten Monat der Zusammenarbeit konnte so die automatische Freigabequote von Hauni auf das Vierfache des Vormonats gesteigert werden. »Die Verarbeitungszeiten lagen bereits in den ersten Wochen im einstelligen Stundenbereich. Das heißt, morgens eingegangene Rechnungen befanden sich schon wenige Stunden später zur Bearbeitung im System«, bestätigt Julia Beatrice Bolloff-Albrecht, Group Manager Accounts Payable bei der Hauni Maschinenbau.

Erweiterte Geschäftsbeziehung

Die Übernahme der Eingangsrechnungsverarbeitung für Hauni erweitert die bisherige Geschäftsbeziehung zu Cocq, die bereits seit mehreren Jahren besteht. So digitalisiert der Dienstleister seit 2003 Lieferscheine und Belege des Wareneinkaufs. 2017 hat Hauni außerdem die Erfassung von Reisekosten-Unterlagen an Cocq delegiert.




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