08.07.2013 (eh)
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DMS-/ECM-Lösung »amagno 4« vor dem Start

  • Inhalt dieses Artikels
  • Klick-Füllen: schnelleres Erfassen von strukturierten Informationen
  • Klick-Finden: Surfen durch die Unternehmensinhalte
»amagno 4« erfasst Informationen noch schneller (Bild: Amagno)
»amagno 4« erfasst Informationen noch schneller (Bild: Amagno)
Noch im Laufe des Juli möchte das Oldenburger Startup-Unternehmen amagno die neue Version seiner Dokumenten- und Enterprise-Content-Management-Lösung (DMS/ECM) für mittelständische Unternehmen veröffentlichen. Highlights von »amagno 4« (Codename »Lightswitch«) sind das besonders schnelle Erfassen von Informationen zu Unternehmensdokumenten (»Klick-Füllen«) und eine neuartige Navigation durch Unternehmensinhalte (»Klick-Finder«).

Amagno hat sich bei seiner DMS-/ECM-Lösung bekanntermaßen auf effizientes Arbeiten mit Dateien, E-Mails und Belegen fokussiert. Der Schlüssel dafür sind digitale Magnete, mit der das DMS die Ablage und Zuordnung zu verschiedenen Themen weitgehend automatisiert. Für dieses Konzept wurde amagno mehrfach prämiert, unter anderem auf der »CeBIT 2012« mit dem »Innovationspreis IT Mittelstand« für das Land Niedersachsen. 2013 wurde Amagno als eine von zehn wichtigen Startups der Messe auf der offiziellen CeBIT-Pressekonferenz vorgestellt.

»Unser Ziel ist es, die Informationslogistik in Unternehmen, Teams und Abteilungen in eine moderne Zeit zu führen. Dateien, Belege und E-Mails müssen zentral, zusammenhängend und aus jeder Anwendung heraus sofort abrufbar bereitgestellt werden«, sagt Jens Büscher, Geschäftsführer von Amagno. »Ein Unternehmen ist umso effektiver, je schneller seine Beschäftigten Informationen für Geschäftsentscheidungen, Auskünfte und ihre Aufgaben erhalten und je kontrollierter sie zusammenarbeiten. Mit unserem kommenden Release 4 schaffen wir hierfür neue Möglichkeiten der Informationstransparenz.«

Klick-Füllen: schnelleres Erfassen von strukturierten Informationen

Die digitalen Magnete von Amagno ordnen auf Basis der Volltextinformationen Dateien, gescannte Belege und E-Mails verschiedenen Themen zu. Das neue Klick-Füllen ermöglicht das schnelle Erfassen von strukturierten Informationen wie Belegdatum, Kunden- oder Projektnummer.

Die Lösung zeigt die Vorschau zu hunderten Dateiformaten. Sind Formularfelder auszufüllen, führt das DMS eine schnelle Texterkennung der Seiten durch – und zwar für alle Dateiformate, ob Scans, Office-Dokumente oder CAD-Zeichnungen. Sobald der Anwender den Mauszeiger über die Vorschau bewegt, markiert Amagno die Begriffe farbig. Ein Mausklick genügt, um das Formularfeld mit dem oder den markierten Begriffen auszufüllen. Damit bietet Amagno nicht nur die Volltextsuche in unterschiedlichen Dateiformaten, sondern erlaubt auch die schnelle Erfassung strukturierter Informationen für die integrierte Suche und die digitalen Magnete.

Die aus dem Klick-Füllen gewonnenen Informationen eignen sich für die Weiterverarbeitung in Drittsystemen (ERP, FIBU, etc.) und dienen als Entscheidungsgrundlage für die Steuerung von Geschäftsprozessen. Gleichzeitig sind sie eine gute Grundlage für das zweite neue Highlight von Amagno 4, das Klick-Finden.

Klick-Finden: Surfen durch die Unternehmensinhalte

Das größte Chaos beginnt oft mit der Ablage von Informationen. Mitarbeiter suchen Inhalte zu verschiedenen Kontexten, zum Beispiel zu Kunden, Projekten oder Themen, wissen aber nicht, in welchen Ordnern diese abgelegt sind. Es kommt zu Redundanzen und Qualitätsverlust bei der Recherche. Mit seinen digitalen Magneten wirkt Amagno gegen diese Ablageproblematik, denn ein Inhalt wird darüber automatisch verschiedenen Themen zugeordnet. Im Gegensatz zum Dateisystem ist die Ablage somit sicher und fachlich richtig. Sie berücksichtigt dabei auch gescannte Belege und E-Mails, wodurch laut Anbieter Insellösungen beendet werden.

Neben der Volltextsuche hat amagno mit dem neuen Klick-Finden eine völlig neue Art entwickelt, das Auffinden relevanter Inhalte zu vereinfachen. Dabei wurde insbesondere die Tatsache berücksichtigt, dass es mehrere Wege zum Ziel gibt. Die Mitarbeiter können selbst entscheiden, ob sie eine Suche nach einem Datum, einem Dateityp oder einem Kunden starten, und dies jeweils in Kombinationen eingrenzen. Das Klick-Finden bietet beliebige Startpunkte zum Surfen durch die Inhalte. Damit könne jeder Benutzer seinen idealen Weg zur gesuchten Informationen bestimmen.

Das Klick-Finden unterstützt dabei sofort neue Inhalte. Nach dem Erfassen von Belegen, zum Beispiel über das neue Klick-Füllen, seien diese sofort in einer Recherchestruktur auffindbar, ohne dass auch nur ein Ordner oder digitaler Magnet erstellt wurde. Das manuelle Erstellen von Strukturen sei dadurch in fast allen Fällen nicht mehr notwendig.

Das neue Release wird es für Bestandskunden als kostenfreies Update geben.

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