Dropbox ermöglicht PDF-Bearbeitung ohne zusätzliche Tools

Die Trennung der in Dropbox gesicherten und den über Dropbox geteilten Dateien soll versehentliches Überschreiben verhindern (Bild: Dropbox)

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Die Trennung der in Dropbox gesicherten und den über Dropbox geteilten Dateien soll versehentliches Überschreiben verhindern (Bild: Dropbox)

Dropbox will schon länger nicht mehr nur Ablageplatz für Dateien sein, sondern baut sein Angebot um Funktionen und Zusatzprodukte aus, die Firmen helfen, digitale Inhalte zu organisieren, aufzufinden und zu nutzen. Dazu wurden 2021 zum Beispiel die Tools »Dropbox Capture« und »Dropbox Replay« eingeführt.

Dropbox Capture ermöglicht Screen Recording und soll Teammitgliedern helfen, ihre Arbeiten und Ideen asynchron zu teilen. Statt E-Mails und Dokumenten lassen sich damit kurze Videobotschaften aufzeichnen und bereitstellen, die eine schnellere Kommunikation mit dem Team erlauben

Dropbox Replay soll die pandemiebedingt stark zugenommene Videokommunikation erleichtern. Denn einerseits wurden immer mehr Videodateien bei Dropbox abgelegt, andererseits bereitete der Umgang mit diesen teilweise sehr großen Dateien in unterschiedlichen Videoformaten bei geringen Bandbreiten im Homeoffice Probleme. Dropbox Replay erlaubt das Abspielen unterschiedlicher Formate innerhalb der Dropbox-Anwendung. Außerdem lässt sich Feedback direkt beim Video geben – nicht auf anderen Wegen wie E-Mails oder in Text-Dokumenten.

Einfache und unkomplizierte Zusammenarbeit als Ziel

Diese Bemühungen, einfachere und unmittelbarere Kollaboration innerhalb der eigenen Anwendung zu ermöglichen, führt Dropbox mit den aktuellen Neuerungen fort. Sie sollen im wesentlichen die Arbeit beschleunigen und Sicherung oder Wiederherstellung digitaler Dateien vereinfachen: Konkret gibt es Neuerungen bei »Dropbox Backup«, »HelloSign«-Vorlagen, den »DocSend«-Dashboard-Analysen sowie der PDF-Bearbeitung innerhalb von Dropbox. Außerdem startete nun – zunächst allerdings nur in den USA – die offene Beta des im Oktober angekündigten »Dropbox Shop. Darüber sollen sich digitale Inhalt, etwa Bilder, Audiodateien oder Videos, vermarkten lassen.

Dropbox Backup mit neuen Funktionen

Dropbox Backup bewirbt Dropbox als Alternative zu anderen Backup-Tools. Bis es alle in Unternehmen geforderten Möglichkeiten bietet, wird es zwar noch eine Weile dauern, aber der Anbieter arbeitet daran. Dropbox Backup ist für alle Abo-Varianten verfügbar. Basic-Nutzer können Dropbox Backup als eigenständiges Angebot hinzubuchen.

Neu bei Dropbox Backup sind unter anderem der Ablauf für die Wiederherstellung und Einstellungen für die Verwaltung der Backups auf dem Computer. So lassen sich nun der Fortschritt von Backup-Prozessen, der Verlauf und die Priorisierung bestimmter Dateien zentral über den Desktop verwalten. Die Trennung der in Dropbox gesicherten und den über Dropbox geteilten Dateien soll ein versehentliches Überschreiben des Notfall-Backups verhindern. Außerdem wurde der Vorgang vereinfacht, mit dem sich Dateien aus dem Cloud-Backup wiederherstellen lassen.

HelloSign bekommt Vorlagenfunktion

Um eSignatur-Prozesse zu beschleunigen, lassen sich häufig verwendete Dokumente im Dropbox-Konto in Vorlagen verwandeln (Bild: Dropbox)

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Um eSignatur-Prozesse zu beschleunigen, lassen sich häufig verwendete Dokumente im Dropbox-Konto in Vorlagen verwandeln (Bild: Dropbox)

Ganz neu ist die Funktion »HelloSign-Vorlagen«. Die eSignatur-Lösung »HelloSign« gibt es dagegen schon länger. Die Vorlagenfunktion soll nun jedoch eSignature-Anfragen optimieren. Dazu lassen sich häufig verwendete Dokumente noch im Dropbox-Konto in Vorlagen verwandeln. Solche Vorlagen werden direkt in Dropbox erstellt, gespeichert und versendet. Das beschleunigt laut Anbieter zum Beispiel die Formatierung umfangreicher Dokumente, die häufig an unterschiedliche Empfänger gesendet werden. Das können etwa Angebote, Leistungsbeschreibungen oder Verträge und Vertraulichkeitsvereinbarungen sein.

Die Dokumente lassen sich nun auch während des gesamten Signatur-Lebenszyklus verfolgen. Dazu sind automatische Erinnerungs-E-Mails möglich. Die signierten Dokumente werden automatisch in Dropbox gespeichert und organisiert. Aktuell stehen diese Möglichkeiten ausgewählten Nutzern der Beta-Version offen. In den kommenden Wochen sollen sie dann für alle Nutzer verfügbar werden.

Einfachere PDF-Bearbeitung

Die Zahl der auf Dropbox freigegebenen PDF-Dateien ist 2021 um 40 Prozent angestiegen. Dadurch entsteht der Bedarf, diese Dateien auch direkt in Dropbox zu bearbeiten. Durch eine Kooperation mit Adobe ist die Bearbeitung aus Adobe-Apps heraus schon seit mehreren Jahren möglich – auch unter iOS und Android. Nun geht Dropbox aber dazu über, PDF-Bearbeitung ohne Apps von Dritten zu ermöglichen.

Aktuell beschränkt sich das noch auf das Erstellen mehrerer PDF-Versionen. Nutzer können dazu etwa PDF-Seiten neu anordnen, einfügen, drehen und löschen, interaktive Formulare ausfüllen oder mehrere Versionen verwalten, indem sie PDF-Dateien als Kopie oder als Ersatz für das Original abspeichern. Auch die PDF-Bearbeitung kann zunächst von ausgewählten Usern in einer Beta-Version genutzt werden. Und auch sie wird in den nächsten Wochen für alle Nutzer verfügbar.

About the Author: Peter Marwan