08.09.2016 (eh)
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E-Book von M-Files klärt über unkontrolliertes File-Sharing auf

  • Inhalt dieses Artikels
  • File-Sharing-Plattformen fördern das ohnehin größer werdende Informations- und Versionschaos
  • ECM-Lösung von M-Files hat File-Sharing-Funktion integriert

Kostenloses E-Book klärt über File-Sharing-Gefahren und Alternativen auf (Bild: M-Files)Kostenloses E-Book klärt über File-Sharing-Gefahren und Alternativen auf (Bild: M-Files)Ein altbekanntes Problem: Zu viele Unternehmensmitarbeiter nutzen private File-Sharing-Plattformen auch zum Teilen von sensiblen Geschäftsinformationen. Eine aktuelle Studie bestätigt dies erneut, und dass dies eben ein enormes Sicherheitsrisiko für Unternehmen darstellt. M-Files, ein Anbieter von Lösungen, die das Management von Dokumenten und anderen Informationen drastisch verbessern, warnt auf Grundlage der aktuellen Untersuchung eindringlich vor den Risiken von unkontrolliertem File-Sharing in Unternehmen.

In der breit angelegten Untersuchung wurden Mitarbeiter von Unternehmen zu ihren Gewohnheiten bei der Dateifreigabe und -synchronisation befragt. Demnach nutzt fast die Hälfte der Anwender private File-Sharing-Anwendungen wie Dropbox, OneDrive, Box oder Google Drive zur Ablage oder zum Austausch geschäftlicher Informationen. Sogar vertrauliche oder sensible Daten werden auf diesem Weg anderen zugänglich gemacht. Dieses Vorgehen erzeugt erhebliche Risiken für Unternehmen.

File-Sharing-Plattformen fördern das ohnehin größer werdende Informations- und Versionschaos

Dateien, die auf privaten File-Sharing-Anwendungen gespeichert werden, sind jeglicher Kontrolle durch das Unternehmen entzogen – es besteht die Gefahr, dass Geschäftsdaten möglicherweise sogar unbemerkt abfließen. Ein weiteres Problem neben dem Sicherheitsaspekt ist nach Ansicht von M-Files das Risiko, dass File-Sharing-Plattformen mit ihren eigenen Ablagestrukturen und Repositories erheblich zu dem ohnehin immer größer werdenden Informations- und Versionschaos sowie zur Entstehung von Dubletten beitragen.

Die Untersuchung zeigt außerdem, dass immerhin einem Viertel der Befragten bewusst ist, dass dem Unternehmen durch dieses Vorgehen Probleme und Schäden in Form von Verlust vertraulicher Informationen oder Verstöße gegen Compliance-Auflagen entstehen können. Ein Zeichen dafür, dass der Bedarf für Möglichkeiten des File-Sharing im Tagesgeschäft schon sehr hoch sein muss, und es offenbar an geeigneten Alternativen mangelt, wenn diese Risiken wider besseren Wissens eingegangen werden.

ECM-Lösung von M-Files hat File-Sharing-Funktion integriert

M-Files ist der Meinung, dass die vermehrt angebotenen dedizierten Enterprise-File-Sharing-Plattformen, die eine Art »Dropbox-Lösungen« aus dem eigenen Haus umsetzen, zwar die Sicherheitsbedenken reduzieren, jedoch das Problem nur zur Hälfte lösen. Diese Plattformen erzeugten typischerweise eine Dublette von jedem geteilten Dokument. Damit stelle sich für die Nutzer immer wieder die Frage, welche Version einer Datei nun eigentlich die aktuellste ist.

»Wenn man sich die Menge der Schadensfälle ansieht, sollten Unternehmen dringend handeln. Sie sollten den Nutzern eine sichere Alternative anbieten und die Nutzung privater File-Sharing-Plattformen für geschäftliche Zwecke untersagen«, erklärt Jan Thijs van Wijngaarden, Vertriebsleiter Deutschland bei M-Files. »Eine ECM-Lösung wie M-Files, die eine File-Sharing-Funktion integriert hat und aus der Dateien sicher ohne Dublettenbildung freigegeben werden können, löst das Problem an der Wurzel.«

In einem kostenlos herunterladbaren E-Book mit dem Titel »Die Risiken von unkontrolliertem File Sharing« stellt M-Files die Ergebnisse der aktuellen Studie sowie die Gefahren, die dadurch für die Unternehmen entstehen, ausführlich vor. Das Dokument enthält außerdem konkrete Maßnahmenempfehlungen für Unternehmen sowie eine Checkliste, worauf bei der Wahl eines geeigneten ECM-/DMS-Systems zu achten ist.

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