02.09.2013 (eh)
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Fujitsu-Scanner schicken Dokumente direkt in Dropbox

  • Inhalt dieses Artikels
  • Virtueller »Rack2-Filer«-Aktenschrank umfasst sechs Reihen mit jeweils 42 digitalen Ordnern
  • »ScanSnap Deluxe«-Versionen sind auch mit »Magic Desktop« ausgestattet
Der digitale Aktenschrank von »Rack2-Filer Smart« (Bild: PFU/Fujitsu)
Der digitale Aktenschrank von »Rack2-Filer Smart« (Bild: PFU/Fujitsu)
Mit diversen Fujitsu-Scnnern wird schon länger das Paket »Rack2-Filer« von der Fujitsu-Tochter PFU mitgeliefert; hierbei handelt sich ein auf die Scanner abgestimmtes Tool zum Erstellen eines übersichtlichen Ordnungssystems für Dateien. Die Archivstruktur bildet in der intuitiv bedienbaren Oberfläche den Umgang mit realen Akten nach. Das Tool gibt es jetzt in der Version »Rack2-Filer Smart«, mit dem sich die digitalen Akten im lokalen Netzwerk sowie in Cloud-Storage-Services wie Dropbox oder SugarSync speichern und über mobile Endgeräte nutzen lassen.

Für den mobilen Einsatz stehen für das Tool Apps für die Betriebssysteme Apple iOS und Android kostenlos zur Verfügung. Fujitsu betont, dass sich Rack2-Filer Smart sowohl für das Dokumentenmanagement in größeren Büroumgebungen als auch im Heimbüro eignet.

Virtueller »Rack2-Filer«-Aktenschrank umfasst sechs Reihen mit jeweils 42 digitalen Ordnern

Mit den Fujitsu-»ScanSnap«-Scannern und Rack2-Filer Smart können Anwender per Knopfdruck Dokumente vom Visitenkartenformat bis zu A3 direkt in den geöffneten elektronischen Ordner scannen. Jede der sechs Reihen des virtuellen Aktenschranks fasst 42 digitale Ordner, die wiederum Platz für 500 Blätter bieten. In die 20 verfügbaren Aktenschränke lassen sich somit mehr als fünf Millionen digitale Seiten einsortieren – und das mit deutlich weniger Aufwand als bei der Papier-Variante.

Das Bildschirmdesign von Rack2-Filer Smart entspricht einem klassischen Aktenschrank. Dadurch soll die Bedienung der digitalen Ablage besonders einfach werden – auch für Benutzer, die noch nicht mit digitalem Dokumentenmanagement vertraut sind. Die elektronischen Ordner lassen sich so anordnen, dass die beschrifteten Rückseiten sichtbar sind. Durch Mausklick kann der Anwender in den Ordner-Dateien wie in einer Papierablage blättern.

Ein deutlicher Unterschied zeigt sich allerdings in der Verfügbarkeit und den Bearbeitungsoptionen: Anwender können die Daten im lokalen Netzwerk und über Cloud-Services mit anderen Benutzern teilen. Zahlreiche Bearbeitungswerkzeuge wie die Index- oder Memofunktion dürften das Organisieren der abgelegten Seiten erleichtern. Dank der offenen Stichwortsuche sollten die Dokumente in den Ordnern schnell auffindbar sein. Virtuelle Bücherregale lassen sich über WLAN auf das mobile Gerät importieren und dort ansehen, durchsuchen, bearbeiten und mit Kommentaren versehen.

»ScanSnap Deluxe«-Versionen sind auch mit »Magic Desktop« ausgestattet

Alle »ScanSnap Deluxe«-Versionen sind sowohl mit Rack2-Filer Smart als auch mit der Software »Magic Desktop« ausgestattet. Mit Magic Desktop können Anwender digitale Dateien aus verschiedenen Quellen zusammenführen, zum Beispiel Fotos, die sie im iPad/iPhone oder auf einem Android-Gerät aufgenommen haben, Diskussionen aus Social-Media-Kanälen wie Facebook oder Grafiken und Dokumente. Die Dateien lassen sich auf einem virtuellen Desktop oder Clipboard exportieren und dort kategorisieren, organisieren, projektweise bearbeiten und in virtuellen Ordnern in Rack2-Filer Smart speichern.

Anwender, die kein Deluxe-Modell besitzen, können die Software Rack2-Filer Smart für 190 Euro sowie eine Version inklusive Magic Desktop für 207 Euro. Das Upgrade für die Vorgänger-Versionen von Rack2-Filer kostet 77 Euro. Eine Testversion steht wie üblich zum Herunterladen bereit.

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