14.08.2013 (eh)
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Iron Mountain zeigt europäischen Aufbewahrungsleitfaden

  • Inhalt dieses Artikels
  • Viel zu viele Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen
  • Zu Unternehmen bewahren einfach alle Dokumente auf
  • Aufbewahrungsleitfaden ist kostenlos herunterladbar

Viele Unternehmen sind verunsichert. Die Gesetzeslage über die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten ist komplex. Und wird dagegen verstoßen, durch zu frühe Vernichtung oder auch zu langer Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, drohen hohen Geldstrafen. Anlass für den Informationsmanagement-Dienstleister Iron Mountain und die Anwaltskanzlei De Brauw Blackstone Westbroek, einen europäischen Leitfaden zu veröffentlichen, der Unternehmen eine Übersicht zu den Aufbewahrungsfristen in 15 europäischen Ländern bietet, darunter auch Deutschland und Österreich.

Immerhin hat eine Studie von PwC und Iron Mountain aufgrund der rechtlichen Komplexität ergeben, dass 26 Prozent der deutschen Unternehmen rechtlichen Rat einholen, wenn es um die Aufbewahrung beziehungsweise Vernichtung von Dokumenten geht.

Viel zu viele Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen

Jedes Unternehmen ist laut Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Für steuerrechtlich relevante Dokumente gilt laut Abgabenordung (AO) je nach Dokumententyp eine Frist von sechs oder zehn Jahren. Neben diesen Rechtsnormen finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen – zum Beispiel im Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG) oder Aktiengesetz (AktG). Die Frist für die Archivierung von Dokumenten beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Einträge im jeweiligen Dokument vorgenommen wurden.

Mit dem von den Regierungsfraktionen CDU/CSU und FDP vorgelegten Gesetzesentwurf zur Verkürzung der Aufbewahrungsfristen sollten die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Unternehmen ab 2013 von zehn Jahren auf acht und ab 2015 auf sieben Jahre verkürzt werden. Die Änderungen des derzeit aus wahltaktischen Gründen auf Eis gelegten Gesetzestextes hätten laut Bundesregierung ab 2015 bei Unternehmen zu einem Einsparpotential von 2,5 Milliarden Euro geführt.

Zu Unternehmen bewahren einfach alle Dokumente auf

Denn eine zu lange Aufbewahrung von Dokumenten kostet Unternehmen Geld. Verunsicherung und die Sorge vor Strafen trägt aber anscheinend zur Hortung von Dokumenten bei: Studien von Iron Mountain zeigen, dass 46 Prozent der deutschen Unternehmen schlicht und einfach all ihre Dokumente für den Fall der Fälle aufbewahren.

»Vielen Unternehmen fehlt die Zeit und die fachliche Unterstützung, um sich mit dem Thema Aufbewahrungsfristen genauer auseinanderzusetzen. Dank des Leitfadens können Unternehmen die Fristen schnell überblicken«, erklärt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer von Iron Mountain Deutschland. »Der europäische Leitfaden, der in Zusammenarbeit mit der international tätigen Anwaltskanzlei De Brauw Blackstone Westbroek entstanden ist, bietet nicht nur eine Übersicht zu den jeweils geltenden Gesetzen, sondern stellt anhand praktischer Tipps vor, wie Unternehmen die Anforderungen an Dokumentenaufbewahrung erfüllen können.«

Aufbewahrungsleitfaden ist kostenlos herunterladbar

Der Aufbewahrungsleitfaden bietet eine Übersicht zu folgenden Typen von Unternehmensdokumenten: allgemeine Unternehmensdokumente, wie zum Beispiel Geschäftskorrespondenzen oder Prüfungsberichte; steuerrechtlich relevante und buchhalterische Dokumente; Lohnabrechnungen; Personalunterlagen; Krankenakten; Transportaufzeichnungen; Umweltauflagen betreffende Dokumente; Versicherungspolicen; Beschaffungsunterlagen; Verträge und Vereinbarungen. Der Aufbewahrungsleitfaden ist kostenlos herunterladbar, eine Registrierung ist indes obligatorisch.

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