20.05.2022 (as)
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»ONLYOFFICE« verbessert Dokumentenmanagement und Weiteres

  • Inhalt dieses Artikels
  • Verbessertes Dokumenten- und Team-Management
  • Einfacher Umstieg von »Google Workspace«, »Nextcloud« und »ownCloud«
  • Überarbeiteter Viewer und Konvertierungs-Funktion

Teil der Dokumentenmanagement-Neuerungen ist ein filigraneres Berechtigungssystem (Bild: Onlyoffice)Teil der Dokumentenmanagement-Neuerungen ist ein filigraneres Berechtigungssystem (Bild: Onlyoffice)Die quelloffene Online-Office-Lösung »ONLYOFFICE« von Ascensio System SIA zählt laut dem lettischen Anbieter über 7 Millionen Benutzerinnen und Benutzer weltweit. Nun veröffentlicht das Softwareunternehmen ein umfangreiches Update für die Kollaborationsplattform »ONLYOFFICE Workspace 12.0« und die Dokumenten-Editoren »ONLYOFFICE Docs 7.1«. Mit dem Update sollen Teams künftig effizienter gemeinsam an der Verwaltung von Projekten und Dokumenten arbeiten können.

Onlyoffice Docs 7.1 führt Verbesserungen für die Arbeit mit Dokumenten, Tabellen und Präsentationen ein. Zudem ist Onlyoffice Docs vollständig ARM-kompatibel und profitiert somit von der hohen Leistung, Energieeffizienz und integrierten Sicherheit, die die ARM-Architektur bietet. Weiterhin können Nutzende dank einer neuen Konvertierungsoption von PDF zu DOCX und des überarbeiteten Viewers für PDF-, XPS- und DjVu-Dateien bei der Arbeit mit PDF-Dateien auf Drittanwendungen verzichten. Darüber hinaus erweitert das Update das Funktionsspektrum der Online- und Desktop-Editoren und ergänzt beispielsweise den Tabelleneditor um eine Druckvorschau oder den Präsentationseditor um die Möglichkeit, Animationen hinzuzufügen und zu bearbeiten.

Verbessertes Dokumenten- und Team-Management

Onlyoffice Workspace 12.0 enthält Verbesserungen, die das Verwalten und Teilen von Dokumenten vereinfachen. So wurde die Benutzeroberfläche beim Teilen von Dokumenten intuitiver gestaltet und um zusätzliche Optionen ergänzt, die es ermöglichen, die Bearbeitungsrechte anderer User noch granularer einzustellen oder Standard-Freigaberechte festzulegen.

Zentrale Neuerung im Bereich Team-Management ist die Möglichkeit, Adressbücher auf Basis des quelloffenen »CardDAV«-Protokolls zu erstellen, welche die Daten von Portalbenutzern verwenden. Ändern sich die Benutzerdaten im Portal, aktualisiert sich der entsprechende CardDAV-Eintrag automatisch. Weiterhin besteht die Möglichkeit, dass Nutzende ihre AppleID oder ihren Microsoft-Account verwenden, um sich darüber in das Workspace-Portal einzuloggen.

Im Modul »Kalender« können Nutzerinnen und Nutzer beim Erstellen von Kalendereinträgen nun den Beschreibungstext formatieren sowie Listen, Hyperlinks und Dateianhänge hinzufügen. Ebenso wurden die Projektberichte überarbeitet, sodass Berichte nun auch für bestimmte Zeiträume erstellt werden können.

Einfacher Umstieg von »Google Workspace«, »Nextcloud« und »ownCloud«

Onlyoffice Workspace bietet einfache Migrationsmöglichkeiten von anderen Lösungen (Bild: Openoffice)Einfache Migrationsmöglichkeiten von anderen Lösungen (Bild: Openoffice)Benutzer von Google Workspace, welche gern auf eine selbstgehostete Onlyoffice-Instanz wechseln möchten, erhalten mit Onlyoffice Workspace 12.0 eine einfache Möglichkeit, ihre Daten zu migrieren. Dies ist im Control Panel per Import eines Google-Backups möglich und umfasst auch Nutzerprofile, Kontakte und Dateien. Die Migrationsoption ist auch für »Nextcloud« und »ownCloud« verfügbar.

Mit dem neuen Update führt Onlyoffice IMAP-Synchronisierung für Mails sowie eine Back-Up-Funktion für die Mailserver-Datenbank hinzu. Darüber hinaus können Nutzende beim Versenden einer Mail ab sofort eine Lesebestätigung anfordern sowie andere Nutzende per sogenannter »@-Erwähnung« markieren, welche dann automatisch der Empfängerliste hinzugefügt werden.

Zudem ist es nun in den Benutzerprofilen von Onlyoffice Workspace 12.0 möglich, eine Liste der aktiven Verbindungen zu überprüfen, die für den Zugriff auf das Portal verwendet wurden. Die Verbindungsinformationen umfassen Betriebssystem und Browser, Uhrzeit, IP-Adresse und Standort. Stellen Nutzende ungewöhnliche Aktivitäten fest, können sie bestimmte Verbindungen beenden und ihr Passwort sofort ändern. Auch Administratoren haben die Möglichkeit, alle aktiven Verbindungen eines Nutzenden zu kappen.

Überarbeiteter Viewer und Konvertierungs-Funktion

Onlyoffice 7.1 mit einem neuen Reiter für Ansicht (Bild: Onlyoffice)Onlyoffice 7.1 mit einem neuen Reiter für Ansicht (Bild: Onlyoffice)In Onlyoffice Docs 7.1 gespeicherte PDF-Dateien lassen sich in DOCX-Dateien oder alle anderen verfügbaren Formate konvertieren.  Zudem wurde der integrierte Viewer für PDF-, XPS- und DjVu-Dateien überarbeitet, so dass er Dateien nun clientseitig anzeigen kann. Weiterhin erhält der Viewer mit einer Navigationsleiste, einem Bedienfeld für die Seitenminiaturansichten, Unterstützung für externe und interne Links sowie dem Cursor/Hand-Modus eine Reihe von Komfortfunktionen bekannter Viewer.

Zu den neuen Features zum Bearbeiten von Tabellen zählt eine Druckvorschau im Tabelleneditor. Zudem verfügt der Editor über Tooltipps bei der Verwendung von Formeln, weitere Ansichtsoptionen im »Ansicht«-Tab sowie die Möglichkeit, Textkennzeichner beim Import von Daten aus Text festzulegen. Im Präsentationseditor können Nutzende ab sofort Animationen hinzufügen und bearbeiten, Präsentationsslides duplizieren oder per Kontextmenü verschieben.

Alle Editoren werden in Onlyoffice 7.1 mit einem neuen »Ansicht«-Reiter ausgestattet, über welchen Nutzerinnen und Nutzer schnell die Ansicht ihrer Dokumente und Präsentationen ändern können. Zudem wurde das Menü zum Hinzufügen von Formen übersichtlicher gestaltet und zeigt nun auch kürzlich verwendete Formen an. Weiterhin können Nutzerinnen und Nutzer neue oder bestehende Formen auch mit der Maus verändern und so eigene Formen erstellen. Darüber hinaus unterstützt Onlyoffice Docs 7.1 neue Diagrammtypen sowie »SmartArt«.