03.09.2013 (eh)
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Optimal Systems hat LEG Thüringen als neuen Kunden

  • Inhalt dieses Artikels
  • Hauptziel der ECM-Einführung: bessere Verfügbarkeit von Informationen
  • Erste Projektstufe elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung
  • Nächste Projektschritte Projekt- und Immobilienakten
Gebäude der LEG Thüringen Nähe des Erfurter Doms (LEG Thüringen)
Gebäude der LEG Thüringen Nähe des Erfurter Doms (LEG Thüringen)
Digitale Akten und Prozesse statt Papierdokumente, heißt es nun bei der Landesentwicklungsgesellschaft Thüringen mbH (LEG Thüringen). Das Unternehmen führt die Enterprise-Content-Management-Software (ECM) von Optimal Systems zur Unterstützung der internen Abläufe und der Zusammenarbeit mit den Geschäftspartnern ein.

Die LEG Thüringen setzt sich für die erfolgreiche Entwicklung des Wirtschafts-, Investitions-, Technologie- und Lebensstandorts Thüringen ein. Hierfür entwickelt sie bedarfsgerecht Industrie-, Gewerbe- sowie Wohnbaulandflächen. Sie verwaltet und vermarktet ein breites Immobilienportfolio und unterstützt Kommunen auf dem Gebiet der Stadt- und Regionalentwicklung. Als Wirtschaftsförderer wirbt die LEG weltweit um Investoren und betreut ansiedlungswillige Unternehmen mit einem breiten Serviceangebot.

Hauptziel der ECM-Einführung: bessere Verfügbarkeit von Informationen

Darüber hinaus steht sie Unternehmen zur Seite, die ihr Exportgeschäft ankurbeln oder ihre technologischen und energetischen Ressourcen besser nutzen möchten. Ebenso nimmt sie sich wichtige Zukunftsthemen an, wie etwa dem Klimawandel und der Fachkräftesicherung.

»Wir suchten nach einer Software, die den komplexen Anforderungen unserer vielfältigen Tätigkeitsbereiche gerecht wird«, sagt Günter Schütz, Teamleiter Organisation bei der LEG Thüringen. Hauptziel der ECM-Einführung ist die bessere Verfügbarkeit von Informationen. Die ECM-Suite des Berliner Softwarehauses wird als ganzheitliche Informationsplattform eingesetzt. Die Anbindung an das bestehende IT-Umfeld, insbesondere an das ERP-System (SAP), habe dabei eine große Rolle gespielt. Dank der ECM-Software sollen nun alle Fachbereiche und Abteilungen der LEG einen unkomplizierten Zugang auf die für sie relevanten und benötigten Dokumente und Informationen erhalten.

Erste Projektstufe elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung

Als erste Projektstufe wurde laut Optimal Systems eine elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung realisiert. Nach Digitalisierung der Belege und automatischer Datenextraktion werden Rechnungen mit Hilfe des ECM-Systems in einem Workflow-Prozess weiter verarbeitet. Dabei ist jeder Workflow-Schritt eng mit dem SAP-System verzahnt, so dass die spezifischen Vorteile beider Systeme voll genutzt werden.

Zudem gehört auch die Reduzierung des Papieraufkommens sowie aller papierbezogenen Aktivitäten zu den Projektzielen. Denn die LEG Thüringen arbeitete bisher zu einem großen Teil papierbasiert. Projekt- oder Fallakten wurden in der Regel vollständig in Papierform geführt. Mit dem ECM-System werden digitale Akten eingeführt und damit ein schneller Zugriff und eine einheitliche Sicht auf Informationen und Dokumente ermöglicht.

Nächste Projektschritte Projekt- und Immobilienakten

Als nächste Projektschritte sollen nach Angaben von Optimal Systems die Projekt- und Immobilienakten, einschließlich einer komfortablen E-Mail-Ablage und eines Vertrags- und Fristenmanagements, sowie weitere Workflows realisiert werden. »Insbesondere für die Abwicklung abteilungsübergreifender Vorgänge bietet uns die ECM-Software von Optimal Systems große Vorteile«, erklärt Schütz. »Die Überwindung des Medienmixes und der zentrale Zugriff auf Informationen sind für uns wesentliche Grundlagen für die erfolgreiche Zusammenarbeit, sowohl intern als auch mit Geschäftspartnern.«

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