03.12.2021 (pma)
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Proxess erweitert sein DMS um eine Digitalisierungs-App

  • Inhalt dieses Artikels
  • Unterstützung für QR-Codes
  • Webinar mit Erklärung der Use Cases
  • App-Angebote anderer DMS-Anbieter
  • Steuerbelege mit dem Smartphone erfassen
Die App »PROXESS Now« ist ab sofort für Android und iOS verfügbar und für Proxess-Kunden kostenlos nutzbar (Bild: Proxess)Die App »PROXESS Now« ist ab sofort für Android und iOS verfügbar und für Proxess-Kunden kostenlos nutzbar (Bild: Proxess)

PROXESS, das 2019 aus den Unternehmen Akzentum und HABEL hervorgegangen ist, hat seine seitdem mehrfach modernisierte Dokumentenmanagement-Lösung um eine App für Android und iOS ergänzt. Sie soll für Mitarbeiter im Homeoffice, bei Desksharing oder der Warenauslieferung den Scanner ersetzen. »Abfotografieren, Beschreibung eingeben und hochladen« - mehr ist laut Hersteller nicht erforderlich. Die via Foto eingelesenen Dokumente stehen anschließend unmittelbar für berechtigte Kolleginnen und Kollegen zur Weiterbearbeitung zur Verfügung.

Unterstützung für QR-Codes

Um die am Smartphone etwas umständliche Schlagworteingabe für die Indexierung zu erleichtern, ist eine automatische Verschlagwortung durch einen QR-Code mit den darin gespeicherten Dokumenteninformationen möglich. Mit der App abfotografierte Belege lassen sich zu einem vorhandenen Vorgang im zentralen Archiv hinzufügen oder als neuer Vorgang ablegen. Die Applikation sorge so »ortsunabhängig für eine rechtssichere Archivierung«, erklärt der Hersteller.

Webinar mit Erklärung der Use Cases

Die Belege werden einfach mittels Foto erfasst (Bild: Proxess)Die Belege werden einfach mittels Foto erfasst (Bild: Proxess)Details will Proxess bei einem Webinar am 10. Dezember erläutern. Darin wird auch auf das Arbeiten im Homeoffice mit der App und die Nutzung der App zur Archivierung von Auslieferungspapieren eingegangen. Dabei können sich Auslieferungsfahrer den Erhalt der Ware vom Empfänger quittieren und die Belege direkt im Anschluss mit Proxess Now scannen und im Unternehmensarchiv ablegen.

Die App ist für Proxess-Kunden kostenlos erhältlich. Sie steht für Android und iOS zum Download bereit. Damit tritt der Anbieter in die Fußstapfen anderer DMS-Spezialisten, die ähnliche Funktionen schon länger anbieten.

App-Angebote anderer DMS-Anbieter

Viele DMS-Anbieter eröffnen die Möglichkeit, von Smartphone oder Tablet auf das Archiv zuzugreifen. Das bedeutet aber längst nicht immer, dass die Belegerfassung mit den Mobilgeräten ebenfalls möglich ist. Mit der App »PaperScan« hat aber zum Beispiel DocuWare eine vergleichbare App wie Proxess Now, für seine Kunden schon seit 2013 im Portfolio. Sofern eine DMS-Lizenz vorhanden ist, ist die App bei Docuware ebenfalls kostenlos. Die von Proxess angebotene Erleichterung der Eingabe mittels QR-Code ist bei Paperscan seit Version 2.0 verfügbar.

Steuerbelege mit dem Smartphone erfassen

DATEV-Kunden können ebenfalls bereits Belege mit dem Smartphone erfassen. Die »DATEV Upload mobil« genannte Option empfiehlt Datev aber nur Anwendern, »die nur wenige Belege / Dokumente mit dem mobilen Gerät erfassen möchten und auf eine einfache Inbetriebnahme Wert legen.« Bei anderen Lösungen ist die Erfassung mit der Smartphone-Kamera auf bestimmte Geschäftsprozesse beschränkt, etwa die Reisekostenabrechnung.

Auch bei Plattform »ADDISON OneClick« von  Wolters Kluwer Tax & Accounting können Mandanten seit Anfang 2021 Belege per mobiler App oder über den Belegworkflow erfassen, die dann direkt für die digitale Steuerakte bereitgestellt werden.


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