09.11.2016 (as)
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Stephan Schmidt Gruppe führte M-Files in drei Wochen ein

Über eine agile Herangehensweise führte die Stephan Schmidt Gruppe gemeinsam mit Dmsfactory das ECM-System von M-Files ein. Nach knapp drei Wochen war die wesentliche Funktionalität hergestellt. Die schrittweise Anpassung des Systems geschah zunächst im Bereich Eingangsrechnungsbearbeitung und setzte sich in allen Abteilungen fort.

Labor der Stphan Schmidt Gruppe, die nun mit M-Files arbeitet (Bild: Stephan Schmidt Gruppe)Als Goldpartner des ECM-Softwareherstellers M-Files übernahm der IT-Lösungsdienstleister Dmsfactory die Installation des Systems in einer agilen Herangehensweise. Dies bedeutete für die Stephan Schmidt Gruppe aus Dornburg-Langendernbach, ein europaweit führender Hersteller von Spezialtonen und mineralischen Rohstoffen: Ohne tagelange Workshops im Vorfeld fing die Stephan Schmidt Gruppe einfach an einem Arbeitsplatz in einer bestimmten Abteilung an. Während der Einrichtungsphase wurde das System schrittweise und Stück für Stück an die tatsächlichen Anforderungen angepasst: neue Metadatenfelder hinzugefügt, Dokumentenklassen eingerichtet, die Maske den Bedürfnissen entsprechend der Nutzer angepasst, etc. »Wir können solche Strukturen jederzeit variieren, ohne dabei Gefahr zu laufen, Daten zu verlieren oder nicht mehr auffindbar zu machen«, erklärt Jörg Lötschert, Geschäftsleiter Finanzen und Administration sowie IT-Leiter der Stephan Schmidt Gruppe. Bei anderen Systemen funktioniere dies nicht so einfach. So gelang es, M-Files innerhalb von knapp drei Arbeitswochen in fast allen Abteilungen in seinen wesentlichen Funktionen zum Laufen zu bringen, so dass die Beschäftigten damit produktiv arbeiten konnten.

Für die Arbeit mit M-Files nutzt die Stephan Schmidt Gruppe die mitgelieferte Datenbank. Die Mitarbeiter/innen greifen per Web-Client auf die elektronischen Dokumente zu. Zudem gibt es Apps für iPhones und iPads. Die Berechtigung in M-Files ist so eingerichtet, dass die Abteilungen grundsätzlich Rechte zur Bearbeitung ihrer Dokumente erhalten. Über die dynamischen Berechtigungen in M-Files reicht für die Freigabe von Dokumenten die einfache Angabe der Benutzer und Gruppen in den Metadaten. Durch die Standard-Funktion von M-Files ist hierfür keinerlei Programmierung erforderlich.

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Den Projektauftakt bildete die Digitalisierung der Eingangsrechnungen

Selbst von außen kann man auf Dokumente im Unternehmen zugreifen (Bild: Stephan Schmidt Gruppe)Begonnen wurde mit den Eingangsrechnungen, die erst nach ihrer Bearbeitung gescannt werden, »um die Prozesse der Anwender nicht zu sehr durcheinanderzuwirbeln«, wie Jörg Lötschert erläutert. Seit 1. Januar 2016 werden die täglich rund 60 bis 80 eingehenden Rechnungen also nach wie vor in Papierform freigegeben, gebucht, anschließend dann aber digitalisiert. Nach seiner Erfassung in SAP wird der Beleg über das Aufbringen eines Barcodes eingescannt und die Verknüpfung in SAP vollautomatisch als PDF/A-Dokument in M-Files abgelegt. Gleichermaßen werden auch Kontoauszüge und weitere Buchungsbelege im FiBu-Umfeld archiviert.

Die Verbindung zwischen SAP und M-Files wird über den »M-Files Connector« hergestellt. Dadurch spart sich die Stephan Schmidt Gruppe den Einsatz der (in Anschaffung und Anpassung teuren) »ArchiveLink-Schnittstelle« von SAP. Mit dieser wäre es möglich, direkt aus SAP heraus auf den Beleg zu springen; so ist nun der kleine Umweg nötig – den das Unternehmen unter Abwägung der Vor- und Nachteile gern in Kauf nimmt.

M-Files liefert günstige Alternative zu »ArchiveLink-Schnittstelle« von SAP

Der Connector befähigt das ECM-System, Lieferanten-, Kunden- und Personal-Stammdaten aus SAP heranzuziehen und zu synchronisieren. Auf diese Weise baut der Vertrieb in M-Files nach und nach eine Kundendatenbank auf, ohne dort alle Objekte nochmals anlegen und permanent aktuell halten zu müssen; neue Kreditoren und Debitoren und alle Änderungen an den Stammdaten übernimmt M-Files automatisch von SAP.

Aus SAP ausgehende Belege wie Auftragsbestätigungen, Bestellungen und Debitorenrechnungen werden über Funktionspostfächer nach M-Files importiert. Lötschert: »Immer mehr Kunden bitten darum, dass wir ihnen Rechnungen digital zustellen. Daher versenden wir nun unsere Fakturen aus SAP heraus per E-Mail an den Kunden. Parallel wird automatisch eine Kopie der Rechnung in M-Files abgelegt.« Analog geschieht dies mit weiteren Ausgangsbelegen wie Auftragsbestätigungen und Bestellungen des Einkaufs. Dadurch sinkt der manuelle Aufwand beträchtlich, denn Ausdrucken, Sortieren und Abheften von Ausgangsbelegen fallen weg. Auch die spätere Recherche nach den Ausgangsbelegen funktioniert nun auf Knopfdruck.

Außerdem hat die Stephan Schmidt Gruppe mit M-Files eine digitale Projektakte realisiert, in der sich alle Dokumente zu einem Auftrag befinden. Als nächster Schritt steht die Einrichtung eines digitalen Personalarchivs an.



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