11.12.2016 (eh)
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Studie: viele HR-Abteilungen arbeiten mit verstaubten Prozessen

  • Inhalt dieses Artikels
  • Die meisten HR-Prozesse im Mittelstand basieren immer noch auf E-Mail und Papier
  • Jeder Jobwechsel zielt Spuren von personenbezogenen Daten hinterher

Praxisleitfäden für den Umgang mit personenbezogenen Daten (Bild: Iron Mountain)Praxisleitfäden für den Umgang mit personenbezogenen Daten (Bild: Iron Mountain)Absolventen wechseln heutzutage öfter den Job, als vorherige Generationen. Mit dem Trend zum Job-Hopping eröffnen sich laut Iron Mountain zwei Problemfelder: Unternehmen müssen viel mehr sensible Informationen sichern und schützen – und die Jobsuchenden verlieren vermutlich den Überblick darüber, wer im Besitz ihrer personenbezogenen Daten ist.

Der Trend zum Job-Hopping dürfte damit neue Risiko-Ära für personenbezogene Daten einläuten. Anaylsten geht davon aus, dass die heutigen Millennials, bis sie das 32. Lebensjahr erreicht haben, bereits vier Mal den Job gewechselt haben. Mit diesem Trend zum Job-Hopping wächst die Anzahl an Bewerberdaten, die von der Personalabteilung verwahrt, sicher gelagert und innerhalb der gesetzlichen Frist vollständig vernichtet werden muss.

Die meisten HR-Prozesse im Mittelstand basieren immer noch auf E-Mail und Papier

Eine aktuelle Studie des Archiv- und Informationsmanagement-Dienstleisters Iron Mountain, legt nahe, dass viele Personalabteilungen diesem Trend nicht gewachsen sind. Die Umfrage zeigt, dass 50 Prozent der mittelständischen Unternehmen in Europa einen veralteten Prozess haben, um ihre Human-Ressources-Daten (HR) zu verwalten, was personenbezogene Daten – einschließlich dem »Recht auf Vergessen« – einem Risiko aussetzt. Viele mittelständische Unternehmen (31 Prozent) verwahren Unterlagen zu Mitarbeitern länger auf als rechtlich erlaubt und ein Viertel (25 Prozent) kennt die gesetzlichen Regelungen nicht.

Nur wenige Unternehmen sind nach Einschätzung von Iron Mountain darauf vorbereitet, das wachsende Volumen an Personaldaten zu verwalten, die durch neue Bewerber und Veränderungen aktueller Mitarbeitern anfallen. (Praxisleitfäden von Iron Mountain lassen sich hier finden.) Laut der Umfrage vertrauen 65 Prozent der mittelständischen Unternehmen für die meisten HR-Prozesse immer noch auf E-Mail und Papier, anstatt auf ein automatisiertes Verfahren zu setzen, um das steigende Volumen zu verwalten.

Jeder Jobwechsel zielt Spuren von personenbezogenen Daten hinterher

»Die Zeiten der ‚Arbeitsstelle fürs ganze Leben‘ sind lange vorbei«, sagt Sue Trombley, Managing Director of Thought Leadership bei Iron Mountain. »Heutzutage wechseln die Menschen ihre Stellen häufiger als jemals zuvor. Wenn sie in ein neues Unternehmen wechseln, ziehen sie Spuren von personenbezogenen Daten hinterher – Informationen, bei denen der Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet ist, sie innerhalb einer bestimmten Frist zu löschen. Dranzubleiben, welche Informationen vorhanden sind, wo sie sind und wann sie sicher entsorgt werden müssen, ist schwierig.«

Denn Mitarbeiterdokumente sind nur eine Art von Information, bei der zu einem bestimmten Anlass festgestellt werden muss, wann sie entsorgt werden sollte. Dieser sollte dann den Countdown für den notwendigen Vernichtungszeitpunkt auslösen

»Man kann sich vorstellen, wie viele davon in jeder Personalabteilung laufen – und alle enden zu verschiedenen Zeiten, in fünf, sechs oder noch mehr Jahren in der Zukunft«, erläutert Trombley. »Es ist offenkundig schwierig, ereignisbasierte Aufbewahrung richtig umzusetzen. Und viele Organisationen werden unsicher sein, ob sie die Informationen sicher entsorgt haben oder nicht. Wenn Datensätze über die Aufbewahrungsfrist hinaus archiviert werden, könnte man sich auf der falschen Seite des Gesetzes wiederfinden und setzt die Information und Reputation der Organisation einem unnötigen Risiko aus.«

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