KI im digitalen Archiv macht den Unterschied

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Die stetig wachsenden Dokumenten- und Datenmengen gesetzeskonform zu archivieren, gleicht häufig einer Herkulesaufgabe. Archivierungssoftware schafft Abhilfe, speziell wenn sie mit intelligenten Tools kombiniert wird.

Schnellere Prozesse mit KI-Unterstützung

Die Digitalisierung bringt eine exponentielle Zunahme an Informationen mit sich. Unternehmen sind daher dem 16. Deloitte Tech-Trends-Report zufolge gut beraten, ihre Strategien anzupassen – und sich mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) zukunftsfähig aufzustellen.

Mit KI unterstützte Archivierungssoftware sorgt nicht nur für eine rechtssichere Ablage und Verfügbarkeit der Dokumente, sondern auch für beschleunigte Prozesse – unabhängig von der Dokumentenmenge. Ohne Einsatz von KI sind manuelle Schritte unumgänglich: So sind beispielsweise die jeweiligen Metadaten einzugeben sowie die Dokumentenart und der Ablageort im Archiv festzulegen. Dagegen erledigt die KI, die Inhalte verstehen und verarbeiten kann, diese Aufgaben in einem Bruchteil der Zeit. Dabei ist selbstredend die Einhaltung strenger gesetzlicher Vorgaben wie GoBD oder DSGVO  gewährleistet.

Systeme für Enterprise-Content-Management (ECM) erweitern das Spektrum um die automatisierte und medienbruchfreie Verarbeitung der Informationen. Dazu zählen auch Daten aus nahtlos angebundenen Drittsystemen rund um Enterprise-Resource-Planning (ERP) und Customer-Relationship-Management (CRM) – rechtskonforme Archivierung inklusive.

ELO Assistant: Intelligente Unterstützung im ECM-Archiv

Der Stuttgarter Hersteller von ECM-Software ELO Digital Office nutzt bereits seit Jahren Künstliche Intelligenz, um die Geschäftsprozesse seiner Kunden zu optimieren. In die jüngste Version seiner ECM-Suite ist nun direkt eine KI-Komponente eingeflossen. Dieser ELO Assistant ist imstande, auf die archivierten Informationen zuzugreifen, sie zu analysieren und in Sekundenschnelle vereinfacht oder als Zusammenfassung darzustellen – und wieder rechtskonform in der Suite abzulegen. Für dessen Nutzung ist lediglich die Anbindung eines beliebigen LLMs (Large Language Model) über die Administration Console erforderlich.

Der Assistent bietet zahlreiche Funktionen. Dazu gehören zum einen die Suche und Ausgabe bestimmter Informationen aus dem ECM-Archiv, die Analyse von (Vertrags-)Inhalten und daraus abgeleitet die Identifikation von Haftungsrisiken. Zum anderen aber auch das Verwenden weniger komplexer Sprache, das Teilen der Ergebnisse bzw. das Beantworten von Fragen direkt im Chat. So lassen sich wiederkehrende Aufgaben deutlich beschleunigen, ob Datenerfassung, Dokumentenklassifizierung oder Genehmigungsprozesse.

Einfach nutzbare Prompts – vordefiniert oder frei formuliert

Bereits in der Standardversion beinhaltet der Assistent vorbefüllte, komfortabel zu nutzende Prompts. Sie umfassen Anweisungen wie »Erkläre mir das«, »Zusammenfassen« oder »Einfache Sprache verwenden«. Zudem können Anwender per Freitexteingabe eigene Prompts in der Administration Console beschreiben.

Prompts können in verschiedenen Formaten erstellt werden, ob als schriftliche Aussagen oder Fragen, gesprochene Befehle oder Dateneingaben. Wichtig ist, sie klar und präzise mit detaillierten Anweisungen gefüttert zu formulieren. Denn nur dann kann die KI die Aufgaben genau verstehen und effektiv ausführen.

Textabschnitte selektieren, Kontext minimieren, Inhalte zuordnen

Mit dem Assistant lassen sich außerdem Textabschnitte selektieren. Dadurch nimmt die KI lediglich auf diese Inhalte Bezug. Zusätzlich können ECM-Funktionen – wie das Auslösen einer ELO Suche in Bezug auf den markierten Text oder das Erzeugen eines Chatbeitrags – ausgeführt werden. Dies minimiert den Kontext, so dass weniger Daten zu verarbeiten sind.

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