Advertorial: Wie Teamarbeit Bürogrenzen überschreitet

Laut einer Umfrage des Bundesverbands Digitale Wirtschaft (BVDW) von Anfang März 2020 können sich inzwischen drei Viertel aller Angestellten kleiner und mittlerer Betriebe vorstellen, von zuhause aus zu arbeiten, 58 Prozent der Befragten wünschen dies sogar ausdrücklich.

80 Prozent der Mitarbeiter in Großkonzernen erwarten, dass ihr Arbeitgeber eine entsprechende technische Lösung fürs Home-Office bereitstellt. In mittleren Unternehmen sind es 67,7 Prozent, in kleineren immerhin 58,1 Prozent. Doch längst nicht alle Mitarbeiter sehen ihren Arbeitgeber in der Lage, eine technische Infrastruktur für effizientes Arbeiten aus dem Home-Office zu organisieren: Laut BVDW sieht fast die Hälfte (45,7 Prozent) hier technische Mängel.

Datensicherheit geht vor

Die Umstellung für die Beschäftigten ist groß. Vor noch höheren Herausforderungen stehen die Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse am Laufen halten, zugleich Telearbeit ermöglichen und auch Mitarbeiter schulen müssen. Dabei können beispielsweise neuerliche Hinweise auf den Datenschutz nicht schaden. Wer beruflich mit sensiblen Daten zu tun hat oder online Dokumente bearbeitet, die der Geheimhaltung unterliegen, muss einiges beachten. Grundsätzlich gilt es, Dokumente niemals offen liegen zu lassen. Auch sollten Dokumente mit sensiblen Informationen, etwa Verträge oder Rechnungen, ausschließlich auf dem Gerät bearbeitet werden, das für die berufliche Tätigkeit vorgesehen ist. Dateien per Mail an den privaten E-Mail-Account zu schicken, um von einem anderen Computer – möglicherweise mit größerem Bildschirm oder Anschluss an den eigenen Drucker – darauf zuzugreifen, entspricht nicht der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Auch der Anschluss eines privaten USB-Sticks an den Arbeitsrechner kann problematisch sein, da so dem Angriff von Computer-Schadprogrammen Tür und Tor geöffnet werden.

Zugriff auf Dokumente aus dem Home-Office

Unternehmen, deren Mitarbeiter oft im Außendienst unterwegs sind und daher mobil Daten abrufen, eingeben und bearbeiten können, werden wahrscheinlich am einfachsten die Herausforderungen der Corona-Umstellung bewältigen können. Unweigerlich schwieriger wird es für Firmen, die nur vor Ort produzieren können, bei denen die Anwesenheit der Belegschaft im Betrieb also unerlässlich ist. Doch auch für den Handwerksmeister oder das mittelgroße Industrieunternehmen ist es heutzutage keineswegs mehr nötig, Aufträge, Rechnungen oder Verträge ausschließlich auf Papier zu dokumentieren. Für sie kann sich langfristig der Einsatz digitaler Lösungen für die Dokumentenverwaltung auszahlen.

Generell lassen sich mit einem DMS zahlreiche Vorteile erzielen, um die Zusammenarbeit zu verbessern:

• Informiert über den Stand, welche Dokumente gerade bearbeitet wurden
• Änderungs-Historie ist nachvollziehbar
• Informiert  Teammitglieder via E-Mail über anfallende To-Dos und Deadlines
• Erinnert an Termine und Deadlines

Kyocera bietet hier speziell für kleine und mittlere Unternehmen den »KYOCERA Workflow Manager«. So müssen die meisten Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) an die individuellen Gegebenheiten in einem jeden Unternehmen oder jeder Abteilung angepasst werden. Das dauert seine Zeit, denn es müssen alle Prozesse durchdacht und analysiert werden. Anschließend stehen Lehrgänge für die Mitarbeiter an. Und das alles geht ganz schön ins Geld.

DMS-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen

Der Kyocera Workflow Manager bietet hierzu eine Alternative: Er ist hochgradig standardisiert, doch stellt er Möglichkeiten bereit, die Einstellungen individuell anzupassen. Dadurch braucht es nicht viel Zeit, um ihn zu implementieren, denn alles ist direkt bereit zum Start. Noch dazu ist er zukunftssicher skalierbar.

Durch Module für Rechnungen, Verträge, Kunden und Personal, die den üblichen Abteilungen entsprechen und sich einzeln oder kombiniert nutzen lassen, erhält jeder Nutzer Zugriff auf die gerade benötigten Dokumente. Natürlich auch aus dem Home-Office. So bietet die DMS-Lösung von Kyocera folgende Vorteile:

• selbsterklärende Bedienung ohne besonderen Schulungsaufwand
• übersichtliche Ablagestruktur und schneller Zugriff auf Informationen über Suchmaske oder Volltextsuche
• Einbinden von Dokumenten und E-Mails per Drag and Drop
• hohe Skalierbarkeit
• Schnell zu implementieren

In weiteren Informationen zum Kyocera Workflow Manager stehen im Download-Bereich viele E-Books und Webcasts zur Arbeit mit der Software zur Verfügung.