30 Jahre PDF – Das Dateiformat feiert Jubiläum

Das universale und populäre Dateiformat Portable Document Format (PDF) wird 30 Jahre alt. Egal ob Zeugnisse, Briefe, Rechnungen oder Präsentationen – Dokumente jeglicher Art mit Texten, Bildern und Grafiken lassen sich im PDF-Format darstellen, allgemein verbreiten und einfach an verschiedensten PC-Geräten darstellen. 1993 hat Adobe das Format auf den Markt gebracht, das inzwischen nicht mehr aus der digitalen Welt und dem Dokumentenmanagement wegzudenken ist. In der IT-Branche hat sich ein ganzer Sektor mit unterschiedlichsten Herstellern gebildet, die zahlreiche Lösungen anbieten. Erstellen und ansehen lassen sich PDF-Dateien mit verschiedensten Tools, die teilweise auch kostenfrei sind. Bei Office-Lösungen von Microsoft ist es beispielsweise möglich, Dateien direkt im PDF-Format abzuspeichern.

PDF-Entstehungsgeschichte

Im Rahmen eines Projekts namens »Camelot« hat Adobe-Mitgründer John Warnock das Format entwickelt. Damals wie heute steht das PDF für die Möglichkeit, Dokumente über die Grenzen von Betriebssystemen, Software-Anwendungen und Geräten hinweg auszutauschen, ohne dass sich das Erscheinungsbild ändert. Empfängerinnen und Empfänger können jedes PDF daher genauso lesen und ausdrucken wie die Absendenden selbst. Aufgrund der ISO-Freigabe vor 15 Jahren ist PDF längst ein offener Standard und kein Format von Adobe. Seit 2017 gibt es den Standard PDF 2.0, der unter anderem bessere dokumentenbasierte Prozesse ermöglicht.

Konzipiert wurde PDF als ein Austauschformat für fertiggestellte Dokumente. Inzwischen gibt es eine Reihe von Programmen, mit denen sich PDF-Dateien bearbeiten lassen. Jedoch ist das Format nicht mit Dateiformaten von Textverarbeitungsprogrammen oder Grafikprogrammen vergleichbar und eignet sich nur begrenzt zur Weiterverarbeitung von Dokumenten. Möglich ist beispielsweise Notizen und Kommentare hinzuzufügen oder Tippfehler zu entfernen. Unveränderbar sind gewöhnliche PDF-Dateien in jedem Fall nicht.

Arbeiten mit PDF-Dateien

Schwierig ist die automatisierte inhaltliche Weiterverarbeitung von PDF-Dateien, was sich beispielsweise bei elektronisch übermittelten Rechnungen im PDF-Format bemerkbar macht. Rechnungsrelevante Inhalte sind nicht direkt auslesbar. Daher wurden Rechnungsformate entwickelt wie ZUGFeRD, das zur Lesbarkeit einen bildhaften PDF-Teil und zur strukturierten Verarbeitung einen XML-Teil enthält. Durch den Einsatz von OCR- (Optical Character Recognition-) und KI-Technologie lassen sich einfache PDF-Rechnungen inzwischen aber auch direkt mit hohen Genauigkeiten auslesen. Allerdings bedeutet dies für Projekte zur Realisierung der elektronischen Rechnungsverarbeitung schon einen gewissen Aufwand.  

Für Grafiker und Designer bietet das PDF-Format wiederum Vorteile, da sich die Elemente für die Druckerstellung einbinden lassen. Genutzt werden diese Eigenschaften beispielsweise in Produkten von Callas Software. Zudem gibt es weitere PDF-Formate für bestimmte Anwendungszwecke: So ist PDF/A ein ISO-Standard für die Langzeitarchivierung und PDF/UA (UA steht für Universal Accessibility) wird als Standard für barrierefreies PDF verwendet.

Die PDF-Community ist groß

Gefördert wird die PDF-Entwicklung beispielsweise durch den internationalen Verband PDF Association mit Hauptsitz in Berlin. Die Mitglieder setzen sich weltweit für eine aktive Wissensvermittlung und den Austausch von Know-how und Erfahrungen für alle Interessengruppen ein. So gibt es mehrere Competence Center, die sich mit den unterschiedlichen PDF-Standards wie PDF/A beschäftigen. Außerdem veröffentlicht der Verband regelmäßig Publikationen über Anwendungsmöglichkeiten sowie Vorteile von PDF-Standards und richtet Veranstaltungen wie die PDF Days aus.

Eine große Herausforderung ist laut eines Verbandssprechers, dass das PDF-Format zwar weithin in der Geschäftswelt bekannt ist, allerdings viele Anwenderinnen und Anwender immer noch nicht die Nutzungsvielfalt von PDF kennen. Auch seien viele Anwendenden der Meinung, wo PDF drauf steht, ist auch PDF drin. Dass es hierbei tiefgreifende Qualitätsunterschiede gibt, die sogar Geschäftsprozesse behindern können, ist noch nicht klar genug.