ECM nicht als Technologie, sondern als Mindset begreifen

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ECM-Standardlösungen sind gefragt

Zunehmend rückt die Einfachheit einer ECM-Lösung in den Fokus. In Zeiten wirtschaftlichen Drucks und Fachkräftemangels sind Faktoren wie Integrationsfähigkeit sowie ein unkomplizierter Roll-out von großer Bedeutung. Der Schmerz, der Unternehmen bei der Anschaffung eines ECM-Systems treibt, muss heute sofort gestillt werden. Langwierige Einführungsprojekte gilt es dagegen zu vermeiden. Das Ideal sind »Lösungen aus der Steckdose«, Standard-Lösungen also, die ohne Aufwand in die bestehenden Prozesse integrierbar sind und deren Mehrwerte für Anwender direkt spürbar und sichtbar werden.

Unternehmensprozesse in ihrer Gesamtheit abbilden

Digitalisierung bedeutet, Unternehmensprozesse von Anfang bis Ende in ihrer Gesamtheit abzubilden. Dafür braucht es Standardlösungen, etwa für die Eingangsrechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement oder die E-Mail-Archivierung, die auf die jeweiligen spezifischen Anforderungen eines Prozesses ausgelegt sind. Solche Lösungen stellen die Einhaltung von Compliance-Anforderungen sicher, wie sie beispielsweise die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) oder die Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) festlegen. Darüber hinaus bieten sie unter anderem dank strukturierter digitaler Akten zahlreiche Mehrwerte wie beschleunigte und fehlerfreie Prozesse.

Die Einführung von Standardlösungen allein ist jedoch nur ein erster Schritt. Die Ceyoniq denkt weiter und führt die Kunden im Sinne der Optimierung der Wertschöpfungsketten von Unternehmen. Die Herausforderung besteht dabei darin, fertige und schnell ausrollbare Lösungen zu bieten, die eine einfache Anbindung an die vorhandenen Systeme erlauben.

Was war? ECM als Technologie

In der Vergangenheit wurden ECM-Hersteller von Kunden lediglich als weitere Technologie-Anbieter mit eng abgestecktem Aufgabenfeld betrachtet. Mögliche Mehrwerte blieben häufig auf der Strecke, weil fachliche Ansprechpartner nur selten eingebunden wurden. Von einer ganzheitlichen Optimierung eines Unternehmens konnte keine Rede sein, stattdessen mühten sich die Beschäftigten mit einer wachsenden Zahl an Insellösungen. Benötigt werden aber Systeme, die den Informationsfluss unternehmensweit optimieren und Daten sowie Dokumente zuverlässig und einfach zur Verfügung stellen. Nur dann sind die Beschäftigten jederzeit auskunfts- und entscheidungsfähig.

Was kommt? Schnittstellen, Containerisierung und hohe Beraterexpertise

Die Zukunft im ECM-Umfeld gehört fertigen Lösungen, die schnell installiert werden können, keine langen Projektlaufzeiten benötigen und in der Gesamtdigitalisierung eines Unternehmens eingesetzt werden können. Containerisierte Softwares werden sich weiter etablieren, da sie die Skalierbarkeit und die Resilienz erhöhen und eine beschleunigte, weil automatisierte, Installation ermöglichen.

Damit medienbruchfreie, reibungslose und zuverlässige Prozesse vonstattengehen können, müssen sich ECM-Anwendungen nahtlos in übergeordnete Systeme integrieren lassen. Dann entstehen abteilungsübergreifende Prozesse, im Zuge derer dennoch alle Beteiligten weiter in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten können. So kann beispielsweise der Einkauf für eine reibungslose und zeitsparende Prüfung von Eingangsrechnungen auf die Stammdaten aus dem ERP zugreifen, die Buchhaltung wiederum bezieht Buchungsvorschläge aus dem ECM.

Für bestimmte ERP-Systeme wie SAP gibt es zertifizierte Standardschnittstellen, die jede moderne ECM-Lösung unterstützen muss. Im Falle von SAP braucht es etwa für die revisionssichere und rechtskonforme Archivierung von Daten und Dokumenten die »ArchiveLink«-Schnittstelle. Die Ausnahme von dieser Regel bildet der Betrieb von SAP ERP in der Public Cloud – in diesem Fall wird die CMIS-Schnittstelle benötigt. Jedoch bieten wenige ERP-Hersteller eine solche Standardschnittstelle für die ECM-Integration. Daher unterstützt die Ceyoniq-Lösung »nscale« besonders viele Schnittstellen wie »REST« sowie die Erweiterung »GraphQL«, ».Net«, »JAVA« oder »C++«.

Fazit: ECM ist mehr als Technologie

Die Wahrnehmung von ECM ändert sich zusehends. Heute streben Unternehmen mit der Einführung eine ganzheitliche Basis für ein erfolgreiches Informationsmanagement an. Die Ceyoniq Technology verfolgt diesen Ansatz bereits seit vielen Jahren. So bietet nscale viele wichtige Lösungen in Verbindung mit gut ausgebildeten Beratern an, die keine Technologie einführen, sondern die Fachabteilungen dabei unterstützen, um Zeit wertvoll zu machen und Geld bei Medienbrüchen einzusparen.