Mehr Durchblick im Vertragsmanagement: nscale CLM

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Verträge über den Lebenszyklus hinweg managen

Der deutschsprachige Begriff Vertragsmanagement ist zwar weit verbreitet, seine englische Übersetzung als »Contract Lifecycle Management« (CLM) beschreibt die Anforderungen an den Umgang mit Vertragsdokumenten aber eigentlich treffender: Denn Kontakte und Vereinbarungen durchlaufen tatsächlich einen »Lebenszyklus«, der mit der Vertragsanfertigung beginnt, den Prozess der Aushandlung, dabei entstehende Änderungen und Zusätze, mehrstufige Genehmigungsverfahren und Aktualisierungen über die Laufzeit mit einschließt und selbst mit der Archivierung noch nicht endet. Schließlich gelten für viele Vertragsdokumente, etwa im Arbeitsrecht, unterschiedliche Aufbewahrungs- und Löschfristen, die oft noch nach vielen Jahren ein auf den jeweiligen Inhalt bezogenes Handeln erforderlich machen.

Verträge sind schon komplex genug

Kompliziert wird es zumal in Anbetracht zunehmender rechtlicher Regulierung, etwa in Sachen Datenschutz und Compliance, wenn dieser Lebenszyklus im Unternehmen geprägt ist von einem Mix aus papierbasierten und digitalen Dokumenten, womöglich noch manuelle Einzelschritte umfasst und viele verschiedene Akteure und Abteilungen in die Abstimmungs- und Freigabeprozesse mit einbezieht. All dies bedeutet nicht nur einen vergleichsweise hohen zeitlichen und personellen Aufwand und erhöht damit die Bearbeitungsdauer, sondern auch das Risiko von Fehlern, Informationsverlusten, Fristversäumnissen und Compliance-Verstößen.

Immerhin – laut einer Studie von Statista aus dem Jahr 2024, in deren Rahmen 400 deutsche Betriebe zwischen 10 und 1.000 Mitarbeitern befragt wurden, arbeiten drei von vier Unternehmen heute »papierreduziert«. Mit Maßnahmen wie dem OZG-Änderungsgesetz (OZG 2.0) und dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) versucht inzwischen auch die Bundesregierung, die überbordende Bürokratie hierzulande einzudämmen und gleichzeitig den digitalen Wandel zu fördern. Je papierfreier sich aber der Umgang mit wichtigen Urkunden, Vertragsdokumenten und deren Ausfertigung gestaltet, desto wertvoller und unverzichtbarer werden moderne CLM-Lösungen. Ceyoniq setzt dabei auf das neue nscale CLM, das auf echte Arbeitsabläufe abgestimmt ist. Einfach und intuitiv wird es ein Instrument für die Prüfung und Durchsetzung von Vertragsbedingungen sowie für die Dokumentation, das Reporting und die fristgerechte Archivierung wichtiger Verträge sein.

Wer profitiert von einer CLM-Lösung?

Da Verträge in nahezu jedem Unternehmen zum Tagesgeschäft gehören, lohnt es sich fast immer, den Einsatz einer CLM-Lösung individuell zu prüfen. Gerade Unternehmen in stark regulierten Branchen oder mit komplexen Lieferketten können durch automatisierte Software manuelle Aufgaben in Vertragsprozessen drastisch reduzieren, Abläufe beschleunigen und mehr Transparenz schaffen: Alle relevanten Stakeholder können rechtebasiert und sicher auf sämtliche benötigte Daten zugreifen, Freigaben werden zuverlässig dokumentiert, Automatisierungen sorgen für einen zügigen Informationsfluss. Das spart Zeit, da Nachfragen minimiert werden, senkt Kosten und reduziert Risiken wie Vertragsverletzungen oder rechtliche Versäumnisse.

Durch den zentralen Zugriff auf alle relevanten Informationen verbessert sich zudem die Verhandlungsposition und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben ist gesichert. Die Zusammenarbeit zwischen intern wie extern gestaltet sich deutlich effizienter. Dazu trägt auch die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) in die Vertragsanalyse bei, die es Unternehmen ermöglicht, Verträge effizienter, präziser und umfassender zu prüfen.

Mehr Durchblick im Vertrag – dank KI

Die manuelle Vertragsprüfung ist ein zeit- und ressourcenintensiver Prozess. Verträge können bis zu mehrere Hundert Seiten Umfang haben und eine Vielzahl von Klauseln beinhalten, die kritisch auf ihre Vollständigkeit, Konformität mit verschiedenen Rechtsnormen, Widersprüche und Umsetzungsrisiken überprüft werden müssen. Um Vertragsprozesse zu optimieren, setzen Unternehmen und Verwaltungen inzwischen zunehmend auf intelligente Lösungen wie die KI-basierte Vertragsanalyse. Sie ist schon heute in der Lage, bei der Prüfung und Verwaltung von Verträgen zu unterstützen und so den Prozess zu beschleunigen. Mit Hilfe von maschinellem Lernen und Natural Language Processing (NLP) können Verträge automatisch auf Vollständigkeit und Übereinstimmung mit bestehenden Richtlinien und Vorschriften geprüft werden. Außerdem trägt die KI dazu bei, mögliche Risiken und Unstimmigkeiten frühzeitig zu identifizieren.

Moderne Lösungen wie nscale von Ceyoniq bieten hierzu benutzerfreundliche No-Code- und Low-Code-Ansätze, sodass sich moderne, KI-gestützte Funktionen schnell in bestehende Prozesse integrieren lassen – ganz ohne weitreichende Programmierkenntnisse. Der Einsatz dieser intelligenten Technologien ermöglicht zudem eine intuitive Einführung, beschleunigt Arbeitsabläufe und unterstützt eine reibungslose Integration in den Alltag von Unternehmen und Verwaltungen.

Elektronische Signaturen als Gamechanger

Ein Vertrag wird erst mit der Unterzeichnung aller Parteien wirksam. Durch das OZG 2.0 können Unternehmen, Verwaltungen und Behörden inzwischen aber analoge Signaturen und Siegel durch elektronische Signaturen ersetzen – und ihre Prozesse dadurch noch weiter optimieren: Denn elektronische Signaturen ermöglichen nun endlich komplett digitale Prozesse. Durch deren Integration in entsprechende Anwendungen entfallen Medienbrüche, die beim händischen Signieren unvermeidbar sind.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Verantwortliche und entscheidungsberechtigte Mitarbeitende sparen bei der Ausfertigung und Verwaltung von Dokumenten viel Zeit und Aufwand, und durch Einsparungen bei Druck-, Lager- und Versandkosten bares Geld. Elektronische Signaturen erhöhen zudem die Datensicherheit und gewährleisten datenschutzrechtliche Konformität bei digitalen Prozessen. Darüber hinaus stellen sie zu jeder Zeit Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Compliance sicher.

Neben elektronischen Signaturen existieren auch elektronische Siegel, die dann zum Einsatz kommen, wenn juristische anstatt natürlicher Personen eine digitale Unterschrift zu leisten haben – quasi als digitale Version des Firmenstempels. Elektronische Siegel werden hauptsächlich dort verwendet, wo eine Unterzeichnung durch eine natürliche Person gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, was beispielsweise bei vielen Verwaltungsdokumenten der Fall ist. Die Möglichkeit, elektronische Signaturen oder Siegel zu nutzen, ist in nscale bereits seit 2024 integriert.

Verträge im Griff – digital, sicher und effizient

Zentrales Element des nscale CLM wird die digitale Vertragsakte, in der sämtliche relevanten Informationen sowie die zugehörige Kommunikation zentral gespeichert und orts- sowie abteilungsübergreifend zugänglich sind. Risiken wie ungewollte Vertragsverlängerungen oder Fristversäumnisse werden deutlich reduziert. Ergänzt wird diese strukturierte Übersicht durch eine zentrale Fristen- und Terminüberwachung sowie durch Funktionen zum Forderungs- und Claim-Management, die intelligente Unterstützung bieten. Verträge lassen sich nachvollziehbar, fälschungssicher und revisionssicher archivieren – und sind bei Bedarf in wenigen Sekunden auffindbar. Ein detailliertes Berechtigungskonzept gewährleistet dabei Datenschutz und Zugriffssicherheit.

Vertragswesen im Fluss: Mit nscale CLM

Ein professionelles CLM verbessert nicht nur die Effizienz in der Vertragsverwaltung, sondern minimiert rechtliche Risiken, spart Aufwand und Kosten und sorgt für mehr Transparenz und Rechtssicherheit. Das neue nscale CLM von Ceyoniq bietet eine vollkommen neu gedachte Benutzerführung, die Komplexität reduziert und einfaches Arbeiten intuitiv möglich macht, sodass Unternehmen die Vorteile direkt nutzen können: Sie gewinnen eine stärkere Verhandlungsposition, erfüllen Compliance-Anforderungen zuverlässig und behalten jederzeit den Überblick über ihre vertraglichen Verpflichtungen.