KI gibt auch dem Scanner-Markt einen Schub

Auch Papierbelege sind KI-relevant

Künstliche Intelligenz (KI) befeuert das Bestreben von Unternehmen Informationen aus Archiven und Dokumenten zu nutzen und möglichst viele Geschäftsprozesse zu automatisieren. Doch viele Informationen liegen noch papierbasiert vor – sei es in Archiven oder papierbasierten Belegen wie Quittungen, Zollpapieren und Lieferscheinen. Die zunehmende Adaption und rasante Fortentwicklung von KI hat nicht nur Auswirkungen auf die softwareseitige Erfassung mittels Capturing und IDP, sondern auch auf den Scanner-Markt.

Frank Schuler, InoTec Sales Manager DACH von DATAWIN, schildert dies aus der Anbietersicht: »Als Scanner-Hersteller liefern wir den Treibstoff für KI- und IDP: nämlich qualitative Images. Der Output unserer Scanner entscheidet darüber, ob Organisationen das immense Potential von IDP und ECM-related AI für sich heben können – oder nicht. « Dementsprechend seien die Ansprüche an die Image-Qualität und folglich die Scan-Hardware spürbar gestiegen.

Ein Papierdokument einzuscannen und es als PDF zu speichern, genügt den Anforderungen von KI-basierten und automatisierten Prozessen längst nicht. »Erst wenn Dokumente automatisch erkannt, klassifiziert und mit strukturierten Daten versehen werden, entsteht aus der bloßen Bilddatei eine nutzbare Information«, erläutert Roland Kastner, Regional Sales Manager DACH bei PFU. Scanner und ihre Einbindung in effiziente Scan-Prozesse bilden eine entscheidende Basis für einen erfolgreichen Scan-Prozess.

Frank Schuler, InoTec Sales Manager DACH (Bild: Datawin)

Der Mensch als Fehlerquelle Nummer 1

Fragt man, wo beim Scannen die meisten Fehler entstehen, lautet die Antwort von Christoph Lubinus, Vertriebsleiter Scan bei der Epson Deutschland: »Die größte Fehlerquelle ist tatsächlich der Mensch. Beispielsweise werden Dokumente mit einer ungeeigneten Auflösung digitalisiert oder nach dem Scannen im falschen Ordner abgelegt.« Dokumente werden häufig auch falsch vorbereitet. Durch schlecht entklammerte Stapel, gemischte Formate oder beschädigte Belege kommt es schneller zu Einzugsproblemen oder unvollständigen Scans.

John Wu, Vice President von Plustek (Bild: Plustek)

Um entsprechende Fehler zu vermeiden, integrieren Scanner-Hersteller intelligente Softwarelösungen wie zur Bildoptimierung und Heftklammererkennung. Welche Rolle die Technik spielt, erläutert John Wu, Vice President von Plustek: »Gerade bei hohen Dokumentenvolumen zeigt sich, wie wichtig zuverlässige Einzugsmechaniken, stabile Bildverarbeitung und eine konsistente Scanqualität sind.«

Schuler erachtet das mit Abstand größte Fehlerpotential sogar in der Scanner-Auswahl: »Oder präziser gesagt: in einer Fehleinschätzung der Anforderungen, denen der Scanner heute oder auch zukünftig genügen muss. Wenn ein Scanner ausfällt, Anwenderfehler provoziert oder mangelhafte Images produziert, dann nur, weil er seiner Aufgabe nicht gewachsen ist: sei es in Sachen Produktqualität, Papier-Handling, Anwenderfreundlichkeit oder Image-Qualität.«

Grundsätzliches beim Scannen regeln

Neben den technischen Leistungsdaten müssen aber auch andere zentrale Punkte Berücksichtigung finden. »Beispielsweise sollten sich Beschaffer im Vorfeld Gedanken darüber machen, wer den Scanner benutzen darf und ob eine Authentifizierung am Scanner notwendig ist. In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig, in welcher Umgebung der Scanner betrieben wird – Stichwörter: Citrix und Linux – und ob es dafür entsprechende Herstellerunterstützung gibt«, so Lubinus, nach dessen Erfahrung oftmals Kostenfallen übersehen werden. So kann es eine Limitierung der Benutzerzahl geben oder zusätzliche Kosten für die Freischaltung weiterer Funktionen für die mitgelieferte Software anfallen.

Beschaffer sollten sich auch informieren, wie der Scanner mit weiterführenden Applikationen wie dem Archivsystem oder IDP- und ECM-System kommunizieren kann. Denn Medienbrüche verursachen zusätzlichen Aufwand. Müssen Informationen manuell aus Dokumenten in Fachanwendungen übertragen werden, kostet dies Zeit und erhöht das Risiko von Übertragungsfehlern.

Die Folge laut Kastner: »Dark Data – Dokumente sind zwar digital vorhanden und Inhalte archiviert, aber sie sind weder systematisch erschlossen noch ausgewertet. Mitarbeitende verlieren Zeit mit dem Suchen statt mit dem Finden von Informationen. Das Potenzial der Digitalisierung bleibt damit ungenutzt.«

Roland Kastner, Regional Sales Manager DACH bei PFU (Bild: Ricoh)

Scanner lassen sich besonders gut in ECM-, Capture- oder IDP-Lösungen integrieren, wenn sie auf offenen Schnittstellen und etablierten Treiberstandards basieren. »In der Praxis sind vor allem TWAIN, ISIS und WIA entscheidend, da diese Standards die Kommunikation zwischen Scanner und Fachanwendung ermöglichen. Systeme für Dokumentenerfassung oder ECM sind in der Regel genau auf diese Schnittstellen ausgelegt«, sagt Wu. Schwieriger werde die Integration bei Geräten, die nur proprietäre Softwareumgebungen nutzen oder keine standardisierten Treiber anbieten. Hier können Scanner-Hersteller ihre Anpassungsfähigkeit beweisen oder Anwenderinnen und Anwender müssen manuell die Daten übertragen.

Cloud- und Netzwerkfähigkeit: wichtig im Office-Umfeld

Christoph Lubinus, Vertriebsleiter Scan bei der Epson Deutschland (Bild: Epson)

Während im hochvolumigen Produktions-Scan Images nicht direkt in der Cloud oder im Netzwerk abgelegt werden, sind Scanner-Schnittstellen für Cloud- und Netzwerkfähigkeit gerade im Office-Umfeld sehr hilfreich. »Zahlreiche Unternehmen arbeiten in der Cloud, um ihre Dokumente nach dem Scannen digital zur Verfügung zu stellen. Dann können Mitarbeitende ortsunabhängig, also auch aus dem Homeoffice, darauf zugreifen«, berichtet Lubinus. Außerdem erlaubt Cloud- und Netzwerkfähigkeit, »dass Dokumente direkt und ohne Umwege über den lokalen PC digitalisiert und automatisch in ECM-, Capture- oder Workflow-Systeme übertragen werden«, so Wu. Daher sei sie gerade für Office-Scanner, die in Fachabteilungen, Kanzleien oder Behörden eingesetzt werden, sehr wichtig. Anwenderinnen und Anwender profitieren so nicht nur von einem schnellen Zugriff, zentraler Ablage und revisionssicherer Dokumentation, sondern auch von der Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren.

Durch die zunehmende Netzwerk- und Integrationsfähigkeit von Scannern steigt insbesondere in allgemein zugänglichen Bereichen wie in Büro- und Ladenumgebungen sowie in Empfangsbereichen das Risiko von Datenmissbrauch und Hackerangriffen. Verschiedene Sicherheitsfeatures helfen das Risiko zu minimieren:

• Zugriffssteuerung: Nutzeridentifikation über Login, Karten oder Netzwerkrechte, um unbefugtes Scannen zu verhindern.
• Vordefinierte Scanprofile: Scaneinstellungen sind durch Administratoren für Nutzerinnen und Nutzer vorgegeben und stellen so die gewünschten Ergebnisse sicher.
• Verschlüsselung: Sowohl beim Transport (TLS/SSL) als auch bei der Ablage, um Dokumente vor Abgriff zu schützen.
• Audit- und Protokollfunktionen: Nachvollziehbare Dokumentation, wer wann was gescannt hat – wichtig für Compliance und TR‑RESISCAN-konforme Prozesse.
• Löschen temporärer Daten: Kein Verbleib sensibler Informationen im Scanner-Cache.

Scanprozesse/TR-Resiscan

Doch technische Features schaffen es nicht alleine, das Scannen sicher und zuverlässig zu gestalten. Der gesamte Scan-Prozess sollte kritisch betrachtet und Fehlerquellen ausgeschlossen werden. Dies fängt bei dem Standort des Scanners an, geht über die Zugriffsmöglichkeiten und Schulung der Anwender bis hin zu einer sauberen Dokumentation des Scan-Prozesses.

Vor allem spielt ein sicheres und dokumentiertes Scan-Verfahren eine Rolle, wenn es um »Ersetzendes Scannen« geht – also wenn die papierbasierten Originaldokumente nach dem Scannen rechtssicher vernichtet werden können. Aus handelsrechtlicher Sicht ist dies unter Beachtung der GoBD möglich. Die hier gemachten Vorgaben sind wesentlich weniger umfangreich – aber trotzdem ausreichend – als die in der Technischen Richtlinie TR-03138 (TR-RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). TR-RESISCAN steht bei nicht wenigen Experten in der Kritik, aufgrund der hohen und realitätsfernen Anforderungen Scan-Projekte massiv zu verteuern, ohne die Rechtssicherheit zu erhöhen. Eine detaillierte Begründung hierzu liefert beispielweise Bernhard Zöller, Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Zöller & Partner in einem ausführlichen Blog-Artikel.