29.10.2014 (as)
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Advertorial: ECM & ERP: Eine sinnvolle Verbindung

  • Inhalt dieses Artikels
  • Anwendungsszenarien für ECM-ERP-Integration
  • Vorteile einer ECM-ERP-Integration
  • Fazit für ECM-ERP-Integration
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Ein Lieferschein ist lediglich ein Teil eines Einkaufsprozesses. Um den gesamten Geschäftsprozess ohne Medienbrüche abzubilden, ist es erforderlich ERP-Datensätze mit Geschäftsdokumenten zu verbinden. Das ist erst durch die Anbindung von ERP- und ECM-Systemen möglich. Transparenzgewinn und Zeitersparnis sind nur einige Vorteile der Integration beider Systeme.

Ein ECM-System kann besonders dort eine wichtige Ergänzung zu einer bereits bestehenden ERP-Lösung darstellen, wo geschäftsrelevante Dokumente separat abgelegt und mit ERP-Datensätzen verknüpft werden sollen, um Geschäftsprozesse vollständig digital abbilden zu können. Die ECM-Suite hat dabei die Aufgabe, Dokumente beliebigen Dateiformats zu verwalten und revisionssicher zu archivieren, egal ob sie inner- oder außerhalb eines ERP-Systems erstellt wurden (zum Beispiel mit Office- oder E-Mail-Programmen) oder über verschiedene Kanäle als Brief, Fax oder E-Mail das Unternehmen erreichen. Mithilfe eines ECM-Systems kann praktisch der gesamte Dokumentenbestand eines Unternehmens mit einem ERP-System verknüpft und unternehmensweit verfügbar gemacht werden.

Schnell-Check für integrierten ECM- und ERP-Bedarf

In der Integration von ERP und ECM-Systemen steckt ein großes Potenzial für Unternehmen. Je mehr Sie sich in folgenden Aussagen wiedererkennen, desto größer ist der Mehrwert einer ECM-Einführung inklusive der Anbindung an Ihr bestehendes ERP-System: 

  • Sie finden Ihre Dokumentenablage unübersichtlich.
  • Ihre Mitarbeiter verbringen viel zu viel Zeit damit, nach Dokumenten zu suchen.
  • Sie haben häufig Schwierigkeiten damit, den Zusammenhang zwischen verschiedenen Dokumenten zu überblicken.
  • Sie sind sich nicht sicher, ob alle geschäftsrelevanten Daten korrekt archiviert sind. Teilweise sind die Unterlagen im Archivkeller.
  • Die Datenbank Ihres ERP-Systems wird immer langsamer, weil sie überlastet ist.
  • Jeder Sachbearbeiter legt seine E-Mails anders ab.
  • Sie wissen nicht, wie lange Ihre Mitarbeiter für die Bearbeitung einer Eingangsrechnung benötigen –  aber sicher zu lange.
  • Ihre Mitarbeiter verbringen viel Zeit vor dem Kopierer
  • Sie drucken häufig Belege aus, um sie von Mitarbeitern freigeben zu lassen, die keinen Zugang zum ERP-System haben.
  • Dokumente sind schon einmal auf dem Weg ins/vom Archiv verloren gegangen.

Anwendungsszenarien für ECM-ERP-Integration

Für die Ergänzung eines ERP-Systems mit Dokumentenmanagement-Funktionen gibt es eine Vielzahl an Anwendungsszenarien. Konkret könnte dies zum Beispiel die Verknüpfung des gesamten Schriftverkehrs zu einem bestimmten Lieferanten bedeuten oder die Abbildung einer elektronischen Maschinenakte, die sowohl Bilder als auch produktionsbegleitende Dokumente und Informationen aus dem ERP oder PPS beinhaltet. Über bidirektionale Schnittstellen kann der Zugriff auf sämtliche Daten jederzeit gewährleistet werden. Anwender sind nicht dazu gezwungen, zwischen den Applikationen zu wechseln, sondern können in der gewohnten Umgebung arbeiten. 

Vorteile einer ECM-ERP-Integration

Der Vergleich des Angebotsspektrums im Bereich Archivierung und Records Management oder Dokumentenmanagement zeigt deutliche Unterschiede (Datenquelle: Trovarit Marktspiegel ECM/DMS 2014)

Alle Belege und Informationen, die zu einem Geschäftsvorgang gehören, werden zentral in einer elektronischen Vorgangsakte abgelegt und verwaltet. So geht man einen Schritt weiter in Richtung unternehmensweitem Informationsmanagement. Ein ERP-Benutzer kann direkt aus einem ERP-Datensatz heraus die dazugehörige Vorgangsakte im ECM-System per Mausklick aufrufen oder in der integrierten Dokumentenanzeige die Inhalte eines Dokuments anschauen. Konkret für den Anwender heißt es: Er kann schneller auf Informationen zugreifen. Nicht weniger interessant ist die Tatsache, dass Mitarbeiter auch ohne ERP-Zugang über das ECM auf die Dokumente eines Vorgangs zugreifen können – ein Ausfallszenario kann deshalb problemlos realisiert werden.
Key-Features eines ECM-Systems mit ERP-Anbindung
  • Verknüpfung von Geschäftsdokumenten beliebigen Datenformates mit ERP-Datensätzen
  • Einfache Aktenbildung
  • Automatische Zuordnung von Belegen zu ERP-Buchungen
  • Nutzung digitaler ECM-Workflows zum Beispiel Freigabe, Kenntnisnahme, Prüfung – auch mobil
  • Revisionssichere Archivierung von Geschäftsdokumenten (IT-Compliance)

Die Anforderungen an ein ECM-System zur ERP-Integration sind jedoch hoch. Deshalb sollte genau geprüft werden, welche Funktionen das ECM-System in Kombination mit dem ERP-System unterstützt. Nicht vergessen sollte man auch die Benutzerfreundlichkeit des gewählten Systems, denn die Anwender sollten möglichst ohne großen Schulungsaufwand in den Umgang mit dem neuen ECM-System einsteigen können.

Fazit für ECM-ERP-Integration

Es gibt genügend Gründe, um einmal zu prüfen, wie das eigene ERP-System durch die Integration mit einem ECM-System bereichert werden könnte oder auch sollte. Transparenz, Zeitersparnis bei der Bearbeitung, revisionssichere Archivierung, Vermeidung von Medienbrüchen sowie bessere Recherche sind dabei nur einige der Nutzenaspekte. Weitere lesen Sie in dem Whitepaper »ERP & ECM: eine sinnvolle Verbindung«, das Zusammenhänge und Vorteile der Integration von ERP und ECM darstellt.

Über OPTIMAL SYSTEMS

OPTIMAL SYSTEMS unterstützt mit der ECM-Software enaio® den zuverlässigen Datenaustausch innerhalb der heterogenen IT-Landschaft eines Unternehmens durch gängige Standards- und spezifische Schnittstellen sowie durch die Anbindung branchenspezifischer Fachverfahren. Neben Anbindungen an SAP, Microsoft Dynamics NAV und Microsoft Dynamics AX sind viele weitere Schnittstellen zu den unterschiedlichsten ERP-Systemen wie Sage, proAlpha, PSIPENTA, INFOR ERP LN, Wilken oder COMARCH realisiert worden.

Wenn Sie Fragen zu den Integrationsszenarien haben oder sich für andere ECM-Lösungen interessieren – sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne!

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