ECM-Lösung »DocuWare 7.4« verbessert Kollaboration

Mit dem Enterprise-Content-Management- (ECM-) System »DocuWare Version 7.4« will DocuWare Unternehmen auch in Krisenzeiten maximale Produktivität und Geschäftskontinuität bieten. Die neuen Funktionen sollen Belegschaften an unterschiedlichen Standorten mehr Kollaboration ermöglichen. »Situationsbedingt arbeiten mehr Mitarbeiter denn je im Home-Office. Mit der Version 7.4 adressieren wir speziell die Bedürfnisse der verteilten Teams«, sagt Docuware-Geschäftsführer Dr. Michael Berger. »Die neue Version ermöglicht eine verbesserte Zusammenarbeit sowie eine schnellere Dokumenten- und Datensuche. Gemeinsam können Anwender an Workflows arbeiten, höchste Sicherheit ist dabei natürlich gewährleistet.« Des Weiteren haben die cloud-basierten, vorkonfigurierten Lösungen Verbesserungen erfahren. Neukunden können sie schneller in Betrieb nehmen und Bestandskunden einfacher erweitern.

Direktes Bearbeiten von Office-Dokumenten

Version 7.4 ermöglicht es, gleichzeitig mit mehreren Kolleginnen und Kollegen in »DocuWare Cloud« abgelegte Microsoft Office-Dokumente zu nutzen. So können Word-, Excel- oder Power Point-Dateien direkt online in Microsoft Office für das Web bearbeitet werden. Für ein abteilungsübergreifendes Projekt wird beispielsweise eine Roadmap in Excel erstellt und archiviert. Während eines Meetings tragen alle Beteiligten live den aktuellen Stand ein. Der Vorteil: Die Bearbeitung erfolgt wesentlich schneller, da die Dokumente nicht mehr heruntergeladen und nach der Bearbeitung wieder hochgeladen werden müssen. Um auf diese Funktion zugreifen zu können, wird ein Microsoft 365-Abonnement benötigt, das eine Office-Online-Business-Lizenz beinhaltet.

Anwendungen ohne Programmierung kombinieren

Die Verbindung zwischen Docuware und weiteren Anwendungen lässt sich ohne Programmierarbeit über die Funktion »Smart Connect« realisieren. Mit der Highlight-Suche von Smart Connect können Dokumente im Archiv folgendermaßen gesucht werden: Text markieren, Tastenkombination drücken und das gesuchte Dokument erscheint am Bildschirm. Ist die Suche einmal konfiguriert, funktioniert sie aus jeder Anwendung heraus, egal ob aus dem ERP-, CRM- sowie Buchhaltungssystem als auch aus Microsoft Office. Diese Funktion steht sowohl für »DocuWare Cloud« als auch für das On-Premises-System zur Verfügung.

Workflows lassen sich jetzt von einem System in ein anderes kopieren, unabhängig davon, ob das Zielarchiv zur eigenen Organisation gehört oder sich auf einem anderen System befindet. So kann beispielsweise ein für die Personalabteilung erstellter Workflow, der sich mit kleinen Modifikationen auch für das Marketing eignet, auf das Marketing-Archiv übertragen und nach Bedarf angepasst werden. Beim Öffnen eines Workflows prüft Docuware Version 7.4 alle Abhängigkeiten und meldet eventuelle Fehler. Erst wenn die Fehler behoben sind, kann der Workflow verwendet werden.

Verbesserte Benutzerauthentifizierung

Mit »DocuWare Version 7.3« stand für Docuware Cloud bereits ein neuer Identity Service für Single Sign-On zur Verfügung. Nun steht dieser Web-Service auch für Kunden mit lokal installierten Systemen bereit. Bei Cloud- sowie On Premises-Systemen besteht die Möglichkeit, Single Sign-On für eine sichere Anmeldung zu erzwingen und auch bei »DocuWare Mobile« ist SSO jetzt möglich. Archivierte Dokumente werden dadurch besser vor unberechtigtem Zugriff geschützt und alle Sicherheits-Standards erfüllt.

Erstmals ist die kombinierte Nutzung von mehreren vorkonfigurierten Lösungen möglich. So lässt sich etwa »Rechnungsverarbeitung« mit »Smarte Dokumentorganisation« kombinieren und die neue Lösung in bestehende Cloud-Systeme importieren. Bestehenden Konfigurationen der gleichen Version sollen laut Docuware problemlos zusammenarbeiten.