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Published On: 9. August 2023Von

ecoDMS bietet bessere Einbindung von Workflow-Tool

Das Update des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) »ecoDMS« kann gemeinsam mit dem Workflow-Tool »WORKZ-Add-ons« Prozesse besser verzahnen. Außerdem besitzt das neue Rolling Release eine erweiterte Import-Funktion.

Workflow-Tool WORKZ von ecoDMS

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Mit WORKZ sind in ecoDMS mehrstufige Freigabeprozesse möglich (Bild: ecoDMS)

Mehrstufige Verarbeitung von Eingangsrechnungen in ecoDMS

Als Highlight des neuen Rolling Release von »ecoDMS« bezeichnet der gleichnamige Hersteller die enge Integration des weiterentwickelten Workflow-Tools »WORKZ-Add-ons«. Damit können Unternehmen Dokumentenprozesse digitalisieren, die aus wiederkehrenden Aufgaben bestehen.

Das im Hinblick auf Performance und Benutzerfreundlichkeit verbesserte WORKZ-Add-on ermöglicht es, in ecoDMS feste Abläufe linear zu definieren sowie Routinen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten zu automatisieren. Dabei können Anwender Prozesse miteinander verzahnen. »Ein typisches Beispiel ist die mehrstufige Verarbeitung von Eingangsrechnungen«, erläutert Ralf Schmitz, zuständig für Reseller Sales & Vertrieb bei der ecoDMS GmbH. »So bildet der erste Prozess die sachliche Freigabe, der darauffolgende die fachliche Freigabe und der abschließende Prozess die Verbuchung sowie die Begleichung der Rechnung ab.« Darüber hinaus dokumentiert ein digitaler Stempel bei Bedarf direkt auf dem Dokument, welcher Benutzer wann welchen Schritt ausgeführt hat.

ecoDMS kann E-Mail-Import auf PDFs eingrenzen

Innerhalb des Updates integrierte ecoDMS die neuesten Versionen der genutzten PostgreSQL-Datenbank und des eingesetzten Frameworks in das DMS. Eine weitere Neuerung im DMS ist die erweiterte Import-Funktion. Anwender können hier beispielsweise definieren, dass beim E-Mail-Import nur PDF-Anhänge in das DMS übernommen werden sollen. Darüber hinaus wurde die Klassifizierung von Datumseingaben optimiert, indem die Lösung unterschiedliche Schreibweisen automatisch interpretieren kann.

Nutzende mit Update-Berechtigung können das Update kostenlos herunterladen und das WORKZ-Add-on, sofern noch nicht lizenziert, optional hinzuerwerben. Das Add-on kostet 3,50 Euro, netto pro Monat, je ecoDMS-Lizenznummer.

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About the Author: Annette Stadler

Annette Stadler ist IT-Journalistin und leitet das Online-Portal ECMGUIDE.
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