Importprofil für XRechnung in SmartDocs

E-Rechnungspflicht mit SmartDocs abdecken

Das DMS und Archivsystem »SmartDocs« von DMSFACTORY bietet nun eine Bearbeitungsfunktion für das Format XRechnung an. XRechnungen sind XML-Dateien, die für das menschliche Auge nicht direkt lesbar sind. Ihr Vorteil ist, dass sie sich für das automatische Auslesen von Rechnungsdaten und die medienbruchfreie elektronische Weiterverarbeitung von Rechnungen eignen. Im Rahmen der seit Anfang des Jahres geltenden E-Rechnungspflicht für Unternehmen ist XRechnung als zulässiger Standard erlaubt. In SmartDocs haben Anwenderinnen und Anwender nun die Möglichkeit, XRechnungen zu visualisieren und automatisch mit Hilfe eines Importprofils als E-Rechnung zu verschlagworten und als diese abzulegen.

Außerdem bietet SmartDocs neben dem bisherigen Zugriffsschutz die zusätzliche Möglichkeit der Private Encryption, um sensible Daten mit möglichst wenig Aufwand schützen zu können. Einzelne Archivbereiche lassen sich dabei verschlüsseln, sodass nur autorisierte Personen Zugriff erhalten. Mit den neuen Funktionen will Dmsfactory der Zielgruppe von SmartDocs – dem kleinen Mittelstand – Möglichkeiten geben, auf aktuelle Herausforderungen zu reagieren.

SmartDocs für den kleinen Mittelstand

Als kleinen Mittelstand bezeichnet Dmsfactory Unternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten. Dies sind oft Einzelunternehmer und kleine (Familien-)Unternehmen mit überschaubaren Geschäftsprozessen und sehr begrenzten IT-Ressourcen.

Für den Mittelstand, der hinsichtlich Ressourcen, Know-how und Digitalisierungsgrad meist besser aufgestellt ist, kann SmartDocs laut Dmsfactory dennoch ein effizientes und passendes System sein – gerade für den Einstieg in das digitale Dokumentenmanagement. Nach den Erfahrungen des Anbieters bleiben Kleinst- und Kleinunternehmen meist bei der Lösung, da sie keine komplexeren Prozesse abbilden müssen und so auch keine weiteren Anforderungen an das System haben.

Für größere Kunden mit komplexeren Prozessen, die höhere Anforderungen an Individualisierbarkeit und Automatisierung haben, bietet Dmsfactory Partnerlösungen. Im Mittelstandsbereich empfiehlt sich beispielsweise M-Files, das sich im Portfolio des Anbieters befindet.

Preismodell von SmartDocs

Preislich bietet Dmsfactory folgende Lizenzoptionen von SmartDocs für den kleinen Mittelstand an:

• Das »Starterpaket« für 2.000 Euro umfasst die Installation und Grundkonfiguration von SmartDocs im Unternehmen, sowie insgesamt 16 Stunden Support bei Fragen und Problemen.
• Bei der Einzelplatzinstallation »SmartDocs Einzel« für 600 Euro wird die Lizenz lokal auf dem Anwender-PC installiert und kann so von diesem Anwender genutzt werden. Dies empfiehlt sich bei Einzelunternehme oder Unternehmen, deren Verwaltung von nur einer Person oder einem Arbeitsplatz besetzt ist.
• Bei der Mehrplatzinstallation für 2.900 Euro wird die Lizenz auf einem Haupt-PC installiert und kann dann von insgesamt fünf Arbeitsplätzen genutzt werden.
• »SmartDocs Server« für 2.000 Euro ist das Lizenzpaket für Unternehmen, die SmartDocs in Kombination mit einem Server nutzen möchten. Hier liefert der Hersteller eine Synology Diskstation NAS mit 4 * 8 TB Storage und 32GB RAM inklusive eingerichteter SmartDocs Datenbank, Dokumentenablage und Datensicherung mit.