25.01.2021 (as)
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Optimal Systems stellt DMS-SaaS-Angebot »yuuvis Impulse« vor

  • Inhalt dieses Artikels
  • Funktionsüberblick zur SaaS-Lösung
  • Voraussetzungen und Hintergrund von »yuuvis Impulse«

Digitale Aktenverwaltung mit Yuuvis Impulse (Bild: Optimal Systems)Digitale Aktenverwaltung mit Yuuvis Impulse (Bild: Optimal Systems)Mit »yuuvis Impulse« stellt Optimal Systems ihren ersten Dokumentenmanagement-Service als Software-as-a-Service-Angebot vor. Bei einem Startpreis von 89 Euro monatlich spricht der Hersteller  kleine und mittlere Unternehmen sowie dezentrale Organisationen an. Für 89 Euro können Kunden unbegrenzt viele Nutzende einbinden und 2.500 Dokumente verwalten. Bei einer höheren Anzahl von Dokumenten erhöht sich der monatliche Preis. Maximal sind 50 Nutzende und 50.000 zu verwaltende Dokumente mit Yuuvis Impulse zu versorgen. Prinzipiell können sich Interessenten nicht direkt für den Service anmelden, sondern müssen ein Angebot einholen.

Funktionsüberblick zur SaaS-Lösung

Der neue Dokumentenmanagement-Service stellt Kernfunktionen zur revisionssicheren Verwaltung von Dokumenten und standardisierte Workflows direkt aus der Cloud zur Verfügung. Neben der Einrichtung einer benutzerindividuellen Ablagestruktur, basierend auf Ordnern und Dokumenten unterschiedlicher Typen, dem Import von Dokumenten aus Verzeichnisstrukturen und dem Stapelimport per Drag-and-drop, gibt es eine freie Ablage von Dokumenten mittels Drag-and-drop inklusive manueller Erfassung damit verbundener Informationen (Metadaten) und Klassifizierung. Bei der Drag-and-drop-Ablage von E-Mails werden die relevanten Metadaten der E-Mail automatisch extrahiert und in Formularfelder eingesetzt. Zudem bietet die Lösung eine effiziente Suche durch automatische Volltextindexierung und ergänzende technische Metadaten, Unterstützung der Verarbeitung durch Zuweisung an Mitarbeiter, Bearbeitungsnotizen, Wiedervorlagen und Statusüberwachung sowie Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung durch Versionierung und Führung einer Zugriffshistorie. Ein Berechtigungssystem bietet Schutz vor unberechtigten Zugriff und versehentliches Löschen.

Eine lokale Softwareinstallation ist nicht notwendig. Sven Hoffmann, Leiter Produktmanagement Optimal Systems, sieht Yuuvis Impulse als ideale Lösung für Unternehmen, die keinen Bedarf an komplexen und lokal installierten DMS-Anwendungen haben. »Unser neuer Dokumenten-Service aus der Cloud zeichnet sich vor allem durch den Fokus aufs Wesentliche aus. Er stellt den Zugriff auf DMS-Kernfunktionen im Rahmen eines kostengünstigen, monatlichen Abonnements zur Verfügung.«

Voraussetzungen und Hintergrund von »yuuvis Impulse«

Mit dem cloudbasiertes DMS lassen sich alle Arten von Dokumenten digital ablegen, auf den Punkt zur Verfügung stellen sowie revisionssicher archivieren und schnell wiederfinden. Anwender benötigen nur einen Browser vom Typ »Microsoft Edge«, »Google Chrome« oder »Firefox«, um mit dem System arbeiten zu können. Die Wartung des bei »Microsoft Azure« auf europäischen Servern gehosteten Service liegt in der Verantwortung von Optimal Systems.

Yuuvis Impulse basiert auf der »yuuvis Momentum«-Technologie von Optimal Systems. Yuuvis Momentum ist eine Cloud-native Plattform für den Aufbau von Content- und Informationsmanagement-Lösungen. Sie unterstützt Einsatzszenarien, die von On-Premises, Private oder Public Cloud bis hin zu Hybrid-Lösungen reichen und überall den gleichen Cloud-nativen Technologie-Stack verwenden.




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