Postdigitalisierer Caya entwickelt einfaches SaaS-basiertes DMS

Täglich digitalisiert das 2017 in Berlin gegründete Unternehmen Caya die Briefpost von über 10.000 Kunden. »Seitdem immer mehr Betriebe ihre Mitarbeiter ins Home-Office schicken, verzeichnen wir eine stark steigende Nachfrage«, berichtet Alexander Schneekloth, Gründer und Geschäftsführer von Caya. Bislang nutzten die meisten Kunden bereits die Möglichkeit, die digitalisierte Post in der von Caya betriebenen Cloud zu verwalten und zu archivieren. Ab sofort können sie in der »Document Cloud« nicht nur die von Caya digitalisierten Dokumenten ablegen, sondern auch weitere digitale Dokumente. »Mit unserem integrierten Dokumentenmanagement-System (DMS) bieten wir nun einen Ort für Dokumente, die sonst in physischen Ordnern abgelegt werden«, so Schneekloth im Gespräch mit ECMguide.de. Die digitalen Dokumente können direkt in die Cloud hochgeladen oder via E-Mail importiert werden.

Fokus auf wesentliche DMS-Aufgaben

Die Document Cloud soll gegenüber komplexen DMS-Lösungen eine günstige Alternative bieten, die von heute auf morgen umsetzbar ist. Gleichzeitig ermöglicht sie eine rechtssichere Ablage von digitalen Dokumenten. »Bevor wir uns entschlossen haben, ein eigenes DMS auf den Markt zu bringen, haben wir uns die verfügbaren Systeme angeschaut. Dabei stellten wir fest, dass die Produkte sehr komplex sind. Mit der Caya Document Cloud bieten wir eine Lösung, die nach dem Plug-and-Play-Prinzip selbsterklärend und damit ohne Schulungsaufwand sofort anwendbar ist. Dabei deckt unser System eine Vielzahl der in Unternehmen gängigen Abläufe ab«, meint Schneekloth

So ermöglicht Caya Document Cloud eine automatisierte Verarbeitung von Dokumenten inklusive Texterkennung (OCR) und Datenextraktion, die strukturierte Verwaltung der Dokumente in Ordnern sowie eine Volltextsuche und die Bearbeitung mit einem PDF-Editor. Zudem funktioniert das Bezahlen von Rechnungen via »PayNow« und das Weiterleiten von Dokumenten an andere Mitarbeiter und Drittlösungen wie »box«, »Evernote« und »DATEV SmartTransfer«.

Weitere Funktionen mit neuem Preismodell

Anwender greifen über ihren Browser oder eine kostenlose Mobile App auf die Dokumente zu. Die Nutzung des selbst entwickelten DMS ist für Caya-Kunden, die für die Digitalisierung ihrer Briefpost je nach Menge zwischen 5,99 Euro und 199,99 Euro monatlich zahlen, zunächst kostenfrei. Mittelfristig ist jedoch geplant, dass das DMS auch unabhängig vom Digitalisierungsservice nutzbar sein soll. Neben einer einfachen Lösung für Selbstständige ist dann ein weiteres kostenpflichtiges Angebot geplant. Hinzukommen sollen dabei Möglichkeiten für das Rechtemanagement, der Aufbau von Workflows und die Verarbeitung weiterer Formate. Aktuell unterstützt Document Cloud alle PDF-Formate. Für das derzeit noch nicht limitierte Speichervolumen pro Kunden, soll es perspektivisch ein entsprechendes SaaS-Pricing geben. Caya betreibt die Cloud-Lösung ausschließlich in einem deutschen Serverzentrum im Frankfurter Bankenumfeld.