Verknüpfung von ecoDMS und DATEV sorgt für mehr Transparenz

Belege auf komfortable Weise direkt zum Steuerberater

Der Aachener Hersteller schlumberger digital entwickelte mit »arkivado tool« eine Lösung, mit der Unternehmen ZUGFeRD- und XRechnungen direkt aus »ecoDMS» heraus über die Plattform »DATEV Unternehmen online« an ihren Steuerberater übergeben können. Auch als PDF-Datei ausgestellte Belege oder gescannte Papierrechnungen können so komfortabel übertragen werden. Der Export ist dem Hersteller zufolge individuell anpassbar und kann mit oder ohne Beleg- bzw. Buchungsdaten erfolgen.

Prozesse digital gestalten

Mit Arkivado tool und ecoDMS sowie der Plattform Datev Unternehmen online lassen sich alle Abläufe rund um die Rechnungsprozesse vollständig digital gestalten, heißt es. Dafür werden eingehende Rechnungen zunächst in ecoDMS klassifiziert und geprüft. Buchungsrelevanten Daten werden dabei automatisch ausgelesen und als Metadaten im System hinterlegt. Nach der Freigabe markieren ecoDMS-Anwender die zu exportierenden Rechnungen im DMS und übertragen sie mit Arkivado tool an Datev Unternehmen online.

Steuerkanzlei hat den direkten Zugriff

Die zuständigen Mitarbeiter der Steuerkanzlei können im Posteingang direkt auf die Unterlagen zugreifen und sie verbuchen. In ecoDMS hinterlegte Belegdaten wie Lieferantenname, Rechnungsnummer oder -datum sowie Anmerkungen oder Notizen lassen sich optional mit übertragen. Das gilt auch für weitere Dokumente, darunter Benachrichtigungen vom Finanzamt oder Verträge. Abschließend wird der Export inklusive des Ausführungsdatums automatisch in ecoDMS protokolliert. Unternehmen haben dadurch eine transparente Übersicht zu bereits übertragenen Rechnungen.

Digital im Jahresabo

Dokumente aus ecoDMS lassen sich mit Arkivado tool auch in andere Finanzbuchhaltungs- oder in ERP-Systeme übertragen, erklärt Schlumberger. Darüber hinaus können Anwender mithilfe der in Rechnungen hinterlegten Attribute eine genormte SEPA-Datei erstellen. Diese kann an ein Online-Banking-System übermittelt werden. Erhältlich ist Arkivado tool als ausführbare Datei, die ohne Installation auskommt. Das Jahresabo kostet aktuell € 240 zzgl. MWST.

Michael Schlumberger, Gründer und Inhaber von Schlumberger digital sowie Awarded Partner von ecoDMS, erklärt: »Unsere Schnittstelle reduziert manuelle Arbeitsschritte, eliminiert Tippfehler und sorgt für mehr Transparenz im gesamten Rechnungsprozess.«