Gründe und Auswahlkriterien für neue Druckerflotte

Praxisbeispiele zur Modernisierung der Druckinfrastruktur

Effizienzsteigerung, Kostensenkung und bessere Nutzung moderner Technologien sind kurz gesagt die Gründe für die Erneuerung der Druckerflotte in Unternehmen. Bei näherer Betrachtung lassen sich unter diesen Schlagworten viele Aspekte subsumieren. Beispiele aus der Praxis belegen dies:

Patrick Bischoff, Director Marketing & Strategy bei Canon Deutschland (Bild: Canon/Tomas Rodriguez)

So gibt es ein mittelständisches Unternehmen, das als Kunde von Canon durch die Einführung neuer Multifunktionsgeräte und eines intelligenten Information Managements eine Reduktion der Druckkosten um 30 Prozent erzielen konnte. Diese Einsparungen resultierten nicht nur aus der höheren Energieeffizienz, sondern auch aus der Möglichkeit, papierbasierte Prozesse durch digitale Workflows zu ersetzen. »Unternehmen suchen nach Lösungen, die nicht nur die Druckqualität verbessern, sondern auch den Workflow optimieren und nachhaltiger gestalten«, erläutert hierzu Patrick Bischoff, Director Marketing & Strategy bei Canon Deutschland.

Ein weiteres Beispiel ist ein produzierendes Unternehmen, das durch die Modernisierung seiner Flotte mit 90 Kyocera-Multifunktionssystemen sowohl ökologisch als auch ökonomisch profitiert hat. Die Geräte bieten eine hohe Energieeffizienz, reduzieren durch ihr ressourcenschonendes Produktdesign den Abfall deutlich und verbessern so die Ökobilanz. Die intuitive Bedienung steigert die Produktivität der Mitarbeitenden und beschleunigt die Geschäftsprozesse. Zudem ermöglicht die neue Flotte den Einsatz der cloudbasierten Lösung Kyocera Fleet Services, die den IT-Aufwand minimiert und langfristig die Betriebskosten senkt. »Die Erneuerung der Druckerflotte hat somit die technischen Abläufe optimiert und die Umweltziele des Unternehmens unterstützt«, fasst Dietmar Nick, CEO von Kyocera Document Solutions Deutschland, zusammen.

Niedrigere Kosten und höhere Effizienz

Die Gründe für einen Austausch der Druckerflotte spielen ineinander, was auch Klaus Schulz, Manager Portfolio & Offering Management Deutschland & Österreich von Konica Minolta betont: »Ältere Geräte verursachen hohe Betriebskosten durch ineffizienten Energieverbrauch, teure Wartung und hohen Materialeinsatz. Moderne Drucksysteme senken diese Ausgaben erheblich, indem sie energieeffizient arbeiten und durch Managed Print Services  eine optimierte Nutzung ermöglichen.«

Generell ist das Kostenbewusstsein für das Thema Drucken in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen. Trotzdem ist die ganzheitliche Betrachtung der Druckkosten über den gesamten Lebenszyklus der Geräte hinweg immer noch ein häufig vernachlässigter Aspekt bei Investitionen in Druckerinfrastrukturen. Viele Unternehmen konzentrieren sich auf die Anschaffungskosten, während laufende Betriebskosten, Wartung und potenzielle Einsparungen durch Effizienzsteigerungen oft nicht ausreichend berücksichtigt werden. Eine fundierte Analyse dieser Faktoren kann Unternehmen helfen, eine nachhaltigere und wirtschaftlichere Entscheidung zu treffen.

Bedarfsanalyse zur Vorbereitung

Bei der Anschaffung von Druckgeräten sollten laut Michael Lang, Geschäftsführer Lexmark Deutschland, zunächst die drei »Ws« des Druckens geklärt werden: »Wie, was und warum wird gedruckt? Aus den Antworten lässt sich unternehmensspezifisch ableiten, wie künftig die optimierte und konsolidierte Druckerflotte aufgestellt sein soll. Folgende Faktoren sollten dabei eingehend beleuchtet werden: Das monatliche Druckvolumen, Medienformate (neben A4 und A3), die Nutzung von Papierverarbeitungsoptionen und Finishing-Funktionen, wie zum Beispiel die Broschüren-Erstellung, sowie professioneller Farbfunktionen.«

Ein weiterer sehr wichtiger Aspekt, insbesondere im Hinblick auf Managed Document/Digital Services (MDS), sei die Frage, inwieweit die Druckgeräte in die digitalen Prozessen bereits eingebunden sind oder künftig eingebunden werden sollen. Um das ultimative Ziel einer Workflow-Optimierung und Effizienzsteigerung zu erreichen, sollten lokal angeschlossene Arbeitsplatzdrucker durch netzwerkfähige Abteilungsdrucker und Multifunktionsgeräte mit günstigeren Seitenpreisen, hoher Energieeffizienz und deutlich mehr Funktionen ersetzt werden. Aufgrund von Scan-Funktionen und Schnittstellen zu Dokumentenmanagement-Systemen bieten sie die entscheidende Funktionalität »scan to process« – Dokumente können so einfach und schnell klassifiziert, abgelegt und weiterverarbeitet werden.

Dokumentenbasierte Prozesse automatisieren

Klaus Schulz, Manager Portfolio & Offering Management Deutschland & Österreich von Konica Minolta (Bild: Konica Minolta/Christoph Vohler)

Am besten lassen sich Kosten vermeiden und die Effizienz erhöhen, wenn Prozesse digital und automatisiert ablaufen. Doch gerade die Workflow-Optimierung wird bei Investitionen in Druckerinfrastrukturen häufig vernachlässigt, wie Schulz darlegt: »Viele Unternehmen modernisieren ihre Hardware, digitalisieren jedoch ihre Dokumentenprozesse nicht mit.« Wenn es um die Prozessautomatisierung geht, die von der Hardware ausgeht oder zumindest teilweise abhängt, muss die Integration in IT-Infrastrukturen genau betrachtet werden. »Denn Kompatibilitätsprobleme mit Cloud-, ERP- oder DMS-Systemen können hohe Folgekosten verursachen«, erläutert Schulz.

Bei der Planung der Druckerinfrastruktur spielt auch das Erkennen von Ineffizienz eine große Rolle: Dabei geht es um lokal angeschlossene Arbeitsplatzgeräte, niedrige Druckvolumen pro Gerät, eine geringe Nutzung der Duplexoption oder nur wenige A3-Ausdrucke auf A3-Druckern. »Hier gilt es, einen gut überlegten, dem echten Bedarf gerecht werdender Mix aus A3- und A4-Geräten vorzunehmen. Auch das Verhältnis von Druckern zu Mitarbeitern sagt viel darüber aus, ob die Druckinfrastruktur optimal ausgestaltet ist oder nicht. Darüber hinaus lässt der Vergleich unterschiedlicher Niederlassungen eines Unternehmens in Sachen Dokumentenhandling anhand von Filialdaten und Branchen-Benchmarks Rückschlüsse auf eine ineffiziente Druckstruktur zu«, so Lang, der darauf hinweist, dass große Diskrepanzen auf ein signifikantes Standardisierungs- und Einsparpotential hindeuten.

Skalierbare und modulare Systeme für wachstumsorientierte Firmen

Jedoch ist sowohl eine Über- als auch eine Unterdimensionierung der Geräte zu vermeiden. Es ist das erwartete Druckvolumen zu ermitteln, um sicherzustellen, dass die Systeme den täglichen Anforderungen gewachsen sind. Dabei sollten die Kaufentscheider aber auch ein wenig über den Tellerrand hinausblicken. Laut Nick sei es letztendlich wichtig, ein Gerät zu wählen, das nicht nur die aktuellen Anforderungen erfüllt, sondern auch zukünftiges Wachstum und Veränderungen im Unternehmen unterstützt. Eine Möglichkeit der Skalierung ist daher in den Auswahlprozess miteinzubeziehen. Modular erweiterbare Systeme bieten längerfristige Flexibilität.

Um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten, sind auch die Benutzerfreundlichkeit und die Verfügbarkeit von Support-Services durch kompetente Partner vor Ort nicht außer Acht zu lassen. »Bei der Auswahl eines Druckanbieters sollten Kunden besonders auf umfassende Service- und Supportleistungen achten. Dazu zählen proaktive Wartungsoptionen, schnelle Reaktionszeiten bei Störungen und Schulungen für Mitarbeiter, um die Geräte effizient nutzen zu können«, merkt Bischoff an. Ein integrierter Support, der sowohl technische als auch betriebliche Aspekte abdeckt, ist hier anzustreben.

Mehrfache Entlastungen durch neue Druckerflotte

Welche Vorteile sich bei einer optimalen Planung und Implementierung sowie bei einem bedarfsgerechten Support einstellen, zeigte sich auch bei einem weiteren Beispielprojekt von Kyocera. Durch die Erneuerung der Druckerflotte konnte eine Handwerkskammer erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Die Reduzierung der Druckeranzahl und der Einsatz zentraler Drucksysteme entlasteten die IT-Abteilung. Neue Multifunktionsgeräte verbesserten die Effizienz der Workflows und erhöhten die Sicherheit durch Nutzerauthentifizierung über Kartenleser. Der geringere Bedarf an Verbrauchsmaterialien durch die vereinheitlichte Systemflotte optimierte die Raumnutzung. Die Mitarbeitenden profitierten zudem von einer höheren Druckqualität und -geschwindigkeit. Insgesamt führte die Erneuerung zu einer spürbaren Prozess- und Kostenoptimierung.

Neben den hier aufgeführten klassischen Auswahlkriterien geht es bei der Investition in die Druckerinfrastruktur auch um technologische Themen. Um beispielsweise die Sicherheitsaspekte, den Einfluss von Künstlicher Intelligenz und Nachhaltigkeitsfaktoren ausführlich darzustellen, sind weitere Artikel hierzu vorgesehen.