»Die größten Veränderungen wird es unter der Haube geben«

Was bedeutet »SharePoint« für das Geschäft von Materna?

Pradel: Im Rahmen der Partnerschaft mit Microsoft fokussiert Materna auf die Realisierung von Lösungen für den Arbeitsplatz der Zukunft. Am Arbeitsplatz der Zukunft bilden Kompetenznetzwerke die Grundlage, Wissen neu zu verknüpfen, Geschäftsprozesse enger zu verbinden und so neue Formen der Zusammenarbeit zu entwickeln. Hierfür ist »SharePoint« eine der zentralen Technologieplattformen, die wir sowohl bei Unternehmen als auch bei Behörden gleichermaßen einsetzen. Da der Funktionsumfang von Sharepoint sehr groß ist, brauchen unsere Kunden einen Partner, der die individuell richtige Mischung aus Standardfunktionen, Einbringung von 3rd-Party-Lösungen und Individualentwicklung findet. Wir begleiten Kunden von der Strategiefindung über die Realisierung bis zum Betreiben der Plattform.

Welche Probleme haben Unternehmen typischerweise mit Sharepoint-Installationen?

Pradel: Eine der Grundherausforderungen ist es, dass eine Organisation auf die Nutzung von Sharepoint nicht nur technisch, sondern auch kulturell und organisatorisch vorbereitet werden muss. Während klassische Intranets eher der Informationsbereitstellung von zentraler Stelle dienen, geht Sharepoint weit darüber hinaus und erlaubt die aktive Einbindung der Anwender. Die Lösung vereint viele Funktionen für die Aufgaben- und Dokumenten-bezogene aber auch informelle Zusammenarbeit im Intranet und erlaubt Interaktionen aus dem Kontext der aktuellen Aufgabe, wie zum Beispiel »das gleichzeitige Arbeiten in einem Dokument«. Der Einzelne kann jetzt zum Informationsfluss und Wissensaustausch beitragen und muss dort hin geführt werden. Das setzt einen kulturellen Wandel in den Organisationen voraus. Damit spielt bei Sharepoint-Projekten immer auch ein durchdachtes Change-Management eine wesentliche Rolle.

Wie helfen Sie diesen Unternehmen die Herausforderungen zu lösen?

Pradel: Wir sind als Full-Service-Dienstleister aufgestellt und beginnen bereits bei der Strategieberatung, das heißt, welche Ziele Sharepoint in einer Organisation erfüllen sollte. Hierfür nutzen wir ein Use-Case-basiertes Vorgehensmodell. Neben langfristigen Zielen, wie dem Erstellen des Big Pictures für »Das Unternehmens-Intranet«, erarbeiten wir Teillösungen auf der Basis von konkreten und priorisierten Anwendungsfällen und integrieren sie in das Gesamtsystem. Dieser Ansatz erlaubt es uns zum einen, überschaubare Teilprojekte mit definierten Budgets zu initiieren und zum anderen, den Change-Prozess optimal auf die Mitarbeiter abzustimmen.

ECM-Lücken von Sharepoint

Welche Lücken hat SharePoint aus Ihrer Sicht im Bereich Enterprise Content Management?

Pradel: Materna versteht sich als Berater für den Kunden und beurteilt den Einsatz von Sharepoint immer auf Grundlage der konkreten Anwendungsszenarien. Wenn sich Anforderungen nicht mit Standardfunktionalitäten erfüllen lassen, prüfen wir, ob sich die Anforderungen über ergänzende Drittanbieterlösungen oder Individualentwicklungen erfüllen lassen. Oftmals sind auch Lösungswege möglich, die zwar nicht zu 100 Prozent die definierten Anforderungen erfüllen, aber zum gleichen Ergebnis führen. Wie bei vielen Microsoft-Produkten hat sich auch rund um Sharepoint ein Eco-System spezialisierter Lösungsanbieter gebildet, die integrierte Lösungen für die Plattform anbieten. Sharepoint verfolgt hier nicht den »Best of Breed«-Ansatz, sondern positioniert sich als Basis für eine breite Palette von Lösungen, die mit Sharepoint realisierbar sind. Sharepoint ist daher eher als Strategie zu verstehen, die erst dann richtig zum Tragen kommt, wenn viele Anwendungsfälle in die Plattform integriert beziehungsweise darin abgebildet werden.

Wie ergänzt beziehungsweise verbessert Materna Sharepoint?

Pradel: Materna hat speziell für vorhandene Sharepoint-Umgebungen ein Beratungspaket im Angebot, mit dem wir den technischen Gesundheitszustand der vorhandenen Infrastruktur genau analysieren. Die Schwerpunkte hierbei sind »SharePoint Architektur«, »SharePoint Performance« und »SharePoint Sicherheit«. So identifizieren wir Risiken in der Leistungsfähigkeit, Sicherheit und den Kosten und unsere Kunden erhalten Handlungsempfehlungen was sie die Stabilität, Performance und Sicherheit ihres Systems noch verbessern können.

Welche Verbesserungen erwarten Sie sich von »SharePoint Server 2016«?

Pradel: Nach den bisherigen Informationen, die Microsoft zu »SharePoint 2016« veröffentlicht hat, sind keine großen Überraschungen im Funktionsumfang des nächsten Sharepoint zu erwarten. Wir rechnen eher mit kleinen Verbesserungen, die auch bereits in »SharePoint Online« sichtbar sind. Die größten Veränderungen wird es unter der Haube geben. Neben vereinfachten Installations- und Update-Routinen erwarten wir vor allem eine bessere Unterstützung von hybriden »SharePoint Cloud/On-Premise Systemumgebungen«. Auch wenn solche Neuerungen wie »Office Graph« und »Delve« nicht als reine On-Premise-Funktionalität zur Verfügung stehen werden, so erwarten wir zumindest eine Integrationsmöglichkeit für die On-Premise-Installation. Ein von Microsoft benannter Fokusbereich für Sharepoint 2016 ist eine »verbesserte Benutzererfahrung«. Hier würden wir uns weitere Vereinfachungen für eine kundenindividuelle Gestaltung der Benutzeroberfläche wünschen und Verbesserungen bei der »SharePoint-Suche«.

Wann empfiehlt sich Sharepoint aus der Cloud

Neben der On-Premise-Variante »SharePoint Server 2016« pusht Microsoft stark die Cloud-Lösung »Office365« mit Sharepoint-Funktionalität. Wann würden Sie Unternehmen welche Variante empfehlen?

Pradel: Hierfür gibt es prädestinierte Einsatzszenarien, wie beispielsweise Extranets für Kunden und Lieferanten oder die Integration von mobilen Mitarbeitern für die Informationsrecherche und den Informationsaustausch. Die Office365-Cloud-Lösung hat hier eindeutige Vorteile bei der Skalierbarkeit und Flexibilität in der Bereitstellung. Zudem lassen sich gegebenenfalls Infrastrukturkosten einsparen, sofern für solche Szenarien noch keine ausreichende Infrastruktur vorhanden ist. In der Kundenberatung weisen wir aber auch darauf hin, dass mit einer Office365-Cloud-Lösung auch neue Herausforderungen berücksichtigt werden müssen, wie etwa kurze Release-Zyklen und erweiterter Datenschutz. Mit Sharepoint 2016 erwarten wir auch noch mal eine deutliche Verbesserung für den Betrieb von hybriden On-Premise/Cloud-Systemumgebungen.

Wie hoch ist Ihrer Meinung nach die Akzeptanz für Office365 in Verbindung mit Sharepoint im deutschsprachigen Raum?

Pradel: Nach unseren Erfahrungen gibt es leider immer noch ein generelles Akzeptanzprobleme gegenüber Cloud-basierten Lösungen, die vorrangig die Themenfelder Datenschutz und IT-Sicherheit betreffen. Insgesamt sehen wir jedoch einen deutlich positiveren Trend für Office365, was nicht zuletzt auf die attraktiven Kostenmodelle und die Skalierbarkeit des Service zurückzuführen ist. Für viele Organisationen ist Office365 aufgrund begrenzter IT-Budgets bei hohen Anforderungen an eine dynamische Bereitstellung von IT-Services eine echte Alternative zum Eigenbetrieb geworden.

In der Unternehmenspraxis sind viele alte Sharepoint-Versionen – auch noch »SharePoint 2007« und »SharePoint 2010« – im Einsatz. Wann raten Sie zu einem Upgrade?

Pradel: Ein Upgrade ist nicht immer notwendig, wenn es eine neue Sharepoint-Version gibt. Oftmals stellen jedoch Fachbereiche konkrete Neuanforderungen, die sich mit der vorhandenen Version nur aufwendig oder gar nicht mehr umsetzen lassen, in neueren Versionen aber zum Standard-Funktionsumfang gehören. Häufige Treiber für ein Upgrade sind die Themen Unternehmenssuche und Social Collaboration im Kontext von Wissens-Management oder teamübergreifender Zusammenarbeit. Darüber hinaus ist in jedem Fall der Lifecycle des Produkts selbst zu prüfen. Microsoft garantiert hier über einen fest definierten Zeitraum die volle Unterstützung. Im Falle von Sharepoint 2007 wird diese Grenze bald erreicht und es macht daher Sinn, eine Migration auch im Sinne eines Redesigns und einer Harmonisierung der Systemlandschaft ins Auge zu fassen.

Wie schwierig gestalten sich Upgrades aus Ihrer Sicht in der Praxis?

Pradel: Ein Sharepoint-Upgrade ist immer ein Migrationsprojekt, insbesondere wenn die Sharepoint-Umgebung mit größeren Individualentwicklungen erweitert wurde. Wenn eine Organisation hier bereits bei der Entwicklung auf die Upgrade-Fähigkeit der Lösung geachtet hat, sollte dies bei einer Migration auf die Nachfolgeversion jedoch keine Probleme verursachen. Für ein Upgrade gilt daher die gleiche Maxime wie für eine Implementierung. Die Qualität der Vorbereitung und Planung der Migration bestimmt das Ergebnis. Wenn sich Organisationen unsicher sind, ob ihre Sharepoint-Systemumgebung Upgrade-fähig ist, kann ein Review Gewissheit bringen, mit welchen Problemen bei einer Migration zu rechnen ist. Ein Upgrade kann auch als Chance verstanden werden, die bisherige Strategie und die eingesetzten Lösungen einem Review und einer Neuausrichtung auf Basis des aktualisierten Produkts zu unterziehen.