ECM im Mittelstand: Treiber, Realität, Anforderungen

Ob groß, ob klein: Rahmenbedingungen gleichen sich

Mittelständische Unternehmen haben ähnliche operative und regulatorische Herausforderungen wie deutlich größere Konzerne. Sie kämpfen ebenso mit beispielsweise Fachkräftemangel, Bürokratie und schwierigen wirtschaftspolitischen Rahmenbedingungen.

Nicht vergleichbar sind allerdings die vorhandenen IT-Teams und -Budgets. »Diese Kombination macht Effizienz, Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit besonders wichtig, wenn es um den Einsatz von ECM-Lösungen geht«, weiß Slavena Hristova, Director of Product Marketing bei ABBYY. Sie und ihre Kollegen sehen, dass mittelständische Unternehmen über die reine Digitalisierung von Dokumenten hinausgehen und zunehmend End-to-End-Prozessautomatisierung anstreben.

Slavena Hristova, Director of Product Marketing bei ABBYY (Bild: ABBYY)

Kennzeichen mittelständischer Unternehmen

Geprägt sind mittelständische Unternehmen in Bezug auf ECM-Projekte weniger durch die Anzahl von Mitarbeitenden, die von 50 bis 5000 und sogar mehr reichen kann, als durch ihre oft wachstumsbedingten und inhabergeführten Strukturen. »In der Regel verfügen mittelständische Unternehmen über eine heterogene Anwendungslandschaft mit ERP-, Finanzbuchhaltungs-, CRM-, Fileserver- und E-Mail-Systemen sowie Fachverfahren. Gleichzeitig sind ihre IT-Kapazitäten und das IT-Know-how eher begrenzt«, berichtet auch Thomas Uber, Geschäftsführer von ecoDMS. Relevant sind für ihn die Zahl der wissens- und dokumentenintensiven Arbeitsplätze. Im Mittelstand seien dies – je nach Branche und Organisationsform – 20 bis 500 und mehr. Die Unternehmen haben ein jährliches Dokumentenaufkommen von einigen Tausend bis zu mehreren Millionen, beispielsweise in den Branchen Handel, Logistik, Produktion und Gesundheitswirtschaft.

Simon Kainz, Sales Director, CONVOTIS (Bild: CONVOTIS)

Für den Mittelstand ist damit weniger die formale Unternehmensgröße prägend als die operative Realität aus begrenzten IT-Ressourcen, wachsendem Compliance-Druck und komplexen Systemlandschaften. In diesem Spannungsfeld wird, nach Ansicht von Simon Kainz, Sales Director und ECM Principal Consultant von CONVOTIS, »strukturiertes Dokumentenmanagement zum stabilisierenden Faktor.«

Besonders gefragte ECM-Lösungen

Im Mittelstand hätten Lösungen Priorität, die direkt auf Durchlaufzeiten, Risiken und Auditfähigkeit abzielen. »Dazu zählen insbesondere die Eingangsrechnungsverarbeitung inklusive E-Rechnung, strukturiertes Vertragsmanagement, revisionssichere Archivierung, digitale Personalakten sowie dokumentenbasierte Workflows in den Fachbereichen. Relevant sind vor allem Prozesse mit hohem Dokumentenvolumen und klaren regulatorischen Anforderungen«, erläutert Kainz.

Ein typisches Szenario ist die Einführung einer E-Rechnungs- und Eingangsrechnungsverarbeitung in mittelständischen Unternehmen mit bestehendem ERP-System. Ziel ist dabei nicht allein die Automatisierung der Rechnungserfassung, sondern eine durchgängige, GoBD-konforme Prozesskette – von der strukturierten Datenübernahme über Prüf- und Freigabeschritte bis zur revisionssicheren Archivierung.

Fallbeispiele für Rechnungsverarbeitung

In welcher Höhe Einsparungen alleine mit automatisierter Rechnungsbearbeitung in der Praxis möglich sind, zeigen konkrete Kundenbeispielen: Der Zoo Leipzig nutzt Amagno in der Verwaltung, um den Zahllauf der Eingangsrechnungen zu digitalisieren und hat damit den Zeitaufwand halbiert. Beim Großhändler Api erfolgt die Rechnungsbearbeitung durch die von Amagno automatisierten Workflows 75 Prozent schneller als zuvor. Das Modeunternehmen FYNCH-HATTON setzt Amagno ein, um sicherzustellen, dass kein Skonto mehr verpasst wird. Die KI-gestützte Überwachung von Zahlungszielen führt laut Angaben des Herstellers zu einer fünfstelligen Ersparnis pro Jahr.

Ebenfalls beliebt: Vertrags- gefolgt von HR-Management

Einen schnellen und greifbaren Nutzen gibt es für mittelständische Unternehmen auch beim Thema Vertragsmanagement. Schließlich müssen Unternehmen häufig komplexe Vereinbarungen über mehrere Abteilungen oder internationale Standorte hinweg verwalten. Fristen, Verpflichtungen und Versionen ohne Automatisierung im Blick zu behalten, ist sehr zeitaufwendig.

Als Fallbeispiel führt Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement Ceyoniq hier ein Dienstleistungsunternehmen mit Projektgeschäft an: »Das Vertragsmanagement wird eingeführt, weil Fristen und Versionen vorher über E-Mail und Netzlaufwerke liefen. Heute sind Verträge zentral abgelegt, Fristen werden automatisch überwacht und Freigaben laufen strukturiert. Die Cloud wurde gewählt, weil keine Kapazität für den Eigenbetrieb vorhanden war und man schnell produktiv sein wollte.«

Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement Ceyoniq (Bild: Ceyoniq)

Hinter Rechnungsverarbeitung und Vertragsmanagement folgt HR- und Personalmanagement an dritter Stelle der Lösungen, die mittelständischen Unternehmen im Bereich ECM besonders wichtig sind. Neben unmittelbaren Effizienzgewinnen sind diese Themen oft auch regulatorisch getrieben. Für den Personalbereich gilt dies insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Aufbewahrungspflichten.

Wachsende Compliance-Anforderungen

Holger Jischke, Director of Market & Products bei ELO Digital Office (Bild: ELO Digital Office)

Dass rechtliche Anforderungen im ECM-Umfeld dauerhaft eine zentrale Rolle spielen und in ihrer Bedeutung weiter zunehmen, bestätigt Holger Jischke, Director of Market & Products bei ELO Digital Office: »Die DSGVO wird zwar nicht neu geschrieben, doch Aufsichtspraxis und Leitlinien werden zunehmend konkreter. Unternehmen müssen Datenschutz nachweisbar operationalisieren.

ECM-Systeme entwickeln sich dabei zur zentralen Drehscheibe für Audit-Trails, Versionierung, Löschfristen und Zugriffsdokumentation.«

Während die DSGVO den Zugriff, Aufbewahrungsfristen und den Umgang mit personenbezogenen Daten bestimmt, regeln die GoBD, wie Finanzdokumente erfasst, gespeichert und für Prüfungen bereitgestellt werden müssen. »Die GoBD und die DSGVO sind für den Mittelstand nicht optional, sondern praktisch die Leitplanken für Archivierung, Prozesse und Zugriffe«, betont Uber von ecoDMS und führt aus: »Zur Einhaltung der GoBD geht es primär darum, steuerlich relevante Unterlagen nachprüfbar, vollständig, richtig, lesbar, geordnet und unveränderbar in elektronischen Systemen aufzubewahren. Dies ist durch den Einsatz eines DMS/ECM-Systems gewährleistet. Bei der Umsetzung der DSGVO unterstützen solche Lösungen vor allem durch ihre Berechtigungskonzepte, die Protokollierung von Vorgängen sowie Lösch- und Aufbewahrungskonzepte.«

In der Praxis können ECM-Systeme sowohl Prozesse beschleunigen als auch die Rechtssicherheit stärken wie folgende Beispiele von ABBYY zeigen:

• Ein Fertigungsunternehmen hat KI-gestützte Rechnungsverarbeitung implementiert und damit die Bearbeitungszeiten um mehr als 70 Prozent reduziert. Während der manuelle Aufwand deutlich sank, wurde gleichzeitig die GoBD-Compliance verbessert.
• In Logistik und Handel hat der Hersteller Unternehmen dabei unterstützt, Dokumenten-Workflows mit hohem Volumen zu automatisieren, dabei die DSGVO einzuhalten und gleichzeitig Kundenservice und Beschaffung zu beschleunigen.

Integrationsfähigkeit erforderlich

Um durchgängige digitale Prozesse zu realisieren, genügt es jedoch nicht eine isolierte ECM- oder DMS-Lösung zu implementierten. Wichtig ist, dass diese mit entsprechenden Fachanwendungen, typischer Business-Software und bestimmten Hardware-Komponenten zusammenarbeiten kann.

Die Integrationsfähigkeit eines DMS/ECM-Systems spielt eine zentrale Rolle, wie Uber betont: »Hierbei geht es vor allem um die Anbindung von ERP- und Finanzbuchhaltungssystemen, sodass Stammdaten abgeglichen, Belege an das DMS/ECM-System übergeben und Buchungs- sowie Statusinformationen transparent abgerufen werden können. Auch die Integration von E-Mail-Systemen ist von hoher Relevanz, damit elektronische Nachrichten aus den jeweiligen Postfächern abgeholt, im DMS/ECM-System zugeordnet und archiviert werden können.«

Thomas Uber, Geschäftsführer von ecoDMS (Bild: ecoDMS)

Notwendig sei ferner die Anbindung an Office- und Collaboration-Lösungen, die »Schattenablagen« auf eigenen Laufwerken vermeidet. Schließlich sollte ein DMS/ECM-System auch mit eingesetzten Scannern beziehungsweise Multifunktionsgeräten verbunden sein, um digitalisierte Papierdokumente zuverlässig zu importieren und zu klassifizieren. Aus der Sicht Ubers sorgen diese und weitere Integrationen dafür, dass das DMS/ECM-System die zentrale Plattform im Unternehmen ist, in der alle Dokumente zusammenlaufen. Damit werde es in der IT-Landschaft von Unternehmen zu einem Single Point of Truth für sichere, nachvollziehbare dokumentenbasierte Geschäftsprozesse.

Integrationen können teuer ausfallen

Bernhard Zöller, Geschäftsführer von Zöller & Partner (Bild: Zöller & Partner)

Für die Integration mit ERP- oder Fachverfahren gibt es verschiedene Varianten. Sie reichen von einfacher Verlinkung archivierter eingehender oder intern erzeugter Dokumente in der externen Anwendung, Übergabe von Dokumente-Daten aus der Erfassungsstrecke an die externe Anwendung bis hin zur Steuerung von DMS-Funktionen direkt aus der IT-Anwendung heraus. Abgesehen von der gering verbreiteten Schnittstelle CMIS, gibt es praktisch keinen Zugriffstandard wie SQL in der Datenbankwelt. »So hat jedes DMS seine eigene Aufrufschnittstelle und die Anzahl der Fach- und ERP-Anwendungen mit wiederum eigenen technischen Integrationsanforderungen ist groß«, weiß Bernhard Zöller, Geschäftsführer von Zöller & Partner. Daher seien viele eventuell verfügbaren Integrationskomponenten häufig mit hohem Dienstleistungsaufwand verbunden. Dies sollte genau hinterfragt werden. Welche Fragestellungen wichtig sind, erläutert Zöller in einem gesonderten Beitrag.