Docusign setzt für Vertragsprozesse auf KI-Funktionen

Vertragslebenszyklus strukturieren und beschleunigen

In vielen Unternehmen ist die Vertragserstellung noch immer ein abteilungsübergreifender, manueller Prozess. Dokumente werden mehrfach weitergeleitet, Versionen parallel bearbeitet und Statusinformationen per E-Mail abgeglichen.

Ein durchschnittlicher B2B-Vertrag braucht bis zur Unterschrift erfahrungsgemäß vier bis sechs Wochen. Intern fallen dafür Kosten von über 1.000 Euro an. Oft wandert ein Papier mehr als fünfzehn Mal zwischen verschiedenen Abteilungen hin und her. Für die Vorbereitung und Prüfung eines Dokuments geht dadurch häufig wertvolle Zeit verloren.

Mehr Komfort und Transparenz bei Vertragsprozessen

»Docusign AI-Assisted Review« soll mehr Tempo in diese Abläufe bringen. Docusign ergänzt damit in Deutschland seine aktuelle Plattform für »Intelligent Agreement Management (IAM)«. Die  Lösung stellt neue Funktionen zur Vertragsvorbereitung, Vertragsabwicklung und KI-gestützten Überprüfung bereit. Das helfe Unternehmen dabei, Verträge effizienter zu erstellen, zu prüfen und zu verhandeln, heißt es. Manuelle Prozesse, vor und nach der elektronischen Signatur, werden dafür in einen ganzheitliche, agentische Workflow transformiert, der den gesamten Vertragsprozess orchestriert.

Was bedeutet Intelligent Agreement Management (IAM)?

Als Intelligent Agreement Management (IAM) wird eine KI-gestützte Plattform bezeichnet, die zur Erstellung, Zustimmung und Verwaltung von Verträgen eingesetzt wird. Das gilt über den gesamten Lebenszyklus – vom Entwurf über die Prüfung bis zur elektronischen Signatur und Auswertung. IAM strukturiert Vertragsdaten, integriert KI-gestützte Analysen und unterstützt Unternehmen dabei, Risiken zu reduzieren sowie regulatorische Anforderungen wie eIDAS zu erfüllen. Unternehmen erhalten dadurch Transparenz über:

• bestehende Verpflichtungen
• Abweichungen von Standardklauseln
• anstehende Verlängerungen
• wirtschaftliche Risiken und Chancen

Vorteile von IAM in der Vertragsvorbereitung

»Docusign IAM« ermöglicht, dem Hersteller zufolge, die strukturierte Erstellung von Verträgen. Dafür kommen zentral gepflegte, rechtlich geprüfte Vorlagen auf der Basis interner Richtlinien und Playbooks zum Einsatz. Das mache die wiederholte Neuerstellung ähnlicher Dokumente obsolet. Nach Angaben des Herstellers resultieren daraus weniger Fehler und, dank automatisierter Datenübernahme sowie strukturierter Workflows, mehr Konsistenz. Unternehmen profitieren von vorab genehmigten Rechtstexten, integrierten Geschäftsregeln sowie standardisierte Vorlagen und einer automatisierte Datenbefüllung von mehr Compliance. Änderungen sind leicht nachvollziehbar und werden einheitlich umgesetzt, was zu mehr Transparenz führt. Gleichzeitig werden Dokumente besser in bestehende Systeme integriert, was Datensilos und redundante Prozesse vermeidet.

KI rückt ins Zentrum des Vertragswesens

»Mit diesen neuen Funktionen rücken wir KI noch weiter in das Zentrum des Vertragswesens und an die Wertschöpfung unsere Kunden. Statische Dokumente werden in strategische und verwertbare Assets verwandelt, die Fragmentierung zwischen verschiedenen Tools beseitigt«, sagt Jakob Sprenger, Lead Product Manager DACH bei Docusign. »Unsere Produktvision zielt darauf ab, operative Silos aufzubrechen. Wir reduzieren nicht nur manuelle Aufgaben, sondern schaffen eine intelligente Infrastruktur für Vereinbarungen, die es Teams ermöglicht, ihr Geschäft mit einer bisher unerreichten Agilität und Präzision zu steuern.«

Maßgeschneiderte Verträge zentral organisieren

Teams können mit der Funktion »Agreement Preparation« Vorlagen unter den richtigen rechtlichen Bedingungen erstellen. Maßgeschneiderte Verträge lassen sich nach Aussage des Herstellers mit genauen Daten generieren und an einem Ort organisieren. »Agreement Desk« fungiert als zentraler Hub für interne Teams, schafft die Möglichkeit, Verträge von der Annahme bis zur Unterzeichnung anzufordern, zu verfolgen, zu überprüfen und zu verwalten. Es biete für alle Beteiligten eine vollständige Transparenz, was Teams bei der effizienten Zuweisung und Weiterleitung von Aufgaben helfe. Gleichzeitig erleichtere es die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen in Echtzeit – so bleibe niemand im Unklaren über den aktuellen Stand der Dinge.

Neue KI-Engine für präzisere Vertragsprüfung

Die KI-gestützte Überprüfung wird von der neuen KI-Engine »Docusign Iris« unterstützt. Sie helfe den Rechtsabteilungen dabei, Verträge schneller und präziser zu überprüfen, erklärt Docusign. Die KI bewerte Vertragsinhalte in deutscher Sprache direkt im Quelltext, statt lediglich eine lokalisierte Oberfläche bereitzustellen. Sie erkennt Klauseln, die nicht mit internen Richtlinien übereinstimmen, vergleicht Verträge mit definierten Playbooks und schlägt entsprechende Änderungen  vor. Mit einem Klick können Prüfer die Änderungsvorschläge übernehmen, was ihnen hilft, schneller zu verhandeln und gleichzeitig die Risiken zu reduzieren.

Die KI in IAM fungiert als Assistenzsystem und trifft keine eigenständigen rechtsverbindlichen Entscheidungen. Eine rechtliche Bewertung durch qualifizierte Fachkräfte bleibt notwendig, denn die finale Prüfung, Bewertung und Freigabe von Vertragsinhalten liegt weiterhin beim Unternehmen.

Verträge als strategische Unternehmensdaten

Mit IAM verfolgt Docusign nach eigenen Angaben das Ziel, Verträge nicht nur digital zu unterzeichnen, sondern als strukturierte Datenquelle nutzbar zu machen. In der Regel enthalten Verträge geschäftskritische Informationen wie Laufzeiten, Haftungsregelungen, Preisgleitklauseln und Compliance-Verpflichtungen. Durch KI-gestützte Analyse werden diese Inhalte demnach erstmals systematisch auswertbar. Die neuen Funktionen ermöglichen Teams eine effizientere Arbeitsweise – sie sparen Zeit, reduzieren Risiken und machen den Vertragsprozess von Anfang an transparenter.