Arminia Bielefeld meistert mit DMS nscale die Digitalisierung

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Klare Strategie beim DSC Arminia Bielefeld: Der Drittligist setzt schrittweise einen umfassenden Digitalisierungsplan um und erzielt dadurch erhebliche Effizienzgewinne in seiner Geschäftsstelle in der SchücoArena im Bielefelder Westen. Damit sichert der Club zugleich die wertvollste Ressource für seine Zukunft ab: das in seiner Mitarbeiterschaft vorhandene Fachwissen.

DSC Arminia ist Sportverein und Mittelständler

Der DSC Arminia ist seit Jahrzehnten ein sportliches Aushängeschild der Region und längst in der deutschlandweiten Wahrnehmung etabliert. Mit einem Jahresumsatz von rund 60 Millionen Euro im vergangenen Geschäftsjahr, etwa 60 festen Mitarbeitern und zahlreichen Teilzeitkräften ist die Arminia nicht nur ein Sportverein, sondern auch ein mittelständisches Unternehmen. Im Geschäftsbetrieb werden jährlich rund 600 Verträge verwaltet und etwa 6.000 Rechnungen bearbeitet.

Vertrags- und Eingangsrechnungsmanagement als Projektanstoß

Aufwand genug, um Effizienzgewinne zu suchen und sukzessive nach interner Planung zu realisieren: »Wir haben festgestellt, dass wir uns mit Themen wie Vertrags- und Eingangsrechnungsmanagement länger befassen, als wir das müssten«, fasst Farid Rahmani von der Stabsstelle Unternehmensentwicklung und Projektmanagement bei der Arminia die Beweggründe für das Projekt zusammen. Aber anstatt nur diese beiden Bereiche anzugehen, setzte sich bei den Verantwortlichen schnell die Überzeugung durch, die Digitalisierung der internen Prozesse als Ganzes in Angriff zu nehmen.

Seither setzt die Arminia die digitale Transformation lehrbuchmäßig und erfolgreich um: Die Geschäftsführung beauftragte das Projekt intern, um zuallererst eine Bedarfsanalyse bei den relevanten Prozessen durchzuführen: »Mit Ceyoniq haben wir uns dafür nicht nur einen Digitalisierungspartner aus Bielefeld dazu geholt«, stellt Rahmani zufrieden fest. »Man hat auch zu jeder Zeit gespürt: Die brennen für Arminia.« Der Kickoff fand in der SchücoArena statt.

Sauber, pünktlich und transparent abrechnen

Zunächst musste alles, was bei Arminia bislang mithilfe von Ordnerstrukturen, Excel-Tabellen und Prozessbeschreibungen abgearbeitet wurde, in Anforderungen für ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) formuliert werden. Das erste Teilziel wurde innerhalb nur weniger Wochen erreicht: die Realisierung transparenter Rechnungsprozesse mit automatisierten Freigaben. Eingangsrechnungen werden nun digital verarbeitet und anschließend mit der nötigen Datenqualität ins System eingespeist.

Fachwissen transparent im Unternehmen halten

Perspektivisch ist zudem ein Arminia-internes Wissensmanagement geplant: Vom Organigramm bis zur Briefvorlage soll alles, was einmal im Haus erarbeitet, entwickelt und als bewährt erkannt wurde, auch im Haus bleiben und außerdem leicht auffindbar sein – selbst wenn Bearbeiter wechseln oder das Unternehmen verlassen. »Das erleichtert das Onboarding neuer Mitarbeiter und erspart uns doppelte Arbeit«, weiß Rahmani. »Man muss das Rad schließlich nicht jedes Mal neu erfinden.«

Auch bei diesem Vorhaben setzt der DSC auf nscale von Ceyoniq. Klaudia Adamiec sieht darin einen Beleg für den zukunftsorientierten Ansatz der Arminia: »Es geht hier um mehr als ein paar DMS-Module – wir dürfen Teil der Digitalisierung interner Prozesse beim DSC sein.« Das bedeute zwar einen höheren Beratungsaufwand, zahle sich für das Unternehmen letztendlich aber aus. Davon ist auch Farid Rahmani überzeugt: »Es gibt immer unternehmensspezifische Stellschrauben, die man berücksichtigen muss, wenn es funktionieren soll. Das können Standardprodukte von der Stange nicht. Bisher konnten wir jeden Prozess genauso abbilden, wie wir uns das vorgestellt haben. Das schafft echten Mehrwert.«

Weiterführende Links

• P2P mit nscale: techconsult erklärt Ceyoniq erneut zum Champion
• Übersicht zu DMS-Mittelstandspaketen
• Interview mit DMS-Berater Christoph Tylla von Pentadoc