Advertorial: ECM und EIM läuten Ende der Informationsinseln ein

Unser privates Kommunikationsverhalten ist längst weitreichend digitalisiert: Wir speichern Daten in der Cloud, tauschen Links in Sozialen Netzwerken und halten über Messaging-Dienste Kontakt mit Freunden. Die Adaption moderner Kommunikationsmechanismen bietet auch im Geschäftsalltag viele Potenziale für Prozessoptimierung. Doch ist eine effektive Social-Collaboration in den meisten Unternehmen nach wie vor nicht mehr als eine Wunschvorstellung. Der Grund: Die Verfügbarkeit prozessrelevanter Informationen ist unzureichend.

Und so entscheidet ein intelligentes Informationsmanagement heute mehr denn je über die Geschwindigkeit des unternehmerischen Handelns. Die unmittelbare und ortsunabhängige Verfügbarkeit einer Information im Kontext eines Geschäftsprozesses wird zum zentralen Erfolgskriterium bei der digitalen Transformation.

Social-Collaboration ist hierbei ohne Zweifel ein wichtiger Baustein: Die direkte, abteilungs- und standortübergreifende Vernetzung von Projektteams oder Experten unterschiedlicher Fachabteilungen auf Basis moderner Kommunikationstechnologien bietet vielseitige Potenziale für schlankere und schnellere Prozesse.

Collaboration mit ECM verzahnen

Viele Anbieter von Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) haben in den letzten Jahren mit der Integration kollaborativer Features in ihre Lösungen auf diese Entwicklungen reagiert. Alternative Kommunikationsformen wie Microblogs, Social-Intranet, Chat- und Kommentarfunktionen oder ganzheitliche Unified-Communications-Plattformen haben Einzug in die interne Kommunikation von Unternehmen erhalten. Doch fällt die Bilanz bislang vielerorts eher ernüchternd aus. Vor allem der Mittelstand liegt bei derartigen Projekten noch weit zurück.

Ein zentrales Problem dabei: Passende Lösungen, die die für effektive Social-Collaboration notwendigen Funktionalitäten mit denen des etablierten ECM-Systems verbinden, sind bislang noch nicht in zufriedenstellender Form verfügbar. Mediengrenzen, beispielsweise zwischen E-Mails, Dokumentenmanagement-Workflows und Collaboration-Tools bestehen nach wie vor. Die benötigten Daten sind dadurch oftmals nicht oder nur bedingt unter eigener Kontrolle, zudem fehlt die gezielte Verknüpfung mit den Geschäftsprozessen.

So bleibt im Regelfall trotz vorhandener Plattformen und Tools die E-Mail der favorisierte Kommunikationskanal, und damit ein vergleichsweise zeitaufwändiges und intransparentes Instrument. Dieses stößt vor allem dann an seine Grenzen, wenn eine größere Gruppe von Mitarbeitern Einfluss auf einen Prozess nehmen soll – ein Problem, mit dem sich die Softwarehersteller nach wie vor intensiv auseinandersetzen.

EIM bedeutet Informationsmanagement von morgen

Die Konsequenz ist der Trend eines flexibilisierten Informationsmanagements, das immer häufiger mit dem Akronym EIM (Enterprise Information Management) zusammengefasst wird. EIM geht evolutionär aus den Vorstufen des DMS (Dokumenten-Management-System) und ECM hervor, indem entlang der gesamten Wertschöpfungskette eine vorgangs- oder themenbezogene Kommunikation – intern und extern – mit allen Beteiligten ermöglicht wird.

Dabei rücken die ganzheitlichen Prozesse des Anwenders noch stärker als bisher in den Vordergrund. Es gilt, alle digitalen Informationsquellen eines Unternehmens schlagwort- oder themenbezogen ansteuern zu können und Inhalte für die weitere Nutzung bereitzustellen, ganz gleich, in welchem Format oder an welchem Speicherort sie vorliegen. EIM-Systeme schaffen durch diese erweiterten Funktionalitäten die Voraussetzung dafür, dass eine effektive Social-Collaboration im Unternehmen Wirklichkeit werden kann. Damit die Umsetzung derartiger Informations- und Kommunikationsprozesse gelingt, muss jedoch eine entscheidende Hürde genommen werden: Das effektive und sichere Management der Berechtigungen muss in einem angemessenen Verhältnis zu der bei Social-Collaboration essentiellen Transparenz und Offenheit stehen.

Informationsplattform »nscale« von Ceyoniq Technology brilliert mit dynamischen Teamspaces

Die Informationsplattform »nscale« der Ceyoniq Technology GmbH bietet Anwendern beispielsweise bereits heute dynamische Teamspaces, die es Mitarbeitern einer Projektgruppe ermöglichen, bestimmte Ordner frei zu benutzen, während andere Kollegen diese aber nicht einsehen können. Anwender können selbständig dynamische Gruppenordner erstellen und diese pflegen.

Der zentrale Vorteil ist dabei, dass Dokumente innerhalb der Teamspaces auch temporär anderen Zugriffsberechtigungen unterliegen können. Das gilt nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern bei Bedarf auch für Lieferanten oder Kooperationspartner.

Das Beispiel zeigt: An den richtigen Stellen müssen Zäune eingezogen werden, ohne den Verkehr zu behindern. Nur dann kann eine effektive Social-Collaboration im Unternehmen gelingen.

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