Mit ECM-ERP-Power zu intelligentem Business-Management

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Prozesse voranbringen

Ziel der systemseitigen Verknüpfung ist es, Prozesse ohne Medienbrüche zu koppeln. Daten werden im Moment ihrer Erstellung oder bei Änderungen über definierte Schnittstellen an das jeweils andere System übertragen. Durchgängig digitale Abläufe – von der Bestellung über die Verbuchung bis zur rechtskonformen Archivierung – basieren auch auf verbundenen Workflows. Dabei greifen alle Schritte reibungslos ineinander. Über die smarte Archivierung lassen sich Dokumente auch direkt aus dem ERP-System automatisiert und kontextbezogen ablegen sowie wiederfinden. Dies bewirkt eine gelebte zentrale und revisionssichere Informationsverwaltung.

Der Mehrwert dabei: Alle Abteilungen sind in der Lage, dank bidirektionaler Synchronisierung zwischen ERP- und ECM-System stets mit aktuellen und einheitlichen Informationen zu arbeiten. Eingehende Dokumente oder Rechnungen werden automatisch mit ERP-Daten wie Kreditoren oder Bestellungen abgeglichen und direkt weiterverarbeitet. Im Sinne eines einfachen Customizings ermöglicht der Stuttgarter Digitalisierungsspezialist die individuelle Anpassung an die vorhandene IT-Landschaft. Entsprechend lassen sich Einstellungen, Workflows, Masken oder Berechtigungen so konfigurieren, dass sie optimal zu den Geschäftsprozessen passen.

Abbildung des Purchase-to-Pay-Prozesses in der Praxis

Unternehmen sehen sich derzeit oftmals mit einer Mischlage konfrontiert: Sie erhalten gemäß der seit 2025 geltenden E-Rechnungspflicht zum einen elektronische Rechnungen in den strukturierten Formaten XRechnung oder ZUGFeRD. Zum anderen aber auch noch sogenannte sonstige Rechnungen im PDF-Format oder papierbasiert. Denn bis Ende 2027 gilt noch eine Übergangsregelung für B2B-Unternehmen, deren Umsatz unterhalb der 800.000-Euro-Grenze liegt. Hilfreich ist daher die vollständig digitale und automatisierte Abbildung des Purchase-to-Pay-Prozesses, von der Bestellung bis zur gebuchten Eingangsrechnung, unter Einsatz von Business Central, der Business Solution ELO Invoice und ELO DocXtractor. Der Prozess lässt sich wie folgt einrichten:

Bestellanlage und Wareneingangsverbuchung

Zunächst legt der Einkauf eine Bestellung in Business Central an. Nach der Lieferung verbucht der jeweilige Fachbereich den Wareneingang mobil oder am Bürorechner, wodurch Liefermenge und  termin systemseitig dokumentiert sind. Sobald die Lieferantenrechnung eintrifft, wird sie – unabhängig von ihrem Eingangskanal und Format – im Tool für Rechnungsmanagement erfasst. Dieses verarbeitet jedes Rechnungsformat konform mit der aktuellen Rechtslage, unterstützt jedoch als Standardfall die strukturierten E-Rechnungsformate gemäß EN 16931.

Automatisiert: Datenextraktion und -abgleich

Daraufhin extrahiert die intelligente Klassifizierungskomponente automatisiert die relevanten Kopf- und Positionsdaten. Die Extraktion erfolgt bei strukturierten E-Rechnungen direkt aus dem XML-Datensatz, bei sonstigen Rechnungen per Texterkennung. Im Anschluss gleicht sie diese mit den Bestelldaten aus Business Central ab. Dabei wird der Bestellbezug automatisch hergestellt, inklusive Mengen- und Preisabweichungen, die für die spätere Prüfung markiert werden. Danach werden die extrahierten und abgeglichenen Daten an das ECM-System übergeben.

Invoice-Workflow steuert Freigabe und Datenexport

Damit startet automatisch der Invoice-Workflow, ganz ohne manuelles Anstoßen durch die Buchhaltung. Die Rechnung durchläuft die definierten Freigabeschritte der Invoice-Lösung. Je nach Betragshöhe und Kostenstelle werden weitere Verantwortliche automatisch einbezogen, jeweils mit voller Sicht auf alle relevanten Daten und Informationen. Im letzten Workflow-Schritt beziehungsweise nach der Freigabe exportiert das ECM-System die finalisierten Daten automatisiert und übergibt sie an Business Central. Je nach ECM-Konfiguration erstellt das ERP-System eine gebuchte oder noch ungebuchte Einkaufsrechnung.

Die im ERP-System liegende Rechnung ist vollständig mit der ursprünglichen Bestellung verknüpft, Kopf- und Zeilendaten wurden automatisch befüllt. Auch Originalbeleg und Freigabeverlauf wurden automatisch hinterlegt.

Durchlaufzeit und Aufwand sinken, Nachvollziehbarkeit steigt

Der Kundennutzen lässt sich sehen: Die Durchlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Buchung nimmt deutlich ab. Skontofristen werden zuverlässiger eingehalten und Fachverantwortliche erhalten orts- und zeitunabhängig Zugriff auf Freigabevorgänge. Neben dem bis zu 80-prozentigen Zeitvorteil profitiert das Buchhaltungsteam von einer starken Entlastung. Denn der manuelle Abgleichsaufwand zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung entfällt nahezu vollständig.

Sehr positiv wirkt sich außerdem aus, dass die Nachvollziehbarkeit durch die durchgängige Verknüpfung beider Systeme steigt. Insgesamt lassen sich Kostenvorteile von bis zu 80 Prozent und ein Automatisierungsgrad von rund 65 Prozent erzielen. Die Investitionsrendite liegt bei sechs bis 18 Monaten und der Papierverbrauch sinkt um 70 bis 85 Prozent. Überzeugende Ergebnisse also, um den digitalen Weg konsequent einzuschlagen beziehungsweise weiterzuverfolgen.

Weiterführende Links:

• ELO-Anbindung an DATEV E-Rechnungsplattform
• E-Rechnung: Türöffner für ganzheitliche Prozesse
• ELO ECM Suite: Zuverlässiger Partner im Office-Umfeld
• ELO launcht Marketplace mit Partner-Lösungen