Advertorial: Der digitale Handschlag: Verträge optimal verwalten

Der Umgang mit Verträgen wirkt sich direkt auf die Wettbewerbsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens aus. Denn Verträge spielen in fast allen Bereichen eine wichtige Rolle und enthalten viele kritische Informationen und mögliche Risiken: Wann dürfen Verträge gekündigt oder neu verhandelt werden? Welche wichtigen Termine gilt es einzuhalten? Wie lassen sich Fehler vermeiden, um hohe finanzielle Schäden abzuwenden oder Einsparpotenziale zu nutzen?

Die manuelle, papierbezogene Verwaltung ist fehleranfällig, oft kompliziert und unübersichtlich. Trotzdem legen viele Unternehmen ihre Verträge nur lokal im Dateisystem ab, nach dem Muster »Vertragsentwurf_meyer_final2.docx«.

Es gibt keine zentrale Vorlagenverwaltung, keinen Überblick über die verschiedenen Versionen eines Vertrages, keine Zugriffsmöglichkeiten für Mitarbeiter anderer Abteilungen, keine Verbindung zu Geschäftspartnern oder Geschäftsvorgängen usw.

Nicht allein die Erstellung von Verträgen ist aufwendig und fehleranfällig, auch das Auffinden von Informatio­nen aus und zu Verträgen ist langwierig. Darüber hinaus sind gesetzliche Anforderungen bei einer manuellen Verwaltung schwierig einzuhalten. Unternehmen können gesetzlich vorgeschriebenen Nachweispflichten oft nicht nachkommen, weil die entsprechenden Dokumente nicht oder erst verzögert vorliegen.

Fristversäumnisse gehören immer noch zu den häu­figsten Problemen im Verwaltungsalltag von Unterneh­men. So können Fehler in der manuellen Vertragsverwal­tung schwere wirtschaftliche Schäden mit sich bringen.

Die Lösung: eine durchgängige Digitalisierung der Vertrags­verwaltung und aller damit einhergehenden Prozesse.

Wie Digitalisierung hilft

Vorteile bringt eine Digitalisierung vor allem bei den drei Kernbestandteilen des Vertragsmanagements: der Ver­tragserstellung, der Vertragsverwaltung bzw. dem Zugriff auf Vertragsinhalte sowie bei der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (IT-Compliance).

Die optimale Software für das eigene Unternehmen gibt es allerdings nicht von der Stange. Zunächst muss der tatsächliche Bedarf, der Projektumfang und der ge­wünschte Leistungsumfang der Lösung bestimmt werden. Für die Vertragser­stellung ist zum Beispiel eine tiefe Integration in Office- Programme notwendig; für die Datenübernahme dage­gen eine ERP-Anbindung sinnvoll. Um Kernprozesse wie Vertragserstellung, Vorlagenverwaltung, Aufbau einer Vertragsakte und Management der Geschäftspartner ab­zubilden, empfiehlt sich wiederum eine schnell einsetz­bare Softwarelösung, die auf die typischen Anforderun­gen bezüglich des Vertragsmanagements zugeschnitten ist.

Zudem sollte die Lösung auch weitere Arbeitsprozesse unterstützen, diese effizient, transparent und sicher gestalten. Wenn ein Einkaufsleiter viel einfacher den Überblick über alle laufenden (und früheren) Verträge behält sowie über die gesamte Geschäftskorrespondenz, ist er besser in der Lage, operative und strategische Entscheidungen zu treffen.

Digitale Vertragsakten

Zentrales Element einer digitalisierten Vertragsverwal­tung ist die elektronische Vertragsakte. Diese bündelt ver­tragsrelevante Dokumente und Informationen einheitlich an einem digitalen Ort, beispielsweise im Enterprise Con­tent Management-System »enaio« von OPTIMAL SYSTEMS. Über die digitale Vertragsakte stehen sämtliche vorhande­nen Vertragsunterlagen und Daten unternehmensweit zur Verfügung und lassen sich abteilungsübergreifend finden.

Der Effekt: Anwender gewinnen einen schnellen und vollständigen Überblick über laufende Verträge, Ver­tragsvorgänge, Verantwortlichkeiten, Fristen, Kontaktda­ten sowie weiterführende Inhalte. Verträge können nicht mehr verloren gehen. Basisdaten wie etwa Vertragslauf­zeiten lassen sich über einfach zu bedienende Masken bearbeiten. Das integrierte Berechtigungssystem stellt dabei ein hohes Maß an Zugriffsschutz sicher, der sich mit einem papierbasierten Aktenarchiv gar nicht umset­zen ließe. Die richtigen Mitarbeiter sind so permanent auf dem Laufenden.

Workflows und Wiedervorlagen erinnern an auslaufen­de Verträge und mögliche Kündigungstermine – mit dem Ergebnis, dass sich Kunden und Lieferanten besser betreut fühlen, weil die Vertragsbewirtschaftung insge­samt effizienter wird.

Der Erstellungsprozess von Verträgen kann mithilfe eines Vorlagenmanagements samt Anbindung an Mi­crosoft Office stark standardisiert und verkürzt werden. Vertragsbausteine lassen sich problemlos bereitstellen und an länderspezifische Gegebenheiten anpassen. Die Anbindung an ein ERP-System ermöglicht außerdem die automatisierte Übernahme von Stammdaten wie Kreditoren/Debitoren.

Mit einem ausgeklügelten Workflow-Management lassen sich Arbeitsabläufe automatisieren und beschleunigen, zum Beispiel für Prüf- und Freigabeworkflows.

Digitale Vertragsakten auf Basis des ECM-Systems Enaio unterstützen darüber hinaus die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Regularien. Alle Vertragsunter­lagen und dazugehörige Dokumente wie Freigabepro­tokolle, Notizen, E-Mails können unveränderlich im Geschäftskontext digital archiviert werden.